Автоматизация учета труда и заработной платы

    При ручном способе составление одного отчета вместе с проверкой контрольных соотношений занимает 3-4 чел-ч. Один пакет отчетов составляются за 2 рабочих дня. Время на сдачу отчетности занимает целый рабочий день в связи с тем, что налоговая инспекция находится в другом населенном пункте. А при автоматизированной составлении отчетности все отчеты составляются и проверяются в течении 2-3 часов. Отправка занимает 5-10 минут вместе с простановкой ЭЦП и подготовкой электронного письма. Также следует учитывать возможность ошибок при ручном способе подготовки отчетов из-за отсутствия возможности автоматической проверки.  Тогда поездку придется повторить, что принесёт дополнительные затраты. При использовании автоматизированного способа передачи отчётности, даже если отчеты будут не приняты по каким либо причинам, узнать об этом и переделать их можно несравненно быстрее.

    Время, высвободившееся при автоматизированном способе формирования и сдачи  отчётности, работник бухгалтерии может  использовать для выполнения других должностных обязанностей.

    Большую трудоёмкость также имеют отчёты, которые предоставляются кадровой службой:

• Списки сотрудников Отделения с различными данными ( должность, образование и т.д.).Отправляются в УФК. Можно формировать используя модуль «Кадры» - Запросы. Составляются SQL- запросы к базе данных.
• Отчет о пребывающих в запасе в Военкомат Форма -6 (секретно).
• Годовой отчет о составе – сводная форма 2ГС и 1ГС в органы статистики.

    Все эти отчеты можно составлять в  модуле «Кадры» и выгружать для  дальнейшего использования в Excel или в xml файл для загрузки в программы УФК и органов статистики. В настоящее время в Отделении эти трудоемкие отчеты занимают большую часть рабочего времени инспектора по кадрам, так как запросы вышестоящей организации - УФК о составе и структуре Отделения приходится делать вручную, находя данные на бумаге и занося их в Excel что по самым скромным подсчетам занимает 2-3 чел-ч. Используя возможность в модуле «Кадры» составлять SQL запрос без специальных знаний программирования, то есть применяя визуальное конструирование, в специальной форме, можно очень быстро формировать отчеты, содержащие самый различный набор сведений.  Запрос, составляемый в программе, обсчитывается за секунды и может использоваться по мере необходимости. Пример выполненного SQL-запроса в ПК «АКСИОК» представлен в Приложении 19.

    При изменении требований к отчётным формам по подписанному Федеральным казначейством и фирмой-разработчиком ПК составляется техническое задание, и программное обеспечение дорабатывается с учётом новых требований. Поэтому явного несоответствия или недостаточно полного содержания документов по регламентированным формам нет. Проблема в том, что при изменяющихся требованиях недостаточно быстро происходит доработка программного комплекса.  Если же существуют обновлённые версии программного комплекса, основным тормозящим автоматизацию бухгалтерского учёта фактором является человеческий фактор.   Зачастую бухгалтера требуют от специалистов по автоматизации наладить в ПК корректное формирование новых форм документов, сами не зная до конца, как должны отображаться документально те или иные операции. В ПК «Аксиок» реализована возможность настройки форм отчетов с использованием различных фильтров, и если пользователь хорошо знает сам алгоритм расчета показателей (имеется в виду как заполняется документ вручную), то настроить его автоматическое формирование в сущности не представляет труда. От современного бухгалтера сегодня требуется не только высокий профессионализм, но и хорошие навыки работы с компьютером. Для полного использования существующих систем автоматизации бухгалтерского учёта каждому пользователю необходим творческий подход в использовании ЭВМ. В конце концов, автоматизация призвана снизить долю ручного и монотонного труда и создаёт порядок, удобство, обеспечивает математическую точность и достоверность учёта.

