Бухгалтерский учет кассовых операций

- в помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен

- наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).

- помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами

- не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

- при транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

- в случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

- разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

     Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

 

     Лимит кассы.

 

     Обычно  лимит остатка наличности в кассе на следующий год банк устанавливает в конце текущего года. Для этого компания представляет в обслуживающий банк в конце года расчет, оформленный на специальном бланке. Форму для расчета (номер 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу») можно получить в своем банке.

     Однако  в течение следующего года размер лимита может быть пересмотрен по обоснованной просьбе организации. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, при изменении кассовых оборотов или сроков сдачи наличности в банк, возникновении хозяйственных операций, для проведения которых требуются наличные деньги, и т. д . При этом пересмотр лимита может быть предусмотрен договором банковского счета.

     Нередко компания открывает счета в нескольких банках. В таком случае она самостоятельно решает, в какой из банков представить  заполненный бланк расчета лимита. В дальнейшем организации следует  письменно сообщить сведения об установленном лимите кассы в другие обслуживающие ее банки. Сделать это можно в произвольной форме.

     Если  договор, которым был утвержден  лимит кассы, будет расторгнут, то данный норматив считается равным нулю. То же самое произойдет, если компания не представит расчет лимита ни в один из обслуживающих банков. В этих случаях вся наличность в кассе будет рассматриваться как сверхлимитная. Поэтому организации придется ежедневно сдавать наличные деньги в банк, а средства для выдачи под отчет получать по чеку.

     Компания может хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплат социального характера и стипендий. Но даже в этом случае срок хранения такой наличности составляет не более 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

 

     1.3. Оформление кассовых документов.

 

     Касса принимает наличные деньги по приходным  кассовым ордерам (ф. № КО-1), подписанным  главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому  ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.

     Выдача  наличных денег производится по расходным  кассовым ордерам или другим надлежаще  оформленным документам, на которые  ставится специальный штамп, имеющий  реквизиты расходного кассового  ордера (ф. № КО-2).

     Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

     Деньги  отдельному лицу, не работающему в  данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

     Заработная  плата, пособия, премии выплачиваются  по платежным ведомостям без составления  расходного кассового ордера на каждого  получателя. По истечении трех рабочих  дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

     Деньги  по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

     По  мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы  погасить штампом или надписью «оплачено» или «получено» («число, месяц, год»).

     До  передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером  в специальный журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров.

 

     Прием и выдача наличных денег.

 

     Деньги  в кассу организации могут  поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).

     Расходоваться наличные деньги могут на выплату  заработной платы, выдаваться сотрудникам  под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.

     Оформление кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

     - № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

     - № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

     - № КО-3 «Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов»;

     - № КО-4 «Кассовая книга»;

     - № КО-5 «Книга учета принятых  и выданных кассиром денежных средств».

     Приходный кассовый ордер применяется для  оформления поступления наличных денег  в кассу организации как в  условиях методов ручной обработки  данных, так и при обработке  информации с применением средств  вычислительной техники. Приходный  кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

     Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

     Расходный кассовый ордер применяется для  оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

     Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов применяется для  регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для  учета денег, выданных кассиром из кассы  организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

 

     Ведение кассовой книги.

 

     Кассовая  книга – это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ___ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

     Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются; исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассирам главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники; регистрация исполнительных кассовых документов в кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге:

     1. в платежной ведомости против  фамилий лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить  штамп или сделать отметку  от руки: «Депонировано»

     2. составить реестр депонированных  сумм

     3. в конце платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные ордера должны быть заполнены счетными работниками четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления или перечисляются прилагаемые к ним документы.

     Кассир  обязан независимо от календарного периода  сдачи в бухгалтерию отчета ежедневно  подсчитывать обороты за день и остаток  на конец дня в кассовой книге.

 

     1.4. Синтетический учет  кассовых операций.

 

     Синтетический учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса». Счет активный. К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:

- 50/1 «Касса  организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

- 50/2 «Операционная  касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, автопарков, товарных контор и эксплуатационных участков, отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов пристаней.

- 50/3 «Денежные  документы» предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

- 50/4 «Валютная  касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

- 50/5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс.

     По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации товаров, работ, услуг и других. По кредиту счета 50 «Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и других.