Аудит расчетов с подотчетными лицами

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура проверки соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках кассовых операций.

· “Подотчет.4.1.1.”  – проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам.

К представительским  расходам относятся затраты, связанные  с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских  расходов с себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

· “Подотчет.4.1.2.”  – проверка правильности ведения  аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм;

· “Подотчет.5.1.1.”  – проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных  лиц предприятию и предприятия  подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Аудиторское заключение.

Жмыхову С.М. выдана под отчет сумма на приобретение товарно-материальных ценностей в  размере 100 руб. 00 коп.

На выданном ему  авансовом отчете подотчетное лицо указал наименование предприятия (Стройавтомаш), отдел где он работает (торговый), должность (водитель), Ф.И.О. (Жмыхов С.М.) и дату составления отчета (15 июня 2000 года). Также указано место, откуда были получены деньги (из кассы завода).

На обратной стороне  авансового отчета произведены подтверждающие записи по расходу денежных средств  в разрезе каждого приложенного оправдательного документа (в данном случае чек АЗС на сумму 84 руб. 00 коп.), подсчитана общая сумма расхода денег. Мы видим, что выданная сумма была израсходована не полностью. (израсходовано только 84 руб. из 100 руб. остаток 16 руб.). поставлена подпись подотчетного лица.

Затем авансовый  отчет был сдан в бухгалтерию, где ему был присвоен определенный номер (№ 50), проверка правильности отражения операций по расходу денежных средств подотчетным лицом, соответствие сумм расходов приложенным документам (отчет проверен к утверждению 84 руб. 00 коп.) подписан главным бухгалтером, утвержден руководителем. Имеются их подписи.

Далее выводится  сальдо конечное и проставляется  корреспонденция счетов.

По дебету счета 19/3 “НДС по приобретенным материальным ресурсам” учитываются уплаченные (причитающиеся к оплате) предприятием суммы НДС, выделенные в расчетных документах по приобретению сырья, материалов, полуфабрикатов и других видов производственных запасов.

По дебету счета 10/3 “Топливо” учитывается наличие  и движение нефтепродуктов и смазочных  материалов, предназначенных для  эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства и др.

В расчетах с данным подотчетным лицом имеют место  следующие бухгалтерские проводки:

Д 10/3 – К 71 на сумму 72 руб. 97 коп.

Д 19/3 – К 71 на сумму 11 руб. 03 коп.

Данные операции отражены так же в журнале-ордере № 7.

Неиспользованные  суммы аванса удержаны проводкой  Д 70 – К 71 в размере 16 руб. 00 коп.

Вывод: в ходе аудиторской проверки выявлено следующее нарушение по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено, однако на предприятии нет документов подтверждающих наличие купленного бензина. Нет ни приходования, ни списания бензина.

В авансовом отчете Капишниковой Н.С. указаны название предприятия, отдел где она работает, должность фамилия. Дата составления  авансового отчета указана не конкретно (стоит только месяц и год). Нет записи от кого были получены деньги, сколько израсходовано и остаток.

Авансовому отчету присвоен номер 49, проверен главным  бухгалтером и утвержден руководителем  предприятия, стоят их подписи.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

1. приходный ордер  № 407 от 4.07.2000 г.

поставщик ЗАО “Мост”, где указаны наименование приобретенных  подотчетным лицом товров (клей, корректор), единица измерения (шт.), количество единиц, цена и сумма.

Подсчитана общая  сумма расхода (37 руб. 00 коп.), проставлены подписи (Сдал. Принял).

2. Чек ЗАО “Мост”  на сумму 37 руб. 00 коп.

3. Копия чека ЗАО  “Мост” о том, что проданы  канцтовары за наличный расчет  на сумму 37 руб. 00 коп. (Цифрами  и прописью).

Имеется печать, дата (25.05.2000), подпись (проставлены на документе).

Сравнивая даты, проставленные  на документах, мы видим, что канцтовары были приобретены раньше, чем выдан  чек. Это объясняется тем, что  на начало месяца Капишникова имела  в подотчете сумму 450 руб. 00 коп. (по данным журнала-ордера № 7).

