Контрольная работа по «Документационному обеспечению управления»

      Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

      Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

    Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

      Досылка или замена разосланного ранее документа  осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

      Отправляемая  корреспонденция учитывается в:

      - журнале - простая корреспонденция  (рис. 1);

      - описях – заказная корреспонденция,  отправляемая сторонним организациям (рис. 2, 3).

      Заказная  корреспонденция Управления оформляется  с использованием автоматизированной почтовой программы Part Post 111 (для достоверного ведения базы программы, заполняются отдельные описи по г.Уфа, Республики Башкортостан и другим регионам Российской Федерации; в описи обязательно указывается индекс). 

Журнал 

учета простой письменной корреспонденции 
 

 

      Рис. 1 
 

Примечание:

1. Столбцы с 1 по 6 заполняются отделом, представившим простую корреспонденцию на отправку;
2. Столбцы 6 и 7 заполняются ответственным специалистом отдела организации надзора.

 
 
 
 
 
 
 
 

Опись документов, вложенных  для отправки заказным письмом, по Республики Башкортостан (другим регионам РФ)

от  «____» ___________ 20____г. 

 

Рис. 2 
 
 

 

Рис. 3 

Примечание:

- опись  полностью составляется отделом,  представившим заказную корреспонденцию на отправку, согласовывается у руководителя Управления (заместителя руководителя) и представляется для отправки в отдел организации надзора для последующей отправки адресату. 

     Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

 
 
 
 

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН. КОНТРОЛЬ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ. АНАЛИЗ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ.

 
 

      Обращения граждан делятся на следующие виды:

• Предложения;
• Заявления;
• Жалобы.

      Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие учреждения или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию политических, социально-культурных сфер деятельности, не связанных с нарушением прав самого гражданина. Это желание автора включиться в общественную жизнь.

      Под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

      Под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан.

      Основополагающими принципами работы с этими документами являются право каждого гражданина обжаловать незаконные действия любого должностного лица или учреждения; всемерное расширение и упрочение связей с широкими массами; гласность работы по рассмотрению обращений граждан. Обращение следует рассматривать и как важное средство осуществления и охраны прав личности.

      Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. Должностные лица государственных и общественных органов обязаны проводить личный прием граждан. Обязательно ведется документирование приема граждан по личным вопросам: заполняется карточка приема, в которой отражается решение по данному вопросу. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях,

      принятых  по их обращениям.

      Обращения разрешаются в срок  до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб определены в законодательных актах, они могут продлеваться, если жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

      Делопроизводство  по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства, регламентируется Инструкцией по делопроизводству по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в организации, разработанной на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам.

      Устанавливается следующий порядок рассмотрения обращений граждан. Все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке (имеется унифицированная форма). Индекс состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, К-12 от 12.06 2000 г. Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Сами обращения записываются в специально отведенной для этого книге.

      Контроль  за разрешением обращений граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по ним решений. Обращения, на которые дается промежуточный ответ, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса.

      Предложения, заявления и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в организации, со всеми сопутствующими материалами и карточками для централизованного оформления дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные письма и вновь поступившие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

      Установлен  пятилетний срок хранения обращений  граждан и

      документов  по их разрешению.

      Анализ  работы с обращениями.

      После внесения обращения в книгу лицо, ответственное за ее ведение, должно ознакомить руководителя организации с содержанием записи. Руководитель принимает решение о рассмотрении замечания или предложения, определяет конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения. Принятое решение оформляется в виде резолюции, которая должна быть датирована и подписана.

      В книге не предусмотрена графа для оформления резолюции руководителя. Потому в организации необходимо определить, где она будет оформляться, а также установить порядок, в соответствии с которым задание руководителя по исполнению замечания или предложения будет доводиться до исполнителя (исполнителей).

      Рассмотрим  возможные варианты.

      Вариант 1

      После внесения гражданином обращения в книгу, оно передается ответственным лицом руководителю. Он знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Затем с этой страницы книги снимается копия, которая передается исполнителю.

      Вариант 2

      После внесения гражданином обращения в книгу с соответствующей ее страницы снимается копия и передается руководителю для оформления резолюции, которая переносится ответственным лицом в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». После этого копия с резолюцией направляется исполнителю.

      В обоих случаях изготавливаются  два экземпляра копий: один передается исполнителю, другой остается у ответственного лица для контроля за сроком исполнения. При необходимости могут быть изготовлены дополнительные экземпляры копий - по числу исполнителей.

      Вариант 3

      После внесения гражданином обращения в книгу, оно передается ответственным лицом руководителю, который знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Ответственным лицом заполняется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), куда наряду с фамилией, именем, отчеством гражданина, адресом его места жительства и (или) работы, содержанием замечания или предложения и иными сведениями, изложенными на соответствующей странице книги, переносится резолюция руководителя. Один экземпляр карточки передается исполнителю, другой помещается в контрольную картотеку. При необходимости могут быть заполнены дополнительные экземпляры РКК. 
 
 

4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

 
 

      Значение  и практическая ценность документов организации различна. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие — очень быстро утрачивают свою значимость.