Автоматизация учета поступления материалов и её реализация в программе 1С: «Предприятие» 7.7

2. При организации  АРМ бухгалтера используются  также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание определенного участка учета.

Объединение микро-ЭВМ в  локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность.

Информационное обеспечение  компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного.

Основными носителями внешней  информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств.

Выходная документация включает сводные, сгруппированные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы, базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяется способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.

Пофайловая организация  информационного обеспечения состоит  в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам:

1. По смысловому  содержанию.

2. По способам использования.

3. По назначению.

4. По организации.

По роли в машинной обработке  и технологии использования массивы  классифицируются следующим образом:

1. Постоянные массивы.

2. Текущие (переменные) массивы.

3. Промежуточные массивы.

4. Выходные массивы.

5. Хранимые массивы.

6. Поисковые (информационные) массивы.

7. Служебные массивы.

Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющей собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о файле.

База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, то есть специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер и т. д. Удовлетворение их информационных потребностей – это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

 

2. Организация информационной базы  учета поступления материалов

 

2.1. Описание объекта автоматизации

 

Методологические основы формирования учета информации о  материально-производственных запасах  организации установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01).

Материалы – один из важнейших  элементов производственного цикла  любой организации; они представляют собой предметы труда, которые используются для изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг. Их особенность состоит в том, что, участвуя в процессе производства, материалы полностью потребляются в каждом его цикле и полностью переносят свою стоимость на вновь созданную продукцию (работы, услуги).

В зависимости от той  роли, которую играют производственные запасы в процессе производства продукции, выполнения работ и оказания услуг, их подразделяют на следующие группы:

- сырье и основные материалы;

- вспомогательные материалы;

- покупные полуфабрикаты;

- возвратные материалы (отходы);

- топливо;

- тара и тарные материалы;

- запасные части.

Классификацию материалов удобно использовать для построения синтетического и аналитического учета, составления статистических отчетов, информации о поступлении и расходе материалов в производственно-хозяйственной деятельности организации, для определения остатков.

Материальные запасы принимаются  к учету по фактической себестоимости, которая исчисляется в зависимости от способа приобретения (получения) данного имущества.

При приобретении материалов за плату  у других организаций их фактическая  себестоимость складывается из всех затрат на приобретение за исключением  налога на добавленную стоимость. Фактические  затраты могут включать:

• суммы, уплаченные поставщикам в соответствии с договором;
• суммы, уплачиваемые другим организациям за информационно-консультативные услуги, связанные с приобретением запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи; не возмещенные налоги, уплачиваемые в связи с поступлением каждой единицы запасов;
• вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям;
• затраты по заготовлению и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию грузов;
• иные затраты на приобретение материально-производственных запасов.

При изготовлении различных  видов материальных запасов собственными силами организации фактическая  себестоимость определяется в сумме  фактических затрат на производство соответствующего вида продукции согласно действующему порядку формирования себестоимости.

Фактическая себестоимость  запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется на основе их денежной оценки, согласованной с учредителями.

При безвозмездном получении  материальных запасов в порядке  дарения фактическая себестоимость определяется по их рыночной стоимости на дату принятия на учет организацией-получателем. При приобретении материалов в обмен на другое имущество (кроме денежных средств) их фактическая себестоимость определяется исходя из стоимости обмениваемого имущества по балансу организации на момент обмена.

Фактическая себестоимость  материальных ресурсов организации  не подлежит изменению, кроме случаев, предусмотренных законодательством  РФ и Положением ПБУ 5/98.

При приобретении запасов  за иностранную валюту производится пересчет их стоимости в рубли по курсу Центрального банка России на дату принятия ценностей к бухгалтерскому учету организацией-получателем в соответствии с договором.

Определить фактическую  себестоимость приобретаемых запасов  от различных поставщиков сразу возможно только при ограниченной номенклатуре потребляемых запасов и по их основным видам. Поэтому текущий учет запасов ведут по учетной стоимости, то есть по средним покупным ценам, по плановой (нормативной) себестоимости и др.

Учетная цена материальных запасов представляет собой себестоимость приобретения (заготовления), которая определяется самой организацией по сложившемуся уровню покупных цен с добавлением расходов на транспортировку, упаковку, погрузку, разгрузку и т.п. В качестве учетной цены могут выступать и так называемые средние или средневзвешенные покупные цены, определяемые расчетным путем по сложившимся уровням цен на начало и конец отчетного периода по отдельным видам запасов. В том и другом случае разница между фактической себестоимостью приобретения и стоимостью запасов по учетным ценам отражается в бухгалтерском учете как отклонения в стоимости материалов.

Способ оценки по себестоимости  каждой единицы применяется для  материальных запасов, которые используются организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или для запасов, которые не могут заменять друг друга.

 

 

 

 

2.2. Характеристика основных  операций по сферам деятельности

 

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

- по договорам купли - продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;

- путем изготовления материалов силами организации;

- внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

- получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

На материалы, поступающие  по договорам купли - продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования - поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

- проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

- проверять правильность расчетов в расчетных документах;

- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

- определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

- передавать документы в подразделения организации (бухгалтерской службы, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной  или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.

Доверенность, в которой не указана  дата ее совершения, ничтожна.

Приемка материалов от организаций  транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли - продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

Поступившие в организацию счета - фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально - технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении  соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных  и сопроводительных документах.

Порядок и сроки приемки  материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.