Автоматизация бухгалтерского учета

       Задача  «Расчетный счет» комплекса имеет  типовой интерфейс. Набор команд и их расположение в меню примерно одинаковы во всех задачах. Основное (верхнее) меню включает в себя следующие пункты:

       ДОКУМЕНТЫ. Здесь находятся команды управления первичными документами. Для каждого вида документов, обрабатываемых в задаче, есть специальный реестр - список документов данного вида. В процессе работы в него заносятся новые, корректируются или удаляются старые. Находясь в соответствующем реестре можно, кроме того, отфильтровать документы по каким-либо признакам или сформировать отчетные формы, анализирующие отобранные в данный момент документы.

       СПРАВОЧНИКИ. В этом пункте находятся различные справочники, в соответствии с которыми оформляются документы и ведется номенклатурный и бухгалтерский учет. В каждой задаче для выбора предлагаются как общие, так и специфические, относящиеся только к этой задаче справочники: организаций, банков, сотрудников, частных лиц, видов валют, складов, должностей... Справочники также доступны для редактирования. Кроме того, находясь в них, можно сформировать ряд отчетных форм, анализирующих состояние объектов справочника, например, получить справку о взаиморасчетах с организацией.

       ОТЧЕТЫ. Отсюда вызываются основные отчеты, которые составляются на данном рабочем месте - это могут быть бухгалтерские, налоговые, номенклатурные и прочие отчеты и справки, относящиеся к данной задаче. Здесь необходимо заметить, что кроме основных отчетов в каждой из задач есть очень много дополнительных, которые вызываются из локальных меню различных окон и на первый взгляд невидны.

       УСЛУГИ. В этом пункте представлены вспомогательные команды, предназначенные для удобства работы и общей настройки задачи. Например: вызов встроенного калькулятора, календаря  и текстового редактора, команды работы с открытыми окнами задачи, а также настройки принтера.

       ПОМОЩЬ. Пункт, предназначенный для получения (чтения) общей информации о задаче или комплексе в целом: порядок работы, термины, правила работы....

       ВЫХОД. Содержатся команды выхода из программы СБиС++ и переключения между задачами.

               Для перехода в главное меню надо либо нажать клавишу <F10>, либо щелкнуть левой клавишей мыши на нужном пункте меню. 
 
 
 

       2.2 Основные команды, используемые  при работе в задаче

       При работе используются следующие команды  управления.

      Для большей наглядности  представления информации в документах можно сделать цветовые пометки. Соответствующая команда вызывается либо комбинацией клавиш <Ctrl+W>, либо через локальное меню любого реестра документов. Никакой смысловой нагрузки в программе эти отметки не имеют, поэтому можно использовать их по своему усмотрению (к примеру, для выделения оплаченных накладных).

      Документы помечаются путем изменения цвета  номера документа. Для этого используется три цвета: красный, зеленый, белый. Произведенная таким образом отметка, в отличие от обычной (при нажатии клавиши <пробел>), сохраняется от сеанса к сеансу.

      Для ввода отметки нужно встать на нужную запись или отметьте необходимые записи (клавишей <пробел>) и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+W>. Откроется окно диалога, в котором необходимо выбрать нужный цвет (для снятия отметки - нормальный).

      Комбинация  клавиш <Alt+W> позволяет переключать цвет документа последовательным перебором. В ряде случаев это может оказаться более удобным. 

3.   Формирование и учет первичных документов по расчетному счету

       В задаче ведется четыре журнала регистрации  платежных документов – два для исходящих документов: исходящие платежные поручения и исходящие требования, и два для входящих документов: входящие платежные поручения и входящие платежные требования.

       В отличие от других задач комплекса  в папках документов данной имеется  дополнительный параметр – расчетный счет. Он предназначен для указания расчетного счета предприятия. Значением этого поля будут инициализироваться все документы, создаваемые в данной папке. Если это поле не заполнено, то при вводе документы будут инициализироваться текущим расчетным счетом из конфигурации системы. Возможность настройки папки документов на конкретный расчетный счет особенно актуальна в случае, если в организации имеется несколько расчетных счетов. 

       Ввод  и редактирование документов

       В окне редактирования платежного документа предлагается заполнить или откорректировать следующие поля: дату, номер и тему документа, плательщика или получателя (Лицо1) и их расчетный счет, аналитику (Лицо2), дату оказания услуг и назначение платежа.

       При вводе плательщика или получателя автоматически в документ переносятся все данные о нем: расчетный счет, банк и др. Если у организации несколько расчетных счетов, то программа выберет первый из них. Для смены его необходимо, перейдя к соответствующему полю и нажав клавишу «стрелка вверх», выбрать нужный (тут же можно завести новый при необходимости). В соответствии с выбранным счетом устанавливаются и параметры банка.

