Автоматизация учета труда и заработной платы

     Подсистема  “Учет движения кадров”, называемая в дальнейшем “Кадры” используется для автоматизации некоторых функций отдела кадров ведомственного учреждения, связанных с необходимостью быстрого поиска информации о сотрудниках, формированием статистических отчетностей и справок, а также контроля назначений и перемещений сотрудников на соответствие штатному расписанию учреждения. Программа “Кадры” позволяет сформировать информационную базу данных, содержащую анкетные данные сотрудников учреждения, а так же данные о текущих назначениях и перемещениях, отпусках, командировках и больничных листах. Программа позволяет устанавливать защиту от несанкционированного доступа к любым реквизитам анкетных данных сотрудников, что актуально в системе государственной службы.

    На  основании текущего состояния базы данных программа позволяет сформировать:

1. набор справок фиксированного содержания, в том числе:
• краткая информация о сотруднике
• списочный состав
• надбавки к окладу
• штатное расписание с указанием фамилий сотрудников
• выписка из штатного расписания
• вакансии
• назначения и перемещения
2. запрос по любому критерию
3. статистическую отчетность, в том числе:

• данные о составе руководителей и специалистов

4. приказы по личному составу, в том числе:
• о назначении работников
• о приеме работников
• о переводе работников
• о предоставлении отпуска
• об увольнении работников
• об установлении надбавки к окладу
• о командировке
• шаблоны пользователя

    табель  учета рабочего времени.

    Виды деятельности, для автоматизации которых предназначена  программа:

• Формирование приказов о назначениях, перемещениях и увольнениях сотрудников на основании штатного расписания учреждения.
• Ведение журнала учета больничных листов и подготовка приказов об отпусках, командировках и прочее.
• Формирование отделом кадров табеля учета рабочего времени, который используется для расчета заработной платы на основании информации о текущих отпусках, больничных листах и командировках.
• Расчет стажа на выслугу лет на основании данных трудовой книжки.
• Расчет процента за выслугу на основании стажа на выслугу лет.
• Расчет общего и непрерывного стажа работы сотрудников.
• Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.
• При подготовке приказа об отпуске - расчет отпускного периода и даты окончания отпуска, исходя из количества рабочих дней календаря и типа отпуска.
• При подготовке приказов о назначениях и перемещениях - формирование выписки из штатного расписания, которая предоставляется в бухгалтерию.
• При подготовке приказов об отпусках - формирование выписки из табеля учета рабочего времени, которая предоставляется в бухгалтерию.
• На основании информации из личных дел сотрудников формирование справок по списочному составу, по отдельным сотрудникам и др.
• На основании штатного расписания и списочного состава формирование справки о наличии вакансий.
• Подготовка статистических отчетностей по личному составу, предоставляющихся в вышестоящие организации.

    Вся работа с программой “Кадры” осуществляется посредством выбора команд из текущего меню. Большинство команд являются иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню. Внесение данных в поля ввода осуществляется с клавиатуры или выбором из справочника. Диалоговые окна настройки программы часто содержат дополнительные функции. От пользователя требуется указать, желает он или нет воспользоваться ими. Так, например, в системе можно установить предупреждения о приближении дня рождения сотрудника Отделения с указанием даты и возраста, о приближении запланированного отпуска, об истечении срока службы по классному чину, об окончании испытательного срока, о приближении дат окончания временных вакансий. Основополагающей формой для организации учёта труда в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области, как и в любом другом бюджетном учреждении, является штатное расписание.

Рис.4.Возможности  составления штатного расписания в ПК «АКСИОК».

    В программе есть возможность формировать  его внутреннюю структуру, а именно отделы и должности.

    При заполнении информации о должности, указывается число ее единиц, сумму  оклада и разряд. Программа позволяет  указать дополнительный реквизит должности, такой как код государственной должности по реестру.

    После заполнения выбранный регистрационный  номер (код) привязывается к должности в штатном расписании и попадает в подсистему “Зарплата”.

    Карточка  сотрудника содержит множество необходимых  в учёте труда госслужащих  “Основных реквизитов”.

Рис.5.Вид карточки сотрудника Отделения в ПК.

    Помимо  основных реквизитов, существуют дополнительные реквизиты, которые может добавить пользователь программы. Просмотр и  печать реализованы с помощью выгрузки содержимого таблиц в MS Word. Пример заполненной Личной карточки сотрудника (форма № Т-2ГС) приведен в Приложении 14.

    Необходимыми  данными для учёта кадров по госслужащим  являются данные о повышении квалификации и прохождении аттестации. В таблице “Повышение квалификации” реквизиты: Документ (диплом, свидетельство) - наименование, номер, дата и основание выгружаются в форму Т2-ГС и наоборот – из формы Т2-ГС производится импорт данных по перечисленным реквизитам в карточку сотрудника. То есть процесс заполнения этих данных насколько есть возможность автоматизирован.

    Формирование  текстов приказов в программе  происходит по выбору видов действий, в зависимости от этого автоматически составляются формы приказов на приём, перевод, увольнение работника.

    При формировании всех приказов о назначениях и перемещениях учитываются только вакантные должности, исходя из текущего состояния штатного расписания, а также временно вакантные должности, которые возникают при уходе сотрудника в длительный отпуск (более 1,5 лет) или при получении сотрудником больничного листа на длительное время.

    При утверждении приказов об отпусках, командировках, направлении на курсы  повышения квалификации, дни отсутствия на рабочем месте автоматически попадают в табель учета рабочего времени.

    После утверждения приказов информация размещается в базе данных и может использоваться в модуле «Зарплата».

