Бухгалтерский учет, анализ и аудит товарных операций в оптовой торговле на примере ООО «ПКФ УНИКС»

      По  окончании месяца или даты инвентаризации остатки товаров в натуральном выражении из товарных книг и карточек заносятся материально ответственными лицами в специальные сальдовые книги (ведомости) по наименованиям, артикулам, сортам, количеству и цене. Сальдовые ведомости заводят на год по каждому материально ответственному лицу. Путем таксировки и подсчетов исчисляется общая стоимость товаров по сальдовой ведомости, которая сверяется с данными синтетического учета по сч. 41 «Товары». Ведомость подписывает работник бухгалтерии и материально ответственное лицо. Так как возможны ошибки при заполнении сальдовой ведомости (неверно указан остаток или цена, ошибка в таксировке или подсчете), особенно при ведении учета вручную, то для облегчения проверки данных складского и бухгалтерского учета сальдовые ведомости можно составлять чаще. Ускоряет и облегчает выверку в случае расхождения остатков по сальдовой ведомости и счету составление сальдовых ведомостей по укрупненным товарным группам. В этом случае по тем же группам товаров составляется оборотная ведомость, где отражаются приход, расход, остатки товаров на начало и конец периода. Проверяется соответствие остатков по сальдовой и оборотной ведомости в целом и по группам товаров. При расхождении данных сужается объем поиска ошибки.

      Таким образом, на складах, базах, в кладовых, в организациях, занимающихся оптовой торговлей, учет материальных ценностей по номенклатуре должен вестись и материально ответственными лицами, и бухгалтерией. В настоящее время распространен учет на компьютере с помощью бухгалтерских программ, и поэтому во многих организациях аналитический учет товаров ведется только в бухгалтерии.

      Руководители  организаций и главные бухгалтеры могут выбирать тот способ аналитического учета, который наиболее полно соответствует потребностям данной организации, и закрепить его в составе информации об учетной политике.

      Инвентаризация  товаров и тары

      Проверка  и уточнение данных бухгалтерского учета товаров и тары периодически проводится при помощи инвентаризаций. Они имеют большое значение в деле контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, соответствия их фактического наличия данным учета, выявления неходовых и залежавшихся товаров, соблюдения условий хранения товаров и тары.

        Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

      Во  всех случаях инвентаризация проводится внезапно.

      Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

        Постоянно действующая комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и сплошные повторные инвентаризации (при необходимости), проверяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу.

        Снятие фактических остатков товаров и тары на складе, их сверку данными бухгалтерского учета проводит рабочая комиссия, назначаемая приказом руководителя организации. В ее состав входит представитель администрации — председатель комиссии, товаровед, работник бухгалтерии и материально ответственное лицо, распоряжение вручается председателю комиссии не более чем за 2ч до проведения инвентаризации с учетом времени проезда до предприятия.

      Рабочая комиссия составляет свои заключения по выявленным недостачам и излишкам, вносит предложения по улучшению учета и контроля за их сохранностью, участвует в определении окончательных результатов инвентаризации, проверяет правильность расчетов естественной убыли (при наличии норм), зачета пересортиц товаров.

      Под пересортицей товаров понимается одновременная недостача одного сорта товаров и излишек другого сорта товара того же наименования. Взаимный зачет излишка и недостачи в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того наименования и в тождественных количествах.

      Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение порядка проведения инвентаризации, ее своевременность, полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров и тары, правильное оформление инвентаризационных материалов и своевременную сдачу их в бухгалтерию.

      К началу инвентаризации бухгалтерия  обязана завершить проверку и обработку документов на складе, определить остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товара. После ознакомления с распоряжением о проведении инвентаризации заведующий складом составляет последний отчет о движении товаров и тары и дает подписку о том, что все документы им сданы в бухгалтерию и у него не имеется никаких неоформленных документов.

      Инвентаризация  оформляется инвентаризационной описью типовой формы № ИНВ-3, которая составляется в трех экземплярах; при смене материально ответственных лиц — в пяти экземплярах.

      Во  всех случаях один экземпляр заполняет материально ответственное лицо, в том числе сдающий и принимающий ценности.

      Заполняют опись либо вручную чернилами, либо на компьютере.

      На  каждой странице описи указывается  общее количество натуральных единиц (штук, килограмм, метров и т.п.). Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В конце описи указывают цифрами общее число натуральных показателей и стоимость товаров. И эти же показатели указывают прописью. Каждую страницу и общие итоги по описи подтверждают подписями председателя, членов комиссии и материального ответственного лица. Эта опись сдается в бухгалтерию для проверки цен, таксировки (суммирования) частных и общих итогов, после чего составляется сличительная ведомость формы № ИНВ-19.

      После окончания инвентаризации все экземпляры инвентаризационной описи представляются в бухгалтерию, где производится ее всесторонняя проверка на правильность заполнения всех реквизитов, наличие оговорок, т. е. подписи лиц, исправивших ошибку (всех членов комиссии), и делается таксировка.

      До  таксировки необходимо установить правильность указания цен. После проверки бухгалтер в присутствии председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительную ведомость.

      В сличительную ведомость отдельной строкой бухгалтер вписывает только те товары, по которым имеются расхождения (недостача, излишек).

      Указываются остатки товаров и тары по количеству и сумме фактические и по данным бухгалтерского учета, а также расхождения, в том числе в специальных графах отражается:

      зачет пересортицы;

      естественная  убыль товаров;

      недостача после списания естественной убыли  товаров и зачета пересортицы;

        излишки товаров после зачета пересортицы.

        Зачет пересортицы допускается  в виде исключения в отношении  ценностей одного и того же  наименования за один и тот  же отчетный период и у одного и того же материально ответственного лица в одной и той же сумме. Зачет пересортицы допускается только с разрешения руководителя организации.

        Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежалых и неполноценных, пришедших в негодность товаров. Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта).

        Естественная убыль нормируется по товарам, физико-химические свойства которых приводят к изменению количества хранящегося товара в течение срока хранения. Товары могут усохнуть, набрать влагу из окружающей среды, подвергнуться утечке, распылу. Нормы естественной убыли устанавливаются по каждому наименованию товара в зависимости от климатической зоны, условий перевозки, хранения и реализации, сроков хранения и реализации в процентах от стоимости или массы товара. Нормы естественной убыли не используются по товарам, передача, прием или отпуск которых организован без взвешивания (единичным счетом или по массе, указанной в таре) и которые списаны актами о бое, ломе, порче или относятся к штучным товарам.

      Для усиления контроля за выявлением недостач и порчи ценностей в системе счетов бухгалтерского учета ведется синтетический сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Это собирательно-распределительный счет, где в дебете отражаются все потери, а по кредиту — их списание на расходы по продаже для торговых организаций (недостача в пределах норм естественной убыли) или на счета виновных лиц (недостача сверх норм естественной убыли).

      Выявленные  излишки товаров нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвентаризации. Стоимость таких товаров увеличивает налогооблагаемые доходы торговой организации.

      По  недостачам, излишкам, пересортицам товаров  материально ответственные лица дают письменные объяснения, которые рассматриваются постоянно действующей комиссией и руководителем торговой организации.

      После завершения инвентаризации материально  ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

      Выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии должны быть оформлены протоколом, который утверждается руководителем организации. Выявленные расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учета (табл.1.1).

Таблица 1.1 - Отражение результатов инвентаризации товаров и тары в бухгалтерском учете