Автоматизация бухгалтерского учета

5.   Формирование выписок из банка

       Для регистрации выписок из банка  в программе имеется специальный журнал.

       В этом окне вводится выписка из расчетного счета в том виде, в каком  она выдается банком, то есть поступление  денег на расчетный счет отражается по дебету (дебиторская задолженность  банка предприятию), а списание средств со счета – по кредиту расчетного счета. При занесении выписки указывается, какие платежные документы и на какую сумму она регистрирует. Выбор этих документов происходит из списка незарегистрированных документов, если нужного документа нет в списке, то можно тут же занести его. При регистрации документа он автоматически закрывается и проводится.

       Находясь  в журнале регистрации выписок, можно производить операции по вводу  и корректировке, согласно общим  правилам работы с таблицами.

       Внесение  платежного документа в выписку приводит к автоматическому закрытию этого документа и выполнению по нему всех необходимых проводок, согласно закрепленному за этой платежкой  правилу бухгалтерской операции. Если документ уже был закрыт, то он перепроводится заново – старые проводки удаляются и создаются новые. При удалении платежного документа из выписки автоматически происходит открытие этого документа, то есть удаляются проводки, связанные с этим документом.

       Если  у организации несколько расчетных  счетов, то для каждого их них следует открыть отдельный журнал регистрации выписок. Окно регистрации выписок всегда содержит документы только из текущей папки документов. 

       2.6 Типовые операции,  применяемые на предприятии

       В группе типовых операций «Приход  по расчетному счету» находятся правила операций, отражающие поступление денег на расчетный счет предприятия (то есть все возможные проводки по Дебету 51 счета), а в группе «Расход по расчетному счету» - проводки по Кредиту 51 счета. Правила операций по приходу не вызывают затруднений, обычно они задаются всего лишь одной проводкой, например:

       Типовая операция: Поступление от покупателей по счету #

       Содержание:

       Проводка ( Д51, К62, Сумма ) ;

         Типовая операция: Оплата услуг на себестоимость с НДС в том числе

       Содержание:

       Сумма НДС = Сумма ( Приложение, 0 ) ;

       Проводка ( Д20, К51, сумма –  СуммаНДС ) ;

       Проводка ( Д19_5, К51, СуммаНДС ) ;

       Эта операция используется  для отражения  расхода денег за услуги с выделением НДС в том числе, то есть в поле «Сумма» в платежном поручении  необходимо занести полную сумму оплаты. Сумма НДС берется из третьей строки в «назначении платежа».

       Типовая операция: поступление денег из кассы @ без проводок

       Содержание:

       # ключевое слово  без проводки, т.к.  целесообразнее ее  сделать

       # в задаче «Касса»

       Рекомендуется в задаче «Расчетный счет» вести фиктивное входящее платежное поручение без проводки, чтобы сумма поступления денег из кассы отразилась в Выписке банка (если таковая ведется). А в задаче «Касса» оформить расходный кассовый ордер с проводкой ( Д51, К50) с той целью, чтобы правильно была построена кассовая книга. То же самое касается операции

       Сдача денег в кассу @ без проводки

       которая будет выполнена в приходном  кассовом ордере.

       При наличии нескольких расчетных счетов целесообразно ввести отдельные  субсчета на 51 счете с той  целью, чтобы отслеживать движение денежных средств раздельно по каждому расчетному счету и без труда сравнивать сальдо по конкретному расчетному счету с банковской выпиской. Чтобы не составлять правила операций отдельно для каждого расчетного счета, можно написать универсальные операции, в которых будет анализироваться переменная «Раздел» в соответствующей папке документов, то есть фактически номер расчетного счета.

       Типовая операция: Оплата от покупателей @ разные расчетные счета

       Содержание:

       Проводка  ( раздел, К62, Сумма );

       В папке документов  каждого из расчетных счетов определяется переменную раздел, указывая в ней соответствующий  субсчет 51 – го счета. В операции используется эта переменная как  указание одного из  корреспондирующих счетов.

       Если  расход и приход денег по различным  операциям может происходить  с любого расчетного счета, то приходится аналогичным способом исправлять все  правила операций, касающихся 51 счета.

       В группе бухгалтерских операций «Расход» выделены отдельные подгруппы для перечисления налогов от Фонда оплаты труда (ФОТ) и перечисления других налогов. Все проводки по перечислениям налогов настроены на те субсчета  68, 69 счетов, которые существуют в поставляемом программой планом счетов. При изменении нумерации или наименований субсчетов приходится пересматривать все правила операций, касающихся налогов и при необходимости изменять их.

