Документальное оформление и учет движения материалов на предприятии ООО «Атлантис»

      Революционным изменением в правилах документирования является отсутствие в Законе № 402-ФЗ требования об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, используемые в организации, утверждает ее руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, но на предприятии ООО «Атлантис» на практике унифицированные учетные документы применяются.

   Постановлением Госкомстата №71а утверждены формы первичной документации по учету материалов. В ООО «Атлантис» используются следующие формы документов, представленные в таблице 6.

 

 

 

Таблица 6- Унифицированные формы первичной  документации, применяемые в ООО «Аталнтис»

Номер формы	Наименование формы
1	2
М-2(М2а)	Доверенность
М-4	Приходный ордер
М-7	Акт о приемке материалов
М-8	Лимитно- заборная карта
М-11	Требование накладная
М-15	Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17		Карточка учета материалов
М- 35		Акт об оприходование материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений

    Доверенность формы М-2а на ООО «Атлантис» применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получение материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдача доверенностей лицам, не работающим в ООО «Атлантис», не допускается.

  На ООО «Атлантис» для учета материалов применяется приходный ордер форма №М-4 поступающих от поставщиков. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически приятое количество ценностей.

Акт о приемке материалов № М-7 применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное  расхождение, а так же расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основание для предъявления претензий поставщику (отправителю).

Лимитно-заборная карта форма № М-8 применяется на ООО «Атлантис» при наличие лимитов отпуска материалов для офрмдления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовление продукции, а так же для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

 Накладная на отпуск  и материалов на сторону форма  № М-15 применяется на ООО «Атлантис»  для учета отпуска материальных  ценностей цехам своей организации, или сторонними организациями  на основание договора и других  документов.

 Карточка учета материалов  форма № М-17 применяется для  учета движения материалов на  складе по каждому сорту, виду, размеру.; заполняется на каждый  номенклатурный номер материала  и ведется материально ответственным  лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на  основание первичных приходно-расходных  документов в день совершения  операции.

Постановлением Госкомстата России от 28. 11. 1997 года №78 утверждена форма № 1-Т «Товарно-транспортная накладная», которая предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей на ООО «Атлантис» и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

  Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т. п.), как правило, должны направляться на склад организации.

         Отпуск их непосредственно в  производство или на хозяйственные  нужды, минуя склад, не рекомендуется.

Поступление материалов в организацию осуществляется по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством, безвозмездно (включая договор дарения). В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленные материалы. Основными формами расчетов применяемые для расчетов с поставщиками ООО «Атлантис» являются платежные поручениями. Применение этой формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем).

Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Такие расчеты ведутся в тех случаях, когда ООО «Атлантис» дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Используются платежные поручения для предварительной и последующей оплаты уже полученных материалов (товаров, услуг, работ), для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды, различным юридическим и физическим лицам.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

    При приемке материалов необходимо:

      - зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

      - проверять соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

      -    проверять правильность расчетов в расчетных документах;

      - оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

       - определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

       - передавать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Материалы на склад поступают от поставщиков на основании договоров. Для приемки МПЗ отводится специальное место, так как это минимизирует затраты как на саму приемку, так и на хранение товара и предотвращает возможность потерь. Полученные материалы принимаются только при наличии на них утвержденного заказа.

Перед оприходованием МПЗ должны пройти процесс приемки. Приемка включает в себя процесс проверки товара как по количеству, так и по качеству. В приходном ордере должны указываться дата приемки, ее результаты и фамилии лиц, принявших товар.

Возврат товаров поставщикам должен точно документироваться. Ошибочно поступившие (не соответствующие заказу) или дефектные товары, выявленные в процессе приемки, хранятся и учитываются отдельно. Отказ от акцепта на месте приемки оформляется Актом приемки материалов (форма № Н-7), который отсылается поставщику вместе с документацией, поясняющей причины отказа.

Записи обо всех поступивших и возвращенных МПЗ постоянно отслеживаются и контролироваться на предмет получения всех накладных и счетов к оплате. Счета-фактуры, поступившие от поставщиков, регистрируются только в том случае, если они соответствуют приходному ордеру и заказу.

Записи о запасах МПЗ должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров. 
     Обработанные к оплате счета-фактуры и счета регистрируются.

Все счета-фактуры проверяются и утверждаются на основе записей о поступлении товаров или другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут получены доказательства действительного получения и приемки товаров по количеству и качеству. Обычно утверждение счетов-фактур производится начальником отдела снабжения. Все прочие корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) проверяются и утверждаться на основе сопроводительных документов.

Санкционированные операции должны быть перенесены соответствующим образом из журнала поставщиков на соответствующие аналитические счета поставщиков и на счета Главной книги. Отдел, совершивший заказ, указывает в бланке заказа код затрат. Сотрудники отдела снабжения проставляют в журнале код поставщика. Итоговые сальдо в журнале поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо синтетического счета. Сверка с контрольным счетом — основное средство контроля полноты разноски по бухгалтерским регистрам поступлений, возвратов, скидок и оплат [15, 55-89].

Администрация контролирует и анализирует неблагоприятные отклонения от плана в составе затрат по каждому коду затрат и объему запасов в оперативном режиме.

Согласно должностным обязанностям начальник отдела материально-технического снабжения выполняет следующие функции:

  –  организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества;

  –  руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы;

           –  изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов;

          –  обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок;

         –  организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок;

         –  обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества;

        – подготавливает претензии поставщикам при нарушении ими договорных обязательств;

         –  руководит разработкой стандартов предприятия материально- техническому обеспечению качества выпускаемой продукции;

         –  обеспечивает контроль за состоянием запасом материалов и комплектующих изделий;

         –  руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и хранением;

           –  организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения;

           –  организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия;

          –  обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов.

Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах. Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам. Материально-ответственные лица организуют складской учет на складе. Он осуществляться ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии.

На предприятии ООО «Атлантис» учет материалов на складе осуществляют кладовщики, являющиеся материально ответственными лицами. С кладовщиком заключен типовой договор о полной материальной ответственности. Согласно должностным обязанностям заведующий складом выполняет следующие функции:

–  руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей;

–  обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей;

–  следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования;

–  организует проведение погрузо-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правили инструкций по охране труда;

–  участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;

–  контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;

–  принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства.

Так как на предприятии ООО «Атлантис» склад не автоматизирован, поэтому бухгалтер материального отдела на основании первичных документов заносит данные по движению материальных ценностей в электронную базу, выводит остатки материалов и сверяет их с данными карточек учета материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы, и доверенность на получение материалов.

       Под  отпуском материалов на производство  понимаемся их выдача со склада  непосредственно для изготовления  продукции (выполнения работ, оказания  услуг), а также отпуск материалов  для управленческих нужд организации.  Отпуск материалов со склада  организации в производство осуществляется  на основе предварительно установленных  лимитов. Первичными учетными документами  по отпуску материалов со склада  организации в подразделения  организации являются лимитно - заработная  карта (форма № М-8), требования - накладная (форма №М- 11) и накладная на отпуск материалов на сторону (форма №  М-15).

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов.

  Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование - накладная (форма № М- 15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании  договоров.

    Для правильного учета фактических затрат материалов в процессе производства продукции должен быть налажен надлежащий учет за расходованием материалов и соблюдением установленных норм.