Бухгалтерский учёт наличия и движения горюче-смазочных материалов

     Подотчетные суммы, не возвращенные работникам в  установленные срок, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета:

     - 70 «Расчеты с персоналом по  оплате труда» (если они могут  быть удержаны из оплаты труда работника);

     - 73 «Расчеты с персоналом по  прочим операциям» (когда они  не могут быть удержаны из оплаты труда работника).²

     Пример:

     В ООО «ААА»  приобретение бензина производится на АЗС за наличный расчет. Согласно приказу по организации водителю Петрову С.В. 9 января 2010 г. на период с 9 по 16 января 2010 г. выдано из кассы под отчет 5 000 руб.

     17 января 2010 г. водитель сдает авансовый отчет приложением кассовых чеков, выданных на АЗС на общую сумму 4 107 руб.

     Отражение в бухгалтерском учете:

     1. Д71 К50 - 5 000 руб. - Выданы из кассы деньги под отчет на приобретение бензина.

     2. Д10-3 К71 - 4 107 руб. - Оприходован приобретенный бензин.

     3. Д50 К71 - 893 руб. - Возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств.

     4. Д20 (23,26,44) К10-3-2 - 170 руб. - Списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счете учета затрат согласно данным путевых листов. 

     2.2 Учет приобретения ГСМ в безналичном порядке. 

     В практике хозяйственной деятельности используется несколько способов приобретения горюче-смазочных материалов. В частности, это может быть приобретение горюче-смазочных материалов по талонам, по топливным картам, корпоративным электронным картам и это может быть оптовая закупка горюче-смазочных материалов в составе иных материальных ресурсов.

     Безналичная оплата может быть как прямой, так  и косвенной.

     Прямая  безналичная оплата – это форма  оплаты магнитными и чиповыми картами, с помощью которых производится перевод денежных сумм с карты покупателя на счет АЗС по результатам отпуска топлива.

     Косвенная безналичная оплата представляет собой  форму оплаты нефтепродуктов на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ.⁶ 

     2.2.1 Учет приобретения горюче-смазочных материалов по талонам 

     Существуют  различные  виды  талонов.  В  некоторых указывается марка  ГСМ, их  количество  и  стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны  можно  подразделить  на  так называемые стоимостные и литровые талоны.

     Учет  талонов  осуществляется  материально-ответственным  лицом, назначаемым приказом руководителя организации, которое, как правило, осуществляет получение талонов от поставщиков и отпуск их водителям.

     Основанием  для  принятия к учету талонов  на ГСМ является накладная, выдаваемая поставщиком. Выдача талонов  водителям осуществляется  по  ведомостям.

     На  каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на  выдачу  талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

     В том  случае, если материально-ответственные  лица, осуществляющие получение и выдачу талонов, работают в сменном режиме, можно рекомендовать для  учета  талонов книгу, в которой помимо  вышеперечисленных  сведений,   следует  отражать сведения о поступлении  ГСМ  в  организацию. Книгу рекомендуется оформлять по аналогии  с кассовой книгой. То есть книга для учета талонов на ГСМ должна  быть  пронумерована,  прошнурована,  подписана должностными лицами  организации и скреплена печатью. Книгу следует разделить на отдельные  разделы с тем, чтобы обеспечить аналитический  учет движения  топлива  по  маркам, по видам талонов в количественном и стоимостном выражении.

     Неиспользованные  талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно  отражать  в  отдельной ведомости возврата талонов.

     Материально-ответственное  лицо по окончании отчетного периода, устанавливаемого приказом руководителя организации, составляет отчет о движении талонов, который сдается в бухгалтерию организации.

     Порядок  бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой  момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов,  либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.

     Для учета  наличия и движении нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств,

     Планом  счетов бухгалтерского учета предназначен субсчет 10-3- «Топливо». Аналитический учет следует организовать таким образом, чтобы обеспечить  раздельный учет ГСМ по видам, местам хранения, материально-ответственным   лицам. Для  этого  следует  открывать субсчета  третьего,  а  в  случае  необходимости  и  более  высоких порядков, например:

     -10-3-1 – «Топливо на складе»;

     -10-3-2 – «Топливо в баках автомобилей»;

     -10-3-3 – «Талоны на топливо».

       Для  учета  смазочных   материалов также можно открыть  отдельные   субсчета  второго  порядка,  а  можно  вести  их  учет  на  тех  же субсчетах,   переименовав   их,   например,  Топливо  и  смазочные материалы на складе и так далее.²

     Следует помнить, что приобретение горюче-смазочных  материалов отражается по фактической себестоимости, которая определяется исходя из суммы, перечисленной поставщику горюче-смазочных материалов за талоны, без учета НДС.⁷  

     2.2.1.1 Учет стоимостных талонов на ГСМ 

     Учет талонов на ГСМ, имеющих стоимостное выражение,  в ситуации,  когда  условиями  договора с поставщиком предусмотрено, что право собственности  на ГСМ переходит к организации-получателю  в момент  заправки автомобилей топливом.

     Для  обобщения информации  о  наличии и движении денежных документов в организации предназначен  субсчет  50-3-«Денежные  документы»,  открываемый к счету 50-«Касса». Денежные  документы,  выдача  денежных документов отражается по кредиту  указанного субсчета.²

     Пример 1.

