Контрольная работа по "Документационное обеспечение управления"

Негосударственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования Центросоюза Российской Федерации

СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине: документационное обеспечение управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чита. 2014

1. Движения исходящих  документов в организации

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.  Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Движение исходящих документов включает следующие этапы:

1.      Подготовка  исполнителем проекта документа.

2.      Согласование (визирование) проекта документа.

3.      Доработка  проекта документа по замечаниям.

4.      Повторное  визирование документа.

5.      Подписание  документа руководителем.

6.      Регистрация  документа (в службе ДОУ или  в подразделении, если документ  подписан руководителем подразделения).

7.      Передача  документа в службу ДОУ (если  документ подписан руководителем  подразделения).

8.      Отправка  документа корреспонденту и передача  копии в дело.

Этапы обработки исходящих документов:

1. Исходящий документ  готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается  проект документа). Чаще всего  исходящий документ исполнителем  и оформляется, а секретарь проверяет  правильность оформления.

2. Оформленный документ  передается на подпись руководителю  предприятия.

3. После подписания руководителем  документ регисрируется секретарем  или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ  отправляется адресату. Отправка  должна быть произведена в  день поступления документа в  канцелярию.

5. Копийный экземпляр  документа секретарь подшивается  в дело.

2. Правила оформления  Грифа утверждения

Реквизит 16 – гриф утверждения документа

Гриф утверждения  – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

 

Например:  УТВЕРЖДАЮ

 

 Генеральный директор  ЗАО "Термика"

 Личная подпись             А.Г. Цицин 

 

15.04.2009

 

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

 

Например:  УТВЕРЖДАЮ

 

 Генеральный директор  ЗАО "Термика"

 Личная подпись          А.Г. Цицин 

 

15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

задания (на проектирование объектов, технических сооружений,

капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

номенклатура дел организации;

нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

программы (проведения работ, командировок и т.д.);

расценки на производство работ;

регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

структура и штатная численность;

тарифные ставки;

формы унифицированных документов;

штатное расписание.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3. Практическое  задание

 

Отдел рекламы                                                                                Директору «Знамение»

                                                                                                              П.Г. Вентиль

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

07.10.2014 № 18

Об опоздании на работу

07.10.2014 я опоздала на работу  на 2 часа по причине транспортной  аварии. Выданную транспортным предприятием  справку прилагаю.

 

Менеджер                                                                                        К.Ю. Живанец