    Перераспределение обязанностей при высвобождении  труда на отдельных участках работы по учёту труда и заработной платы  даёт значительную экономию рабочего времени и экономию денежных ресурсов на оплату труда. 
Заключение 

    В представленной работе рассмотрено состояние автоматизации учета труда и зарплаты в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области, где для ведения бухгалтерской работы   используется программный комплекс «АКСИОК» (разработчик-фирма «Рассвет»).

      По результатам проведённого анализа можно сделать вывод о том, что в учреждении степень автоматизации бухгалтерского учета труда и заработной платы находится на достаточно высоком уровне благодаря централизованному Федеральным казначейством обеспечению программными средствами.

    Однако, имеющиеся в ПК «АКСИОК» возможности электронного ведения документации по учёту труда и заработной платы в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области используются не полностью. Сопоставив программные ресурсы с необходимыми требованиями бухгалтерского учёта, определены следующие основные пути совершенствования использования ПК:

1. Повышение квалификации сотрудников бухгалтерии в части навыков работы на компьютере для более полного использования возможностей программного комплекса «АКСИОК».
2. Налаживание более тесного контакта с разработчиком программного обеспечения (фирмой «Рассвет» в частности) для своевременной доработки модулей программы при внедрении новых документов учета и изменении форм различной отчетности.
3. Использование ЭЦП и средств шифрования для защиты информации при составлении структурированных файлов документов.
4. Налаживание электронного документооборота с банком при зачислении заработной платы на расчётные счета работников с использованием банковских пластиковых карт.
5. Организация передачи отчетности в налоговые органы, органы статистики и пенсионный фонд по каналам электронной связи.

    Программный комплекс предоставляет возможность  наиболее полно автоматизировать расчёт и перечисление зарплаты при переходе на оплату труда работников с использованием банковских карт. Эта мера даст большую экономию в размере годового фонда оплаты труда высвободившегося работника бухгалтерии – кассира. Как уже отмечалось в дипломной работе, процесс начисления зарплаты труда госслужащих наиболее автоматизирован и  при желании можно передавать эти функции на централизованный уровень. Конечно, при этом возрастает ответственность и напряженность работы кадровой службы.

      Расчёт эффекта от организации  полностью автоматизированного формирования и передачи отчетности в налоговые органы, органы статистики и пенсионный фонд по каналам электронной связи показал, что это даст снижение расходов в 163 раза по сравнению с существующим способом и значительное уменьшение трудоёмкости процессов формирования и сдачи отчётности ( в 10 раз). Тем более, что система электронно- цифровой подписи и электронная почта имеется в наличии почти с момента организации Отделения, и уже используется в регламентированном документообороте по бюджетному учету.

    Снижение  трудозатрат в бухгалтерии Отделения  позволит перераспределить нагрузку между специалистами по учету труда и заработной платы. Проведение мер по оптимизации организации бухучета позволит полностью высвободить как минимум одного человека из штата Отделения. Это даст дополнительную экономию по фонду заработной платы.

    Использование путей совершенствования использования программного комплекса и оптимизация организации бухгалтерского учёта в Отделении даст значительную экономию трудовых и материальных затрат, что немаловажно особенно при работе с бюджетными средствами. 
 

Список используемой литературы.

Документы получены из электронной информационно  – правовой системы «Консультант - Плюс»

