Бух учет расчетов с подотчетными лицами

 

      ^{Выручка от реализации продукции, работ, услуг в 2005 году увеличилась  по сравнению с 2004 годом на 40 % и составила 4627519 тыс. рублей. Пропорционально возросла и себестоимость реализованной продукции на 45 %, что положительно сказалось на валовой прибыли. В 2005 году валовая прибыль в сравнении с 2004 годом возросла на 45 % и составила 4650929 тыс. рублей.}

      ^{При сравнении 2005 года с 2006 годом также наблюдается пропорциональный рост выручки от реализации и себестоимости. Прибыль от реализации составила в 2005 году 465092 тыс. рублей, что на 130429 тыс. рублей больше, чем в 2006 году.}

      ^{Из  года в год растет среднегодовая стоимость основных производственных фондов. В 2005 году она составила 3500 тыс. рублей, что на 300 тыс. рублей больше, чем в 2004 году.}

      ^{В связи с интенсивным  ростом выручки от реализации, наблюдается  рост показателя фондоотдачи, в 2005 году он равен  1322,1 тыс. рублей, что на 64,08 тыс. рублей больше, чем в 2004 году. Тенденцию роста имеет также показатель производительности труда, в 2005 году рост произошел на 4731,2 тыс. рублей по сравнению с 2004 годом; в 2005 году на 8783,2 тыс. рублей по сравнению с 2006 годом.} 

      ^{В 2005 году фонд оплаты труда вырос по сравнению с 2004 годом  на 5200 тыс. рублей, а в 2004 году рост составил 4750 тыс. рублей. Отрицательным моментом является неуклонный рост среднегодовой дебиторской задолженности. В 2005 году она составила 1615963 тыс. рублей, что на 147061 тыс. рублей больше, чем в 2004 году. В 2005 году произошло снижение показателя – среднегодовая кредиторская задолженность на 44039 тыс. рублей, которая в 2005 году составила 906796 тыс. рублей.}

      ^{Рентабельность  товаров в 2005 году по сравнению с 2004 годом выросла незначительно на 3,15 %, хотя в 2005 году рост по сравнению с 2006 годом составил 4,99%.} 

     Бухгалтерский учет на предприятии организован  в соответствии с требованиями федерального закона о бухгалтерском учете  и положением по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в РФ.

Учетная политика на предприятии разработана  главным бухгалтером и утверждена руководителем предприятия в  соответствии с ПБУ от 1998 года «Учетная политика организации», Бухгалтерский  баланс (Приложение № 3).

 

2. Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами 

      Несмотря  на то, что тема расчетов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие

страны,  достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

    Для того чтобы найти правильное решение  при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

    Так, все отношения, возникающие между  работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства  РФ от 26.02.92г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» Министерству финансов РФ, по согласованию с Министерством труда и занятости населения РФ, предоставлено лишь право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен. В настоящее время при расчетах с работниками, выезжающими в командировки, следует руководствоваться Инструкцией министерства финансов.

Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции России от 3 июня 1993г. № 08-09/307 не подлежат государственной регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти нормативные акты не были отменены в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.

Служебной командировкой в соответствии с  пунктом 1 Инструкции Минфина  

признается  поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из этого  определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях, то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом .

Если  работник принят на работу по трудовому  соглашению и в трудовом соглашении определено, что он имеет свободный график работы и не содержится определенный, конкретный перечень работ, которые он должен выполнить, то такой договор можно признать трудовым договором. Свободный график работы, в данном случае, является одним из возможных вариантов внутреннего трудового распорядка. Следовательно, такой работник может быть направлен в служебную командировку.

Если  же работник будет принят для выполнения конкретного объема работ (например, составление отчетности за определенный период, восстановление бухгалтерского учета и т.п.), то такой договор будет являться договором гражданско-правового характера (договор подряда, поручения, возмездного оказания услуг, авторский договор и др.).

В том  случае, когда руководитель предприятия  направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не

включаются.

     В том случае, когда в командировку направляется   физическое   лицо,   выполняющее   работу   по   договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового  

характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. (Основание - письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95)

      В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в

состав  предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором  обусловлена трудовым   договором.  При  этом  отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или

 носит    разъездной    либо    подвижной    характер    не    считаются командировками.

Существует  особый  порядок направления работников  предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения

квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на

территории  РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных

при выполнении таких работ.

Срок  командировки работников определяется руководителями предприятий, однако , он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок  командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для

выполнения  монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Срок  командировки работников в министерства и другие государственные органы исполнительной власти не должен превышать 5   дней, не считая времени нахождения   в   пути.   Продление   срока   командировки допускается 

 в   исключительных   случаях   не   более   чем   на   5   дней   с письменного разрешения   руководителя   органа   управления,   в   который командированы работники.

       Перейдем к освещению бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные  расходы - это непроизводственные накладные  расходы, связанные с содержанием  административных служб и 

управлением предприятием в целом.

    К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    Выдача  наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг).

    Выдача  наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - РФ).

    Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под  отчёт производится из касс предприятий.

    При временном отсутствии у предприятий  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или  лицам, их заменяющим, чеки на получение  наличных денег непосредственно  из кассы банка.

    Выдача  наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

    В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой  межведомственной формы КО-2 или  надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

 

    В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    В учёте выдача наличных денежных средств  под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) — на выданную сумму

    соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или  из кассы банка.

    Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

    Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

    Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки ."Отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Так, письмом  Госналогслужбы РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено начислять страховые  взносы на выданные работникам денежные авансы     на     командировочные,     представительские     и     другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные    сроки    оправдательными    документами.    Этот    подход свидетельствует  о  готовности  ГНС  РФ  считать такие  суммы доходом, вознаграждением работника.