По операциям с  подотчетным лицом составлена следующая  корреспонденция счетов:

По дебету счета 10/1 “Сырье и материалы” учитываются  вспомогательные материалы, которые  участвуют в производстве продукции  или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу.

1. Приобретение товарно-материальных  ценностей подотчетным лицом:

Д 10/1 – К 71 на сумму 37 руб. 00 коп.

2. Возмещены и  удержаны не использованные суммы  аванса:

Д 70 – К 71 на сумму 300 руб.

3. Остаток на конец  месяца у Капашниковой по дебету  составил 113 руб. 00 коп.

Данные операции отражены также в журнале-ордере № 7.

Вывод: в ходе аудиторской проверки существенных нарушений по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено. Нарушением является само оформление авансового отчета и его недозаполненность.

Авансовый отчет  Казакова Н.Г. содержит в себе название организации, должность, Ф.И.О. подотчетного лица, дату составления авансового отчета.

Указана израсходованная  сумма денег (818 руб. 00 коп.)

Авансовому отчету присвоен № 52, проверен главным бухгалтером  и подтвержден руководителем  предприятия на сумму 818 руб. 00 коп. (имеются  их подписи).

На обратной стороне  авансового отчета – дата уплаты за оказанные услуги, за приобретенные  товары, кому за что и по какому документу уплачено и соответствующие суммы.

В итоге общая  сумма израсходованных средств  составляет 818 руб. 00 коп. имеется подпись  подотчетного лица.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

1. Чек ОАО “Кемвод”  на сумму 461 руб. 00 коп.

2. Копия чека ОАО  “Кемвод” на эту же сумму  (цифрами и прописью) . стоит печать  подпись дата.

3. Счет-фактура №  1093 от 30.05. 2000, которая заполнена согласно  стандартам на общую сумму  357 руб. 00 коп., в том числе НДС  в размере 56 руб. 67 коп. Имеется печать, подпись руководителя предприятия, главного бухгалтера, получателя (подотчетного лица).

4. Квитанция к  приходному кассовому ордеру  № 972 от организации ОАО “Кемвод”  на сумму 357 руб. 00 коп.(сумма указана  цифрами и прописью), в том числе НДС 56 руб. 67 коп.). стоят дата, штамп, подписи главного бухгалтера и кассира и расшифровка подписи.

По данным журнала-ордера № 7 мы видим, что Казаков Н.Г. на начало месяца имел в подотчете денежных средств на сумму 850 руб. 00 коп., а  также, являясь начальником цеха, он получает в подотчет 8529 руб. 00 коп., которые тут же передаются в кассу и сопровождаются проводкой:

Д 50 – К 71 на сумму 8529 руб. 00 коп.

Здесь представлена следующая корреспонденция счетов:

Д 26/31 – К 71 на сумму 461 руб. 00 коп.

Д26/31 – К 71 на сумму 300 руб. 33 коп.

Д 19/5 – К 71 на сумму 56 руб. 67 коп.

Общий итог по кредиту  счета 71 составляет 818 руб. 00 коп.

Оставшаяся сумма  в размере 32 руб. 00 коп. переходит  в счет заработной платы подотчетного лица

Д 70 – К 71 в размере 32 руб. 00 коп.

Все эти операции нашли отражение в журнале-ордере № 7.

Вывод: в ходе аудиторской проверки никаких нарушений по операциям с данным подотчетным лицом не обнаружено.

Общий вывод: в ходе аудиторской проверки выявлены нарушения в заполнении авансовых отчетов. Особое внимание нужно обратить на правильность и своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты (обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового отчета). Так же ан предприятии нет документов подтверждающих приход бензина, не указано сколько и для какой машины было приобретено бензина.

Была сделана выборочная проверка расчетов с подотчетными лицами и из 3 выборок 2 оказались с нарушениями.

В целом по предприятию  в расчетах с подотчетными лицами ведется учет денежных средств: все операции отражаются в журнале-ордере № 7 соответствующими проводками.

[1] В дальнейшем аудиторские  фирмы и аудиторы, работающие самостоятельно  в качестве индивидуальных  предпринимателей, именуются  “аудиторскими организациями”.

[2] В идеальной ситуации  служба внутреннего  аудита подчиняется  только высшему  руководству или  собственникам экономического  субъекта.