Автоматизация учета труда и заработной платы

    В соответствии с  п. 5 ст. 50 Закона N 79-ФЗ к дополнительным выплатам относятся:

    - ежемесячная надбавка к должностному  окладу за выслугу лет на  гражданской службе;

    - ежемесячная надбавка к должностному  окладу за особые условия гражданской службы в размере до 200% этого оклада;

    - ежемесячная процентная надбавка  к должностному окладу за работу  со сведениями, составляющими государственную  тайну, в размерах и порядке,  определяемых законодательством РФ;

    - премии за выполнение особо важных и сложных заданий, порядок выплаты которых определяется представителем нанимателя с учетом обеспечения задач и функций государственного органа, исполнения должностного регламента;

    - ежемесячное денежное поощрение;

    - единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальная помощь.

    Премирование  федеральных государственных гражданских  служащих - поощрение за выполнение особо важных заданий. Решение о  премировании или лишении премии федерального государственного гражданского служащего принимает руководитель учреждения. Основанием для лишения премии может служить нарушение гражданским служащим трудовой дисциплины, а также ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Ежемесячное денежное поощрение также является частью денежного содержания. Его выплата производится с 1 апреля 2005 г. и учитывается при включении в средний заработок пропорционально фактически отработанному времени.

    Схематично  структура оплаты труда госслужащих - в Приложении 2.

    Все эти особенности оплаты труда должны учитываться в программных комплексах по учёту труда и заработной платы для осуществления наиболее полной автоматизации бухгалтерского учёта.

  2.3. Организация учёта труда и зарплаты в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области.

    Учёт  труда, заработной платы и расчётов с работниками в Отделении  по Шацкому району УФК по Рязанской  области ведётся на основе федеральных, региональных законодательных норм регулирования трудовых отношений.

    Регулирование отношений, связанных с гражданской службой, осуществляется: Конституцией Российской Федерации; Федеральными законами о системе государственной службы Российской Федерации; указами Президента Российской Федерации; постановлениями Правительства РФ; нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти.

    Юридической формой взаимоотношений руководителя и работника Отделения является служебный контракт - соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон. Гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта обязуется исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом и соблюдать служебный распорядок государственного органа. Служебный контракт заключается в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле.

      В личное дело гражданского  служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

      Сведения из личного дела гражданского  служащего включаются в реестр гражданских служащих в государственном органе и хранятся на электронных носителях с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и копирования. Личные дела и реестр гражданских служащих ведут специалисты, занимающиеся учётом кадров. Учёт кадров является весьма трудоёмким процессом по обработке информации и формированию отчётности и основополагающим во взаимоотношениях с персоналом. Схема в Приложении 3 даёт возможность оценить объём обработки документальной информации отделом кадров.

    Все операции, проводимые бюджетными учреждениями, оформляются первичными документами, утвержденными в приложении N 2 к Инструкции по бюджетному учёту №25н от 10.02.2006г. Многие формы документов по учёту труда идентичны статистическим, поэтому в нормативных актах, запросах и программах упоминаются номера форм именно по Госкомстату. Первичными документами по учёту кадров (рабочих и служащих и их движении) являются следующие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.:

    Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (форма № Т-1 и -1a) (Приложение 4) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по контракту.

    Личная  карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС(МС)) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

    Штатное расписание (форма №Т-3) применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

    Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (форма № Т-5 и -5а) используются для, оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику(ам) (форма № Т-6 и -6а) (Приложение 5) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором.

    График  отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. Эта форма в органах казначейства в отличие от других организаций не содержит согласование с профсоюзным органом из-за отсутствия такового. (Приложение 6).

    Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником(ами) (форма № T-8 и 8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). (Приложение 7).

    Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (форма № Т-9 и № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки (Приложение 8).

    Служебное задание для направления в  командировку (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении (Приложение 9).

    Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма № Т-11 и -11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

    Первичный учёт труда и его оплаты осуществляется в Табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12 и код по ОКУД 0504421)(Приложение 10). Эта форма применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Каждому из работников организации присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению. Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении. В табеле регистрируются только случаи отклонений. В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию, после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости.

    Надёжное  хранение и быстроту получения различного рода информации по кадрам обеспечивает автоматизированное ведение учёта  труда. Программный комплекс позволяет формировать необходимые отчеты и делать выборку данных по различным критериям запроса.

