Автоматизация учета поступления материалов и её реализация в программе 1С: «Предприятие» 7.7

Одновременно отражают налог на добавленную стоимость:

Д-т 19 «НДС по приобретенным  ценностям»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

После оприходования  и оплаты материалов НДС, уплаченный поставщикам, относится на расчеты  с бюджетом по НДС.

Д-т 68 «Расчеты по налогам  и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

К-т 19 «НДС по приобретенным  ценностям».

В зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке мате риалов могут быть также сделаны следующие бухгалтерские записи:

Д-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей»

К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п.

Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, осуществляется по учетным ценам  и отражается записью:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

В результате произведенных  записей по каждой партии материалов на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» возникает  разность между оборотом дебета и  оборотом кредита. Если дебетовый оборот оказывается больше кредитового, это означает, что фактическая себестоимость заготовленных материалов выше учетной цены. На эту разницу делается бухгалтерская запись:

Д-т 16 «Отклонение в  стоимости материальных ценностей»

К-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей».

В результате этого обороты  по дебету и кредиту счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» будут отражать сумму заготовленных  производственных запасов по фактической  себестоимости.

Если оборот по кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» превышает дебетовый оборот этого счета, значит, учетная цена выше фактической себестоимости. В этом случае делают бухгалтерскую запись отрицательными числами («красное сторно»):

Д-т 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

К-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей».

При таком порядке  учета поступления материалов их фактическая себестоимость будет  слагаться так: сальдо счета 10 «Материалы»  по учетным ценам плюс или минус сальдо счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Аналитический учет по счету 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» ведут по группам материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений.

Остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца представляет собой стоимость материалов, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков.

Известен вариант учета  заготовления материалов без сальдо по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», при котором в конце месяца делается запись без оприходования материалов на складе:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей».

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются.

Во втором случае (учет ведется только по фактической себестоимости) оприходование материалов, полученных от поставщиков, отражается записью:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

НДС по оприходованным материалам отражается бухгалтерской проводкой:

Д-т 19 «НДС по приобретенным  ценностям»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Следует отметить, что  материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда  они поступили — до или после  получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца, отражается:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны  записи:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Для обеспечения сохранности  материальных ценностей в организации  не реже одного раза в год проводится инвентаризация.

Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются на счет 10 «Материалы», а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом делается запись:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 91 «Прочие доходы и  расходы», субсчет «Прочие доходы ».

 

2.3. Описание бизнес-процессов

 

Для описания существующих процессов организации предназначена функциональная модель IDEF0.

В рамках методологии IDEF0 (Integration Definition for Functional Modeling) процесс  представляется виде набора элементов - работ, которые взаимодействуют между собой, а так же показываются информационные, трудовые и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой (рис.1).

Рис.1. Контекстная диаграмма

Для более подробного рассмотрения необходимо декомпозировать данную диаграмму на три работы (рис.2).

Рис.2. Диаграмма декомпозиции 
3. Автоматизация учета поступления материалов и её реализация в программе 1С: «Предприятие» 7.7

 

3.1. Автоматизация учета  поступления материалов

 

Для отражения учета  поступления материалов в программе 1С: «Предприятие» 7.7 предназначен журнал «Учет материалов» (рис.3), который можно открыть через пункт меню «Журналы» на панели инструментов.

 

Рис.3. Журнал «Учет материалов»

 

Поступление материалов от поставщиков оформляется электронным  документом «Поступление материалов» (рис.4), находящимся в журнале «Учет материалов», либо в пункте меню «Документы».

 

Рис.4. Документ «Поступление материалов»

 

Данный документ формирует  печатную форму документа «Приходный ордер» (прил.1).

В этом документе необходимо отразить и заполнить некоторые обязательные реквизиты:

• входящий документ – накладная от организации поставщика;

• счет-фактура полученный – при ее наличии оставить настройку по умолчанию, вписать номер и дату;

• включать НДС в стоимость

Для заполнения материальных ценностей по наименованиям в табличную часть предусмотрены 2 основных возможности:

1. Меню «Действие»/ «Новый», клавиша «Insert», пиктограмма;
2. Кнопка «Подбор».