    В Отделении по Шацкому району УФК  по Рязанской области многие приказы не передаются из подсистемы «Кадры» в подсистему «Зарплата» иногда из-за недостаточно оперативной работы бухгалтера по начислению зарплаты на компьютере. Тогда специалистам приходится набирать больше информации вручную в модуле «Зарплата», что требует дополнительных усилий по проверке вводимой и обрабатываемой информации. Однако, расчёт оплаты больничного листа показался бухгалтерам Отделения наиболее удобным именно в автоматизированной форме при передаче данных из «Кадров».

    Расчет  процента оплаты больничных листов осуществляется на основании общего стажа работы. После принятия в «Зарплате» больничного листа к расчёту оплаты меняется статус записи в подсистеме «Кадры». Программой предусмотрена печать журнала больничных листов. Большим удобством является проставление на основании введённых данных соответствующих условных обозначений в табеле учёта рабочего времени. Так, если в системе сформирован и утвержден приказ о направлении работника Отделения  в командировку, то автоматически в табеле в дни командировок проставляется буква “К”. Также на основании приказов о предоставлении отпуска заполняется на период отдыха  или учёбы соответствующее виду отпуска условное обозначение.

    Табель  формируется автоматически, исходя из информации, имеющейся в базе данных на момент формирования табеля, при этом в табель попадают сотрудники, которые числились по штату в отчетный месяц хотя бы один день (даже если информация об уволенном сотруднике перенесена в архивную базу данных).

Рис.6. Формирование табеля учёта рабочего времени в ПК «АКСИОК».

    Сформированный  за определённый период табель выгружается  в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учёту №25н по унифицированной форме ОКУД №0504421. В данной форме наименование должности отражается полностью.

      В Отделении по Шацкому району  УФК по Рязанской области   оценили возможность программы  автоматически формировать на  любую дату справку об использовании отпусков. Этот документ отражает все записи о ежегодных оплачиваемых отпусках сотрудника с указанием количества дней неиспользованного отпуска за каждый отпускной период.

    Сотрудник Отделения, ведущий работу по кадрам, осуществляет ввод необходимой информации в программный комплекс, формирует отчётность и выдаёт необходимые справки. Для формирования отчетности по унифицированным формам Госкомстата и Пенсионного фонда в подсистеме «Кадры» ПК «АКСИОК»реализованы все необходимые формы: T-1,Т-1 (с надбавками),Т-1а, T-2, T-2 ГС, Т-3, T-5, Т-5а, T-6, T-6а, Т-7, T-8, Т-8а, T-9, T-9a, T-10, Т-10а, Т-11, Т-11а, Т-12.

    Все вышеперечисленные формы создаются  в виде временного документа WORD на основании соответствующих приказов.

    Можно сделать вывод о том, что работа по учёту кадров в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области достаточно автоматизирована, ведётся взаимосвязано с другими подсистемами программного комплекса. Утвержденные штатное расписание, приказы, введённые больничные листы, сформированные табель учёта рабочего времени и формы отчётности используются далее в бухгалтерском учёте заработной платы в подсистеме «Заработная плата» ПК «АКСИОК». 
 
 

  2.5. Расчёт зарплаты с использованием подсистемы "Зарплата" ПК АКСИОК.

    Бухгалтерский учет заработной платы в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области осуществляется по мемориально-ордерной форме согласно Инструкции по бюджетному учету от 10 февраля 2006 года №25н.

    Автоматизированный  учёт заработной платы в Отделении  ведётся двумя сотрудниками бухгалтерии в подсистеме «Зарплата» программного комплекса «АКСИОК».  Программа позволяет начислить компенсационные и другие выплаты, произвести произвольные удержания, рассчитать налоги в соответствии с действующим законодательством, а так же получить выходные документы.

    Работа  в подсистеме “Заработная плата” обеспечивает выполнение следующих функций:

• начисление заработной платы сотрудникам организации по установленному окладу, за фактическое отработанное время с учетом начислений за выслугу лет и установленных надбавок;
• расчет оплаты больничных листов (общих, по уходу, декретных), с возможностью оплаты нескольких больничных листов в одном месяце;
• регистрацию в журнале и учет больничных листов по описи;
• расчет оплаты отпусков (очередного, учебного), компенсаций за неиспользованный отпуск;
• формирование табеля учета рабочего времени;
• расчет премий (месячных, квартальных, годовых);
• расчет налога на доходы с физических лиц, удержания по исполнительным листам, взносов в Пенсионный фонд;
• формирование документов по труду и заработной плате (расчетные ведомости, платежные ведомости, расчетные листки, карточки учета);
• формирование документа “отпускная записка-расчет” с разбивкой удержаний по статьям для каждого вида начислений;
• подготовку документов для ИФНС (налоговой карточки и справки о доходах) на бумажных и электронных носителях;
• формирование и печать платежных ведомостей в целом по учреждению/организации, по отделам и по произвольному набору сотрудников;
• формирование журнала регистрации платежных ведомостей;
• формирование мемориального ордера №5;
• формирование запросов произвольной формы по расчету заработной платы;
• формирование квартальных отчетов в Пенсионный фонд РФ;
• подготовку и передачу данных в смежные разделы бухгалтерского учета.

    Программа поставляется с настройкой, соответствующей законодательству Российской Федерации.  Пользователь ПК устанавливает настройки параметров работы программы в зависимости от потребностей бухгалтерии.

    При запуске подсистема “Зарплата” анализирует, работает ли она в сети, установлена ли связь с подсистемами “Банк” , “Касса”, «Кадры» или подсистема работает автономно. Все эти действия сопровождаются системными сообщениями. В процессе загрузки на экране появляется сообщение об установленном расчётном периоде и предупреждение, если было изменение штатного расписания в «Кадрах». Это изменение можно просмотреть и скорректировать действующее в данной подсистеме путём приёма из модуля программы по учёту кадров.