Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Февраля 2011 в 16:57, контрольная работа
К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.
Данная работа посвящена только 4 вопросам документационного обеспечения управления. Но даже в этих вопросах попробуем разобраться по подробнее.
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3
1.Виды классификаторов используемых в документационном обеспечении управления…………………………………………….....5
2.Составление описей рассылки на заказную корреспонденцию……..9
3.Прием, регистрация, рассмотрение обращений граждан. Контроль сроков исполнения обращения. Анализ работы с обращениями…...12
4.Подготовка и передача дел в ведомственный архив………………...16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….19
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….21
Для долговременного хранения документов создается архив организации.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя и состоит из 3—5 человек.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел долговременного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и документов по личному составу (отдельно по каждому виду), а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1994 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года.
Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного срока хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.
Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, временного — частичному.
Полное оформление предусматривает:
На обложке дела постоянного срока хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для особо ценных документов), дата, количество листов, срок хранения дела.
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один — передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
Дела постоянного и долговременного срока хранения находятся в архиве организации 10 лет, после чего передаются на государственное хранение; дела по личному составу хранятся в архиве организации 75 лет.
Итак, наиболее важные документы в делах сданы на хранение в архив организации по описи (экземпляр описи подшивается к номенклатуре и акту об уничтожении); утратившие свою значимость документы уничтожены по акту, а документы, необходимые для справочно-информационной работы, остаются для работы в подразделении. Дела расположены по годам, допускается в одном деле подшивать документы нескольких лет, но документы одного года должны быть отделены разделителем от документов следующего года. Они хранятся период в соответствии с номенклатурой и производственной необходимостью.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении подведем основные итоги данной работы.
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
С
научно-технической точки
Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Благодаря им работа с документами становиться проще.
Печатные документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному документу всегда можно вернуться, при условии его длительного хранения в архиве.
Руководители организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания, с целью своевременного устранения порождающих их причин.
Передача
дел в ведомственный архив
осуществляется, как правило, по графику,
составленному заведующим ведомственным
архивом (или лицом, ответственным
за архив), предварительно согласованному
с руководителями структурных подраделений
и утвержденному руководителем учреждения.
СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Информация о работе Контрольная работа по «Документационному обеспечению управления»