Автоматизация учета труда и заработной платы

    В функциональном аспекте требования к автоматизированной бухгалтерской системе сводятся к тому, что они должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). Особую актуальность последнее требование имеет в учёте труда и заработной платы.

    Для того, чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

    Надежность  системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

    Таким образом,  можно сделать вывод  о том, что к программным комплексам по учёту труда и заработной платы предъявляется едва ли не больше требований, чем к автоматизированной системе учёта на других участках работы.

  1.2. Общие принципы построения и возможности программ автоматизации учёта труда и зарплаты.

    Все программы автоматизации учета  принципиально  построены  одинаково: имеется  массив  данных,  называемый   также   базой   данных,   в   которой есть относительно постоянная справочная информация и вводится (и записывается)  любая  информация,  необходимая  с  точки  зрения  бухгалтера, работающего на  данном  АРМ.  В  дальнейшем  эта  информация обрабатывается, дополняется результатами обработки,  преобразовывается,  выводится на экран и принтер, сохраняется электронном виде; затем передаётся пользователям в требуемом виде и хранится в электронном архиве на жёстких или гибких носителях информации.

    База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет производить автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы.

    Основные  принципы построения систем по учёту  труда и заработной платы:

• Каждому сотруднику отделения соответствует одна запись в основном файле базы данных;
• Наличие в системе справочников с возможностью настройки и редактирования записей в них;
• Организация доступа к набору функций программ отдельных пользователей;
• Создание отчетных форм и таблиц по запросу пользователя;
• Работа с программой осуществляется посредством выбора команд из текущего меню. Большинство команд являются иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.
• Сервисные функции программы поддерживают возможности создания резервных копий, восстановления, ремонта и очистки базы данных, а также настройки расчётных таблиц, категорий и параметров.

    Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать многих форм первичного учета. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов.

    Если  рассматривать типовую систему  расчета заработной платы, то она может быть встроена в бухгалтерскую систему или являться  отдельным автоматизированным рабочим местом (АРМ). В общем смысле типовая система предназначена для расчета заработной платы и оформления необходимой документации на предприятиях любой формы собственности. В ней должны быть предусмотрены составление и печать расчетных листков, расчетно-платежных ведомостей, расходных ордеров, налоговых карточек, карточек депонентов и других документов. Типовая система обеспечивает учет труда при повременной и сдельной оплате, расчет подоходного налога в соответствии с законодательством, учет кредитов для сотрудников. Она, как правило, совместима с бухгалтерской и кадровой системами.

          Основными функциями  типовой системы по учёту труда  и заработной платы являются:

• учет труда при повременной и сдельной оплате, оформление табелей, индивидуальных и бригадных нарядов;
• расчет начислений: по окладу, сдельной и повременной оплате, расчет надбавок, премий, больничных, отпускных и других видов начислений;
• формирование и печать расчетных листков сотрудников, составление документов по авансу и зарплате: платежных ведомостей, расходных ордеров, платежных поручений по перечислениям на счета сотрудников в банках, депонирование зарплаты и тому подобные операции;
• регистрация произведенных выплат на основе первичных документов и автоматическое формирование соответствующих бухгалтерских проводок;
• составление расчетных ведомостей, сводов начислений и удержаний по сотрудникам, подразделениям и организации в целом;
• формирование типовых справок: о доходах, налоговой карточки, сведений о расчетах по кредитам и ссудам по каждому сотруднику.

    В большинстве комплексных систем автоматизации бухгалтерского учёта учёт труда и заработной платы реализован в отдельных модулях по ведению кадров (например, «Учёт персонала», «Кадры», и т.п.)  и ведению расчётов по заработной плате («Заработная плата»»). Эти модули могут работать как автономно, так и в системе друг с другом в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Автоматизированная система учёта труда и заработной платы должна позволять получить все необходимые  по этим данным отчёты для внутренних и внешних пользователей, включая налоговую службу, органы государственной статистики и внебюджетные фонды.

      При  расчете  заработной  платы  система  использует   информацию   из

приказов, табеля, из данных сотрудника, из  справочников  "Виды  выплат  и удержаний". Для начислений, которые полагаются определенному сотруднику по должности используется отдельный регистр.  Алгоритм   расчета   каждого   начисления определяется  по  словарю "Виды  выплат  и удержаний".  Результат  расчета  отображается  в   расчетном   листке. На  основании  этих  результатов  печатаются  различные  отчеты, выгружаются данные в файл для представления в ИФНС, в ПФ,  в  другие  системы автоматизации   учета. И, разумеется,   формируются   расчетно-платежные ведомости. Сформированные ведомости попадают в  журнал  учета  ведомостей. Все выходные формы обычно имеют  функции,   позволяющие   представить содержащуюся в них информацию  в  виде  документа  или  файла  определенного формата.  Файл  позволяет  загрузить  данные   в   программу   автоматизации бухгалтерского учета (другой модуль программы или программу фискального органа, вышестоящей организации).