В обоих случаях при  добавлении элементов в табличную  часть программа автоматически  открывает справочник «Материалы» (рис.5)

Рис.5. Справочник «Материалы»

 

При внесении в первом случае, выбрав 1 элемент из справочника, программа автоматически его  закрывает. При использовании кнопки «Подбор» справочники «Материалы»  при выборе элементов не закрывается, и программа задает следующие вопросы:

• количество оприходованных единиц на склад;
• общая сумма оприходования.

Документ «Поступление материалов» формирует бухгалтерские  проводки (рис.6)

 

Рис.6. Бухгалтерские проводки

Так же поступление материалов может быть произведено через подотчетное лицо, в этом случае операция найдет свое отражение в журнале «Авансовые отчеты» (рис.7), находящийся в меню «Журналы».

 

Рис.7. Журнал «Авансовые отчеты»

 

В этом случае операция поступления материалов оформляется с помощью авансового отчета (рис.8). Сделать это можно либо через журнал «Учет расчетов с подотчетными лицами», либо через пункт меню «Документы».

 

Рис.8. Авансовый отчет (лицевая сторона)

Документ «Авансовый отчет» имеет печатную форму (прил.2).

В этом документе необходимо отразить и заполнить некоторые обязательные реквизиты:

• сотрудник
• назначение аванса
• получено (от кого, дата, сумма)

Авансовый отчет так  же имеет обратную сторону (рис.9)

 

Рис.9. Авансовый отчет (обратная сторона)

 

На обратной стороне  авансового отчета заполняются следующие  реквизиты:

• документ, подтверждающий производственные расходы, его номер и дата;
• корреспондирующий счет;
• тип объекта аналитического учета;
• объект аналитического учета;
• количество и сумма.

Документ «Авансовый отчет» формирует бухгалтерские  проводки (рис.10).

 

Рис.10. Бухгалтерские  проводки

 

 

3.2. Формирование отчетности по учету поступления материалов

 

Отчетность по учету  поступления материалов включает:

1. Оборотно-сальдовую ведомость по счету (прил.3). Для вывода данного отчета следует выбрать пункт "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" в меню "Отчеты" главного меню программы. При выборе пункта "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" на экран будет выведен запрос параметров ведомости (рис.11). В этом запросе надо указать:

- за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

- по какому счету формировать ведомость;

- виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;

- значение субконто (или  группа субконто) указанного вида;

- вариант использования субконто;

- включать ли в отчет  суммарные остатки и обороты  по группам субконто (флажок "Группы" установлен).

 

Рис.11. Запрос параметров оборотно-сальдовой ведомости

 

2. Журнал-ордер по счету (прил.4) представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Для получения данного  отчета надо выбрать пункт "Журнал-ордер  и ведомость по счету" меню "Отчеты" главного меню. На экран будет выведен  запрос параметров отчета (рис.12).

В запросе настройки  отчета надо указать:

- за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

- по какому счету формировать отчет;

- выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);

- выводить ли обороты  по субсчетам (флажок "Данные  по субсчетам" установлен) или  только по счетам в целом  (флажок "Данные по субсчетам"  снят);

- выводить ли остатки  на начало и конец периода, суммарные обороты за период и обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета;

- вариант детализации  отчета:

Проводка каждая строка отчета соответствует проводке;

Операция каждая строка отчета соответствует операции;

Дата каждая строка отчета соответствует дате;

Неделя каждая строка отчета соответствует неделе;

Декада каждая строка отчета соответствует декаде,

Месяц каждая строка отчета соответствует месяцу;

Квартал каждая строка отчета соответствует кварталу.

 

Рис.12. Запрос параметров журнала-ордера

3. Анализ счета по субконто (прил.5) содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета. Этот отчет может быть сформирован только для счетов, по которым ведется аналитический учет. Для получения данного отчета выберите пункт "Анализ счета по субконто" меню "Отчеты" главного меню. На экран будет выведен запрос параметров вывода данного отчета (рис.13).