Содержание 

Приложения……………………………………………………………………….56     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

      Грамотно  обработанная и систематизированная  информация является в определенной степени гарантией эффективного управления предприятиями и государством в целом. Такую систематизацию и возможность проведения экономического и финансового анализа в любой момент времени  обеспечивает автоматизация бухгалтерского учёта.

    Если  ранее ПЭВМ применялись в первую очередь для облегчения объёмной арифметической работы и на отдельных участках в бухгалтерии, то сейчас целесообразнее вести бухгалтерский учёт на предприятии в автоматизированной системе с созданием общей базы данных и возможностью передачи информации из одной подсистемы в другую и образованием сводной базы для составления отчётности.

    Одно  из центральных мест во всей системе  учёта на предприятии занимает учёт труда и заработной платы. Проблемы учёта труда и заработной платы актуальны также и потому, что с ними сталкиваются на каждом предприятии (организации). Оно может не иметь на балансе основных средств, может не заниматься внешнеэкономической деятельностью, не приобретать материальных ценностей и т.д., но вопросы, связанные с трудовыми отношениями, будут возникать всегда, при любых формах собственности и видах деятельности. Какой бы формы предприятие ни было, какой бы деятельностью не занималось и сколько бы человек ни работало в организации или учреждении, необходимо вести учёт труда, начислять заработную плату, производить расчёты по оплате труда с персоналом, бюджетами и внебюджетными фондами. В нынешних условиях всё это невозможно без автоматизированной обработки учётных данных, в конце концов, становится строго регламентированным предоставление отчётных форм в соответствующие органы обязательно в электронном виде.

    Всё вышеизложенное и определяет актуальность выбранной для выпускной квалификационной работы темы.

    Объектом  исследования выпускной квалификационной работы является федеральное бюджетное учреждение – Отделение по Шацкому району Управления Федерального казначейства по Рязанской области.

    Целью выпускной квалификационной работы является изучение автоматизированного учёта труда и заработной платы в Отделении, полноты использования применяемого программного комплекса бухгалтерского учёта на этом участке, определения путей совершенствования автоматизации учётного процесса. Для осуществления поставленной цели необходимо решение следующих задач:

• рассмотреть теоретические аспекты автоматизации бухгалтерского учёта труда и его оплаты;
• ознакомиться с особенностями оплаты труда госслужащих;
• рассмотреть существующую организацию учёта труда и заработной платы в исследуемом учреждении;
• ознакомиться с выходными учётными и отчётными формами и документами при автоматизированном учёте труда и заработной платы;
• изучить степень использования возможностей применяемого в бухгалтерском учёте программного комплекса для этих целей;
• определить возможности наиболее эффективного использования программного комплекса в организации.

    При написании данной работы использовались экономико-математический  метод, экономико-статистический, метод сопоставления (сравнения).

    Источниками информации по исследуемому учреждению явились данные бухгалтерской отчётности, нормативно-справочная литература.

    В процессе написания дипломной работы были изучены законодательные и  нормативные акты по учёту труда  и заработной платы, учебные  и практические пособия, использованы статьи на заданную тему из периодической печати, осуществлено знакомство с различными автоматизированными системами бухгалтерского учёта труда и заработной платы.    

    1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

  1.1. Особенности компьютерной обработки данных. Требования к программным комплексам по учёту труда и зарплаты.

    Компьютерная  технология обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского учета характеризуется рядом особенностей. Отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

    Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Но программные ошибки и ошибки в аппаратных средствах приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

    Разделение  функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Если разграничить доступ системой паролей, возможность вмешательства в другие функции уменьшится.

    Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. При большой степени автоматизации учетного процесса есть опасность появления ошибок. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок .

    Потенциальные возможности усиления контроля со стороны  администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Используя программы накапливающие статистическую информацию о работе компьютера можно контролировать обработку операций бухгалтерского учета.

    Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета.

    Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости  от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. [26, с.12]

    Так как весь бухгалтерский и налоговый  учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. В учёте труда и заработной платы большинство документов создаётся непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить персональные надбавки  к зарплате или премии в определенном размере от оклада, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Для облегчения ввода документов во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. [20, c.11-13]

    Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой  момент их можно было просмотреть  и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного  документа и продуманная структура  хранения документов существенно облегчают работу бухгалтера. На основе первичных документов автоматически создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную.

    Требования  ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы разработчики бухгалтерских программ, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.

    Кроме первичных документов, журнала операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

    Конечная  цель работы любой бухгалтерии –  составление отчетов по результатам деятельности предприятия. Бухгалтерские отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. [28, c.9-13]

    Как правило,  для предприятий чрезвычайно  важно, чтобы бухгалтерская программа  позволяла работать одновременно нескольким специалистам с одной информационной базой (например, инспектор по кадрам, бухгалтер по начислению зарплаты и главный бухгалтер).  Большинство пакетов реализуют эти требования. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

    Для бухгалтерского учёта труда и  заработной платы необходимо использование в работе калькулятора и календаря. Многие программы включают их поддержку. Встроенный производственный календарь позволяет не забывать правильно, учесть выходные и праздничные дни для оплаты сверхурочной работы или при предоставлении отпуска. Также для ведения учётной документации по кадрам необходимо создание текстовых документов, для этих целей многие программы  используют шаблоны текстового редактора MS Word и обеспечивают вывод информации в виде электронных таблицы MS Excel. [19, c. 151-153]

    Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила  учета постоянно меняются, все  время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной  работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия.

    Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности  учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.

    Многие  авторы исследований в области автоматизации  бухучёта отмечают некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec  до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использован общепринятый интерфейс. Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. [26, c.11-16]

    Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.