       Аналитика (Лицо2) вводится чаще всего в том случае, если данная платежка реализует взаимозачет или платеж не между нашей и другой организацией, а между двумя сторонними организациями (мы платим кому-то за кого-то).

       Поле  «Оплата (по документам)» реализует  механизм связи между документами. Переместив курсор на это поле и  нажав <Ins> мы увидим список видов документов, по которым СБиС может регистрировать оплату. Выбрав нужный вид документа, мы получим соответствующий реестр. Нужно подвести курсором к тому документу, за который производится оплата   (счет, заказ, накладная и т.п.) нажать <Enter>. При этом в платежку будет скопирована информация об организации, указанной в качестве Лица1 в выбранном документе, и все ее атрибуты. Сумма платежки вычисляется автоматически, как сумма всех оплачиваемых ее документов. Если необходимо провести частичную оплату, то можно, после выбора документа, нажать клавишу <F3> на соответствующей записи в табличке «Оплата (по документам)» и изменить сумму. У документа, на основании которого производится оплата, проставляется признак полной или частичной оплаты.

       В тех случаях, когда мы платим определенную сумму, например поставщику, и не можем точно сказать, какие документы и в каком размере оплачиваются, можно поступить следующим образом. Сначала отобрать те документы, которые можно оплатить в принципе, на сумму заведомо большую, чем сумма планируемого платежа (для этого можно воспользоваться отметкой записей клавишей «Пробел»). Затем занести в платежку нужную сумму. Если сумма платежки окажется меньше суммы документов оснований, то программа запросит о необходимости удалить лишние документы. В случае утвердительного ответа список оплачиваемых документов будет сокращен до необходимого количества. При необходимости будет так же уменьшена сумма оплаты последнего из документов в списке.

       Поле  «Назначение платежа» состоит из трех строк. В первой вводится правило бухгалтерской операции, вторая и третья заполняются произвольным текстом. При печати все три строки образуют единое целое. Рекомендуется в качестве правила операции заносить общую часть строки «Назначение платежа», а все нюансы отражать в последних двух строчках.

       Например:

       Назначение  платежа:

       Оплата  по счету № #

       от 20.08.2005

       включая НДС 2345.

       В этом примере фраза «Оплата по счету № #» является названием типовой операции, а две последующие строки произвольным текстом. Вместо значка «#»   в названии типовой операции при печати будут поставлены номера документов из поля «Оплата (по документам)». Итоговая фраза «Назначение платежа» при печати платежки будет следующей:

       Назначение  платежа:

       Оплата  по счету № 123 от 20.08.2005 включая НДС 2345.

       Строку  «НДС» удобно формировать с помощью  типовой операции, либо закрепив ее в основной операции, либо вызвав дополнительную операцию клавишей <F8>. Причем, если автоматически подсчитанная сумма не понравится, ее можно будет исправить.

       Платежные документы можно проводить только после того, как они проведены  банком. Поэтому, когда вводится платежный  документ в журнал регистрации, рекомендуется  не закрывать его сразу. Вообще, несмотря на то, что программа позволяет  закрывать и проводить документы непосредственно в их журналах регистрации, более правильным будет закрытие документов выпиской из банка. Обусловлено это, прежде всего, датой проведения документа, которая может не совпадать с датой его выписки.

       Если  документ закрыть без регистрации его выпиской, то дата проводок, выполненных по документу, будет совпадать с датой самого документа, если же документ зарегистрирован выпиской, то дата проводок будет совпадать с датой выписки. 

       2.4 Особенности валютных платежей

       В программе имеются несколько форм валютных платежек. По форме учета операций  по валютному счету практически не отличается от обычных. Для валютного счета необходимо завести отдельную папку документов, определив ее как «Валютная». В этом случае во всех оформляемых платежках будет присутствовать курс валюты и валютный эквивалент суммы документа.

       Некоторая особенность валютных платежей, а  точнее имеющихся в программе  форм связана с тем, что они  рассчитаны на то, что каждый платеж выполняется согласно какому-либо договору. Так как данные из этого договора используются в печатной форме платежного документа, то при оформлении платежки должна быть явно или косвенно указана связь с соответствующим договором. Для явного указания связи с ним можно воспользоваться полем «По документу», выбрав для его заполнения конкретный договор. Косвенная связь устанавливается в том случае, когда оформляется платежка на основании счета, а тот в свою очередь был оформлен на основании договора.