      Справочники в системах автоматизированного бухгалтерского учёта содержат нормативные и  справочные  данные.  Используются  как пользователем – при заполнении полей экранных форм, так  и  системой  –  при поиске нужных для выполнения той или иной операции  данных.  Часть  справочников при установке системы уже содержит достаточную для  работы  информацию,  при необходимости ее можно исправить и дополнить.

    Настройка выходных документов и отчётных форм осуществляется в зависимости от особенностей формы оплаты труда, использующегося в конкретной организации или учреждении.

2.АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЁТА ТРУДА И ЗАРПЛАТЫ В ОТДЕЛЕНИИ ПО ШАЦКОМУ РАЙОНУ УФК ПО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ.

  2.1 Организационная структура Отделения по Шацкому району Рязанской области.

    Отделение федерального казначейства по Шацкому  району образовано  Приказом УФК  по Рязанской области от 05.10.1993 г  № 42-к/1 «О создании территориальных  органов федеральных казначейств  на территории Рязанской области».

    Федеральное казначейство (Казначейство России) является федеральным органом исполнительной власти (федеральной службой), осуществляющим в соответствии с законодательством  Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета  распорядителями и получателями средств федерального бюджета. В Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области обслуживаются  бюджетополучатели, которым открыты на расчётных счетах казначейства лицевые счета по учёту бюджетных средств и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. С клиентами, обслуживающимися в Отделении, организована система электронного документооборота, что повышает квалификационные требования к сотрудникам казначейства.

    Структура и штатное расписание отделения  утверждается руководителем Отделения в пределах установленного отделению фонда оплаты труда и лимита численности и составляет на 01.01.2008 года -18 человек, в том числе государственных служащих 13 человек. Организационная структура Отделения по Шацкому району УФК по Рязанской области представлена в Приложении 1.

    В отделе бухгалтерии работают специалисты  по учёту кассового обслуживания и исполнения бюджетов (бюджетному учёту) и по главе 100 «Федеральное казначейство» («внутренняя бухгалтерия»).

  2.2.Особенности оплаты труда государственных служащих.

    Работники органов федерального казначейства являются государственными служащими, оплата которых относится к повременной системе оплаты труда, но и имеет свои особенности.

      Исходя из п. 2 ст. 5 Закона N 58-ФЗ  федеральная государственная гражданская служба - профессиональная служебная деятельность граждан на должностях федеральной государственной гражданской службы по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов и лиц, замещающих государственные должности РФ.

    Федеральным государственным гражданским служащим является гражданин, осуществляющий профессиональную деятельность на должности федеральной государственной службы и получающий за это денежное содержание за счет средств федерального бюджета. Должности федеральных гражданских служащих включаются в Реестр, утвержденный Указом Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 "О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы".

    Правовая, организационная и финансово-экономическая  деятельность, в том числе оплата труда, государственной гражданской службы регулируется ТК РФ и Законом N 79-ФЗ. Как указано в трудовом законодательстве РФ, оплатой труда является вознаграждение за труд (ст. 129 ТК РФ).Помимо трудового законодательства оплата труда государственных гражданских служащих регулируется ст. 50 Закона N 79-ФЗ. Кроме того, порядок оплаты труда федеральных гражданских служащих прописан в нормативных документах федеральных органов исполнительной власти.

    В п. 1 ст. 50 Закона N 79-ФЗ определено, что  оплата труда гражданских служащих состоит из денежного содержания, включающего должностной оклад служащего в соответствии с замещаемой им должностью гражданской службы (должностной оклад) и месячный оклад в соответствии с присвоенным классным чином гражданской службы, которые вместе составляют оклад месячного денежного содержания гражданского служащего, а также иные дополнительные выплаты.

    Оклад месячного денежного содержания представляет собой минимальную сумму, которую должен получать за выполнение служебных обязанностей федеральный государственный служащий. Дополнительные выплаты зависят от наличия у него определенной выслуги лет, сложности выполняемой работы, а также успешности решения служащим поставленных перед ним задач и т.д.

    Оплата  труда федеральных государственных гражданских служащих производится в пределах установленного фонда оплаты труда, формируемого в соответствии с установленным ст. 51 Закона N 79-ФЗ порядком. В отношении федеральных государственных гражданских служащих выплата денежного содержания установлена Указом Президента РФ N 763.