     Автотранспортная  организация  заключила  договор  купли-продажи ГСМ  с  автозаправочной  станцией. Условиями договора предусмотрено, что  право  собственности  на  ГСМ  переходит к покупателю в момент заправки    транспортных    средств    топливом.   Автотранспортная организация   перечисляет   АЗС   предварительную   оплату  в  счет предстоящей  поставки  ГСМ в сумме 47 200 рублей (в том числе НДС 7 200  рублей)  и  получает  118  талонов  номинальной стоимостью 400 рублей (цифры примера условные). Предположим,  что  всего  водителям  было  выдано  60  талонов, согласно  путевым  листам   стоимость  фактически  израсходованного топлива составила  19 500 рублей.

     Отражение в бухгалтерском учете:

     1. Д60 К51 - 47 200 руб. - Перечислена сумма предварительно оплаты автозаправочной станции.

     2. Д50-3 К60 - 47 200 руб. – Отражено поступление талонов ГСМ по их стоимостному выражению.

     Следует помнить, что принятие к учету  талонов на ГСМ производится по стоимости с НДС, так как в данном документе отсутствуют расчетные первичные документы, в которых была бы указана сумма НДС. На этом этапе есть только акт приема-передачи талонов.

     3. Д71 К50-3-24 000 руб.- Отражена выдача талонов (60 шт. * 400 руб.).

     4. Д10-3-2 К71- 20 338, 98 руб.- Отражена стоимость ГСМ, залитых в баки, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС.

     5. Д19 К71-3 661,02 руб.- Отражена сумма НДС со стоимости ГСМ.

     6. Д68 К19- 3 661,02 руб.- Принят к вычету НДС (на основании счета-фактуры, полученного от АЗС).

     7. Д20 (23,26,44) К10-3-2-19 500 руб.- Списана стоимость фактически израсходованных ГСМ согласно данным путевых листов. 

     2.2.1.2 Учет количественных талонов на ГСМ 

     Это талоны, имеющие количественное выражение, они представляют собой талоны, в  которых указаны (зафиксированы) марка и количество топлива (например, «Бензин А-92, 20 литров»). Практически это означает, что поставщик обязуется отпустить потребителю топлива и/или иные горюче-смазочные материалы в указанном на талоне количестве.

     Бухгалтерский учет  таких талонов  также будет зависеть от того, в какой момент к получателю   переходит  право  собственности  на  приобретенные  по талонам  ГСМ  -  в  момент получения талонов либо в момент заправки ГСМ в баки транспортных средств.⁶

     Пример:

     Автотранспортная  организация  заключила  договор купли-продажи ГСМ  со  специализированной  организацией  на  приобретение бензина марки  АИ-92  в  количестве   2 500 литров по цене 13,50 рубля за 1 литр.    По    условиям   договора   автотранспортная   организация перечисляет  специализированной  организации предварительную оплату в  сумме  33 750 рублей (в том числе НДС 5 148,31 рубля) и получает от  нее  талоны  на  ГСМ  в количестве 125 штук. Количество бензина отпускаемого  по 1 талону - 20 литров, номинальная стоимость талона -  270 рублей (цифры примера условные). Предположим, что 70 талонов были  выданы  водителям в отчетном периоде, согласно путевым листам стоимость  фактически  израсходованного  топлива  составила  15 500 рублей.

     Отражение в бухгалтерском учете:

     Д60-2 К51 - 33 750 руб. - Перечислена сумма предварительной оплаты.

     Д10-3-3 К51 - 28 601,70 руб. - Отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении.

     Д19 К60-1 - 5 148,30 руб. - Учтен НДС.

     Д68 К19 - 5 148,30 руб. - Приняты к вычету НДС.

     Д71 К10-3-3 - 16 016,95 руб. - Отражена выдача 70 талонов под отчет водителям (без НДС).  

     Д10-3-2 К71 - 16 016,95 руб. - Отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС.

     Д20 (23,26,44) К10-3-2 - 15 500 руб.- Списана стоимость израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

     В  том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности  на  ГСМ  переходит  к  покупателю  в момент заправки транспортных  средств,  бухгалтерский  учет талонов будет несколько иным.  В  данном случае стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом  счете 006-«Бланки строгой отчетности», который Планом счетов  бухгалтерского  учета предназначен для обобщения информации о наличии  и  движении  бланков  строгой отчетности, среди которых поименованы  и  талоны.

     Пример:

     Воспользуемся  условием предыдущего примера, но учтем  при этом, что  право  собственности  на  ГСМ  переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств ГСМ.

     Отражение в бухгалтерском учете:

     Д60 К51 - 33 750 руб. - Перечислена предварительная оплата.

       Д006 - 33 750 руб. - Отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении.

     К006 - 18 900 руб. - Отражена выдача 70 талонов под отчет водителям.

     Д10-3-3 К71 - 16 016, 95 руб. - отражена сумма НДС по полученным ГСМ.

     Д19 К71 - 2 883,05 руб. - Отражена сумма НДС по полученным ГСМ.

     Д 71 К60 - 18 900 руб. - Произведен зачет перечисленный поставщику предварительной оплаты.

     Д68 К19 - 2 833,05 руб. - Принят к вычету НДС.

     Д20 (23,26,44) К10-3-2 - 15 500 руб. - Списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.