1. Конституция РФ.
2. Трудовой кодекс РФ.
3. Налоговый кодекс РФ.
4. Бюджетная классификация РФ.
5. Указ Президента РФ от 25.07.2006 N 763 "О денежном содержании федеральных государственных гражданских служащих".
6. Указ Президента РФ от 08.12.1992 № 1556 “О Федеральном казначействе”.
7. Федеральный закон от 10.01.2002г. №1-ФЗ «Об электронно  цифровой подписи».
8. Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".
9. Федеральный закон от 27.05.2003 N 58-ФЗ "О системе государственной службы".
10. .ПБУ 10/99-Расходы организации, (содержит 5 разделов: общие положения, расходы по обычным видам деятельности, прочие расходы, признание расходов, раскрытие информации в БО).
11. Инструкция по бюджетному учёту, утвержденная Приказом Минфина России №25н от 10.02.2006г .
12. Артюхин Р.Е., Маклева Г.И. Новый план счетов бюджетного учета.  М.: Советник бухгалтера социальной сферы — № 5, 2005.
13. Бабкина С.И. Больничный лист. Расчеты в примерах. Статус-Кво97, 2006.
14. Бабкина С.И Заработная плата в 2006 году. Практические рекомендации. -Юстицинформ,2006.
15. Березкин И.В. Удержания из заработной платы(с учетом требований ТК РФ) -Налоговый вестник,2002.
16. Березкин И.В. Служебные командировки: оформления и расчеты. -Налоговый вестник, 2003.
17. Брызгалин А.В., Берник В.Р., Головин А.Н. Расходы на оплату труда. Налоговый и бухгалтерский учет. – Налоги и финансовое право, 2003.
18. Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2001.
19. Бухгалтерский учёт: Пособие для переподготовки и повышения квалификации бухгалтеров. Климова Г.А.-М.:Бератор-Пресс,2003
20. Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – №5, 2000.
21. Викторова Н.А. Электронный документ вместо бумажного  //Бюджетный учет. – №7, 2006.
22. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. – Альфа-пресс, 2007.
23. Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. – М.: Финансы и статистика, 2002.
24. Елин А.С. Налог на доходы физических лиц. -ГроссМедиа,2006.
25. Елгина Е.Б. Заработная плата. Налоги. -Статус-Кво97, 2005.
26. Жукова Т.И. С чего начать? Выбор и установка информационной системы в компании//Бухгалтер и компьютер, №5, 2007.
27. Заработная плата в 2007 году. Под редакцией Ковязиной Н.З. - АКДИ Экономика и жизнь,2007.
28. Ильин А.В.Изменения правил уплаты «зарплатных» налогов//Главбух, №22,2007.
29. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. – М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002.
30. Курбангалеева О.А. Отпуск в 2006 году. Оформление, учет и налогообложение. –Главбух,2006.
31. Луговой А.В. Расчеты по оплате труда. – Издательство Бухгалтерский учет, 2002.
32. Родионова В.М. и др. Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
33. Основы бухгалтерского учёта. Под редакцией Печерской Г.А.-М.:Приор-издат,2005.
34. Самойлов И.В. Расчеты с работниками по оплате труда согласно трудовому кодексу РФ. – Налоговый вестник, 2003.
35. Соловьёв А.И. Рассчитываем больничные и сдаём электронную отчётность в ФСС// Бухгалтер и компьютер, №6,2007.
36. Соловьёв А.И.  Отчисления на обязательное пенсионное страхование. – Налоговый вестник, 2004.
37. Скребкова  Ж.Р.«Автоматизированная система бухгалтерского учета в информационной системе предприятия» "Все для бухгалтера",№ 22, 2007.
38. Трудовой кодекс для бухгалтера. Под редакцией Филиной Ф.Н.. -ГроссМедиа, 2007.
39. Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. – М.: Финансы и статистика, 1998.
40. Хабаев С.Г. Бюджетный учет по Новому плану счетов. – Актион-Медиа,2006.
41. Харитонов С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере. // Бухгалтер и компьютер. – №2, 2004. 
42. Харьков В.П., Хорошев А.А. Бюджетный учет в современных условиях.  М.: Финансы и статистика, 2005.
43. Феоктистов И.А. Больничные и все остальные выплаты за счет соцстраха. – Главбух,2006.
44. Чанков С.Е., Пресняков М.В. Оплата труда. Гарантии и компенсации новые правила. -ГроссМедиа, 2007.
45. Шилкин С.А. Все о НДФЛ с работников.- Главбух, 2005.