       Для облегчения работы по формированию ежемесячных  платежных поручений на перечисление в бюджет налогов по зарплате, мы пользуемся типовой операцией следующего вида

       Типовая операция: Копия исходящих платежных поручений по налогам от ФОТ

       Содержание:

       ЗаМесяц ( ТекДат) ;

       СпроситьДаты («Укажите даты») ;

       Если ( СКК69_ПФ )

       ДокКопия («ПлатИсхд», 01.01.80, 1,  СКК69_ПФ ) ;

       Если ( СКК69_СОЦ )

       ДокКопия («ПлатИсхд», 01.01.80, 1,  СКК69_СОЦ ) ;

       Если ( СКК69_ФОМС )

       ДокКопия («ПлатИсхд», 01.01.80, 1,  СКК69_ФОМС ) ;

       Если ( СКК69_ТОМС )

       ДокКопия («ПлатИсхд», 01.01.80, 1,  СКК69_ТОМС ) ;

       Если ( СКК69_НДФЛ )

       ДокКопия («ПлатИсхд», 01.01.80, 1,  СКК69_ТОМС ) ;

       Для правильного выполнения необходимо только один месяц сформировать полностью  заполненные платежные поручения  во все фонды, например с номерами 1, 2…9. в момент поставки программы  такие «шаблонные» документы  уже присутствовали в реестре  исходящих поручений. Затем каждый последующий месяц после формирования проводок по зарплате в реестре исходящих платежей вызвать на  выполнение соответствующую типовую операцию клавишей <F8>. В результате сформируются исходящие платежные поручения с текущей датой и номерами, следующими по порядку после последнего введенного подобного документа.

       В одном платежном  документе можно  реализовать взаиморасчеты организации  с несколькими предприятиями. Это  осуществляется посредством занесения  названий организаций в поле «Лицо1» и «Лицо2». Нужно очень внимательно заносить организации в соответствующие поля.

       Типовая операция: Взаиморасчеты

       Содержание:

       Проводка ( Д76, К51, Сумма ) ;

        #Лицо1-аналитика  по 76 счету по организации,  которой платим

       Проводка ( Д60, К76, Сумма, Лицо2, Лицо1 ) ;

       #Лицо2-аналитика  по 60 счету организации,  за которую платим; 

       Строка  НДС

       Типовая операция: Формирование строки НДС

       Содержание:

       Приложение = «В том числе  НДС»+Текст(Сумма * НДС/(100+НДС), «Деньги=);

       Приведенная типовая операция используется для  формирования строки о налогах в платежных документах. Вычисленный НДС можно исправить.

       Данную  операцию можно вызвать  клавишей <F8> при выписке любого платежного поручения. Строка о сумме НДС поместится в третью строку поля «назначение платежа». Если при выполнении определенного оправила операции, например, «оплата поставщику по счету», печать строки о сумме НДС необходима всегда, то более удобный способ вызова данной типовой операции следующий:

• В этой ключевой фразе сформировать строку Приложение, как указано выше и установить флаг «Выполняется при закрытии и редактировании». Тогда в момент выборки в платежном поручении соответствующего правила автоматически появляется  заполненная третья строка «назначения платежа» с вычисленным значением НДС, при условии, что поле «Сумма» в документе будет заполнено.

       Чтобы не создавать множество однотипных бухгалтерских операций, целесообразно  в названии ключевой фразы (которая  будет печататься  в первой строке поля «назначение платежа» платежного поручения) вводить общую фразу, например. «оплата за» вместо нескольких ключевых фраз типа «оплата за товар», «оплата за услуги», «оплата за электроэнергию» с одной и той же сутью (Д60, К51). А любую сопутствующую и более конкретную формулировку ввести во второй строке поля «назначение платежа» платежного документа.  

       2.7 Формирование и печать отчетов

       Отчетные  документы не требуют заполнения, они автоматически формируются  на основании первичных документов и бухгалтерских проводок. Большинство  отчетных форм вызываются через локальные меню таких окон, как «Организации», «Платежные поручения» и другие. Некоторые формы, не имеющие привязки к конкретному окну, можно вызвать через верхнее меню. Полная сводка всех отчетов с указанием места, откуда их можно сформировать, приведена в таблице 1. 

       Таблица 1

        

      Сальдо  по счету

      Это наиболее простая и в то же время  одна из самых часто употребляемых  отчетных форм. Она вызывается из основного  меню в любой задаче.

      Для ввода начальных данных и отображения итогов расчета используется одно и то же окно. Определив номер счета и интервал дат, следует нажать кнопку «Рассчитать» и программа производит необходимые расчеты, в момент выполнения которых в статусной строке экрана высвечивается соответствующее сообщение. Результаты расчета отображаются в соответствующих полях диалога. Не выходя из этой панели, можно поменять интервал дат или номер счета и произвести расчет снова.

      Если  в поле «Для лица» указать какой-либо объект аналитического учета, например организацию или группу организаций, то можно рассчитать конкретное сальдо по указанному счету для данного лица.

      Обороты между счетами

      Отчет похож на предыдущий, но рассчитывается оборот между двумя счетами в  целом или в разрезе отдельных аналитик. При задании параметров допускаются самые различные сочетания счетов и аналитик. Например, возможны следующие варианты.