Информационные системы

      - назначение общей суммы платежа, за какой товар осуществляется оплата;

      - за какие товары, работы, услуги;

      - предоплата;

      - номера и сокращенные названия  оправдательных документов с  указанием даты их составления  или получения.

     После ввода реквизитов можно напечатать в требуемом количестве экземпляров, которые подписывает руководитель и главный бухгалтер и направляется в банк.

     Поскольку документ не порождает проводок, то он не попадает ни в журнал проводок, ни в журнал операций. Введенное  платежное поручение зарегистрируется в журнале документов «Банк». Запись содержит основные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ.

     После выписки платежного поручения банк предприятию перечисляет денежные средства со счета предприятия на счет поставщика.

     Операция  перечисления денежных средств отражается в бухгалтерском учете на основании банковской выписки. Для этой цели предназначен документ типовой конфигурации «Банковская выписка». После ввода даты и номера документа производится заполнение многострочной части выписки. Ввод новой строки можно начать с функции «Заполнить по платежкам». Эта функция является обязательной. Однако, нажав на нее, можно заполнить документ на основе платежного поручения – все необходимые реквизиты будут автоматически перенесены в текущую строку банковской выписки, по которой произведена оплата. При автоматическом заполнении реквизитов банковской выписки в графе «Вид прихода/расхода» программа установит значения по умолчанию. В документ, таким образом в качестве одного из реквизитов включается ссылка на другой документ – «Платежное поручение», т.е. «Банковская выписка» является подчиненным документом документу «Платежное поручение». Запись об оплате платежного поручения, выполненная при помощи документа «Банковская выписка» найдет отражение в журнале документов «Банк». Записи об этих документах представлены в журнале операций.

     Поиск и просмотр подчиненных  документов. Введенный документ «Банковская выписка» является подчиненным по отношению к документу «Платежное поручение». Данная особенность может быть использована для подбора банковских выписок, относящихся к определенному платежному поручению.

     Для этого необходимо открыть любой  журнал, где зарегистрирован документ «Платежное поручение» и пометить строку с интересующим документом. Далее через контексное меню или через меню «Действия» обратится к функции «Подчиненные документы». В результате будет сформирован журнал подчиненных документов. Основным документом по приходу поступивших от поставщиков ТМЦ является документ «Приходная накладная», которая формируется на основании документов «Договор», «Остатки взаиморасчетов», «Счет входящий». Также приходная накладная может сама начинать цепочку взаиморасчетов и служить для ввода документов «Возврат поставщику», «Перемещение», «Платежное поручение». Если заказом должна стать вводимая приходная накладная, то в реквизите «Заказ» - значение «Без заказа». Если выбрать из справочника «Валовые доходы/Валовые расходы» элемент «Ни доход, ни расход» можно полностью отказаться от Валовых расходов по приобретенным ценностям (для запасов, предназначенных для непроизводственного использования). 
 

2. Как рассчитываются  бухгалтерские итоги  за отчетный период

     Едва  ли не первыми объектами автоматизации  в управлении предприятиями стали  задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской профаммы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

     Вместе  с тем построение АИС по бухгалтерскому учету все же представляет собой  довольно сложную исследовательскую  и проектную работу. Бухгалтерский  сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

     Сравнительно  большой объем документов обусловливает  необходимость привлечения технических  средств обработки и передачи данных с расширенным объемом  памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

       «1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

     • отчеты по синтетическому учету;

     • отчеты по аналитическому учету;

       • отчеты по разделам учета.

     При подведении бухгалтерских итогов за отчетный период программа выполняет следующие функции:

     • ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;

     • в «Ручном режиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

     • в «Автоматическом режиме» программа  заполняет отчеты на основании введенных  за период хозяйственных операций;

     • перед формированием отчетов  специальный режим позволяет  проверить состояние учета и  выявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

     • режим расшифровки позволяет  получить обоснование заполненных  автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

     • формы отчетности ежеквартально  обновляются фирмой «1С» и бесплатно  предоставляются зарегистрированным пользователям.

     В комплект поставки программы кроме  основной «Типовой конфигурации» входит также «Упрощенная конфигурация». Ее применение целесообразно, если:

     • на предприятии ведется достаточно простой учет и не требуется высокий  уровень автоматизации ведения  учета;

     • предполагается существенно перестраивать  структуру учета по отношению  к методологии, заложенной в «Типовой конфигурации»;

     • программа используется в целях  освоения, а также для организации  учебного процесса по обучению бухгалтерскому учету и работе с пакетом «1С:Бухгалтерия».

     Гибкость  и настраиваемость «1С:Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение, позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификации программ «Конфигуратор».

     Средние и крупные предприятия очень  часто имеют территориально распределенную структуру — филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной  сетью. В подобных условиях очень важно иметь средства работы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципа организации единой системы автоматизированного учета на предприятии. В этом плане ППП обеспечивает:

     • ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

     • полную или выборочную синхронизацию  данных;

     • настройку состава синхронизируемых данных;

     • произвольный порядок и способ передачи изменений.

     Использование средств управления распределенными  информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

     С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С:Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

     • контроль корректности вводимых проводок;

     • табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

     • проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

     • вызов компьютерного обучающего видеокурса;

     • вызов правовой системы с диска  ИТС или «1С: Гарант. Правовая поддержка».

     Следует отметить пользовательский интерфейс  ППП, обеспечивающий системе хорошие  эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие  блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктофамм можно активизировать наиболее часто применяемые профаммы, например печать, вставку, копирование и др.

     Существенный  комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации»  предназначен для быстрого освоения профаммы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

     Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные  действия во всех режимах работы программы. В решении задач комплексной  автоматизации предприятия очень  важно обеспечить взаимосвязь и  взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. ППП «1С:Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того «1С:Бухгал-терия» поддерживает современные средства интеграции приложений ОLЕ, ОLЕ Automation и DDЕ. Использование этих средств позволяет:

     • управлять работой других программ, используя встроенный язык, например формировать отчеты и графики  в Мicrosoft Ехсеl;

     • получать доступ к данным «1C:Бухгалтерия» из других программ;

     • вставлять в документы и отчеты «1С:Бухгалтерия» объекты, созданные  другими программами, например помещать в первичные документы логотип  фирмы;

     • размещать в документах и отчетах  рисунки и графики. Развитые средства администрирования «1С:Бухгалтерия» позволяют администратору системы:

     • вести список пользователей системы;

     • назначать пользователям пароли на вход в систему;

     • назначать пользователям права  на доступ к информации, обрабатываемой системой;

     • формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

     • просматривать список работающих пользователей;

     • получать историю работы пользователей.

     Для предприятий с различным составом задач и объемом совершаемых  хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С:Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент — сервер»).

     Технологический процесс создания АИС на базе ППП  «1С:Бухгалте-рия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов.

     На  подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.