    Бухгалтерский учёт труда и заработной платы  государственных служащих осуществляется в соответствии с Инструкцией  по бюджетному учету (Приказ N 25н). Бюджетный бухгалтерский учёт значительно отличается от хозяйственного. План счетов имеет сложную структуру и приближен к международному учёту. Однако, он наиболее удобен для разработчиков автоматизированных систем бухгалтерского учёта. Сами по себе проводки только с указанием номеров счетов уже являются закодированной цифрами операцией: по двадцатишестизначным номерам счёта можно достаточно верно определить содержание операции, а также каким учреждением какого ведомства она проводилась. Первые семнадцать знаков номера счета бюджетного бухгалтерского учёта указывают код классификации доходов, ведомственную и функциональную классификацию расходов бюджета, классификации источников финансирования дефицита бюджетов. По восемнадцатому разряду определяется вид деятельности  (бюджетная или внебюджетная) организации. С девятнадцатого по двадцать третий знаки являются по сути номерами счетов синтетического и аналитического счёта. Последние три разряда номера счёта бюджетного бухгалтерского учёта –это классификация операций сектора государственного управления (КОСГУ), которые сопоставимы со статьями экономической классификации расходов Бюджетной классификации расходов Российской Федерации. Операции по начислению заработной платы штатным сотрудникам бюджетного учреждения, работающим по трудовым договорам и соглашениям, и работникам, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, в бюджетном учете отражаются на разных статьях экономической классификации расходов (ЭКР). Порядок отнесения различных видов заработной платы на соответствующие статьи ЭКР регламентирован Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, а также уточнен и детализирован Письмом Минфина Российской Федерации от 1 апреля 2005 года №02-14-10/607 «О применении экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации».

    Так как первые семнадцать знаков номера счёта бюджетного учёта содержат информацию о подведомственности учреждения и его виду деятельности, они уникальны для каждой организации и каждой операции, в зависимости от отнесения по той или иной бюджетной классификации. Проставление вручную на документах бухгалтерских проводок с двадцатишестизначными номерами громоздко и нецелесообразно при ведении автоматизированного  учёта. Поэтому для краткости отражения сути в  корреспонденции счетов указываются последние девять разрядов номеров счетов бюджетного бухгалтерского учёта.

    При начислении и выплате работникам бюджетных учреждений пособий за счет средств Фонда социального  страхования Российской Федерации  следует иметь в виду, что в соответствии с требованиями статьи 8 Федерального закона от 29 декабря 2004 года №202-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) выплачивается работникам за первые два дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, а с третьего дня временной нетрудоспособности - за счет средств фонда. Схема алгоритма расчёта пособия по временной нетрудоспособности представлена в Приложении 11.

    Из  начисленной заработной платы производятся следующие удержания:

 - налог на доходы физических лиц (НДФЛ);

 - подотчетные  суммы, не подтвержденные авансовым  отчетом и не возвращенные во время;

 - суммы  материального ущерба, подлежащие  взысканию с виновных лиц;

 - алименты.

    В Плане счетов бюджетного учета предусмотрен счет 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из заработной платы». Учёт выплаты заработной платы производится с отражением по счетам учёта наличных денежных средств бюджетного плана счетов. Типовые проводки по операциям бюджетного учёта труда и заработной платы представлены в Приложении 12. Пример корреспонденции счетов в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области за январь 2007 года приведён в Приложении 13.

    При автоматизированном ведении учёта  труда и заработной платы в  федеральных государственных учреждениях обычно используются программные комплексы, в которых предусмотрены отдельные модули по кадрам, зарплате, банковским операциям и  кассе. Поэтому в большинстве случаев проводки содержатся документах подсистем программы по банковским и кассовым операциям, как например, в рассматриваемой организации - Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области.

  2.4. Учёт труда рабочих и служащих в подсистеме "Кадры" программного комплекса АКСИОК.

    В Отделении по Шацкому району УФК  по Рязанской области при автоматизированном ведении бюджетного бухгалтерского учёта используется программный комплекс «АКСИОК», предоставленный фирмой «Рассвет». Фирма-разработчик действует с 1994 года и держит на рынке ПО стабильные позиции.

     Программный комплекс «АКСИОК» состоит из нескольких подсистем:»Кадры», «Зарплата», «Банк», «Касса», «Учёт материальных ценностей», «Сводный учёт и отчётность». Нормативно-справочная информация выведена также в отдельный модуль и используется при работе всех подсистем.