Бух учет расчетов с подотчетными лицами

    С другой стороны - письмом ГНИ по г. Москве от 13.11.97 № 11-13/ 29227 со ссылкой  на письмо ГНС РФ от 04.11.97 № 08-1-07-/ 1072 предусматривается в общеустановленном  порядке производить налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными 

средствами, полученными физическими лицами от работодателей, при уклонении  от возврата этих средств, иной просрочки  в их уплате либо необоснованном получении (т.е. речь идет об отсутствии факта списания этих средств с физического лица без оправдательных документов).

    Определение суммы материальной выгоды по таким  денежным средствам производится за все время их нахождения у физического  лица начиная с установленной  даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты - со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.

   Последняя ситуация обоснованна,  поскольку в такой ситуации  отсутствуют правовые основания  делать вывод о получении работником  предприятия дохода. Данные денежные  средства могут быть изъяты  у работника в судебном порядке,  чего нельзя было бы сделать  с полученным работником доходом[27 с. 31].

    На  этом основании решения налоговых  органов о взыскания с предприятий  сумм доначисленных взносов в  пенсионный фонд (или подоходного  налога) и применении штрафных санкций  в рассмотренной ситуации могут  быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.

    Выдача  наличных денежных средств под отчёт  производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу (Приложение № 4).

    Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

    Нормативные ограничения налично-денежного обращения  при покупках за наличный расчёт

    В соответствии с пунктом 2 Порядка  ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

    При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 14 октября 1998 года в следующих размерах:

• между юридическими лицами в сумме десять тысяч рублей;
• для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырьё в сумме пятнадцать тысяч рублей;

•   для предприятий и организаций торговли Главного управления

исполнения  наказаний Министерства внутренних дел РФ при закупке товаров у юридических лиц в сумме пятнадцать тысяч рублей. При этом в соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 под термином «один платёж» понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-

материальные  ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

    Например, между юридическими лицами заключён договор на поставку товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) на сумму тридцать тысяч рублей. Договором обусловлено, что расчёты будут производиться наличными денежными средствами. Если покупатель - юридическое лицо через своё подотчётное лицо ежедневно производит платёж в адрес другого юридического лица наличными деньгами в размере, не превышающем десять

тысяч рублей, в течение трех или более дней, то такой расчёт не будет являться нарушением действующего законодательства [17 c. 17-22]. 
 

    Меры  финансовой ответственности за осуществление  расчётов

наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами в ОАО  «ЭФКО» 

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

    После выполнения поручения подотчетное  лицо обязано в трехдневный срок в бухгалтерию подать авансовый отчет о произведенных расходах - документ об использовании полученного аванса. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, железнодорожные билеты и т.д.), подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших их на свою ответственность.

    Ответственность за правильное оформление выдачи авансов  и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованной части аванса. Непогашенная задолженность по подотчетным суммам может быть удержана из оплаты труда.

    Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками

предприятия   по   суммам,   выданным   под   отчёт   на   административно-

хозяйственные  и  операционные  расходы,  а  также  на  служебные командировки.   Круг   подотчётных   лиц   на   предприятии   должен   быть ограничен    разумными    пределами     и    утверждён    распорядительным документом по предприятию.

    При применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

• бухгалтерский баланс;
• журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 - при шестнадцати ордерной системе);
• аналитическая ведомость по счёту 71;
• материалы инвентаризации расчётов;
• первичные документы.

     Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами.

          В бухгалтерском учете все хозяйственные операции нужно оформить первичными документами. Этого требует статья 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Следовательно, пока работник не представит в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами, о признании расходов на служебное задание не может быть и речи. Рассмотрим, как отразить в бухгалтерском учете возмещение работнику расходов на поездку.

    Порядок направления работника в командировку, документальное оформление командировки

       Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения (Приложение № 9) по установленной форме. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором. По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

      Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда (Приложение № 5), найма жилого помещения (Приложение № 6) и других расходов, связанных с командировкой.

Кроме  того,   следует  помнить,  что  выдача  наличных  денег  под  отчет

производится  при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по

ранее выданному ему авансу.

Днем   выезда   работника   в   командировку   считается   день   отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной  работы  командированного,   а  днем   приезда  -  день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки [36 с.331-336] .

Если  станция (пристань, аэропорт) находятся  за чертой населенного пункта -

учитывается время, необходимое для проезда  до соответствующего пункта и отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся в специальных журналах по установленной форме.

Руководитель  министерства, ведомства, предприятия  приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях. Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в  

которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не

предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работы в эти  дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.