Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО "Торговый дом "Семел"

Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка  предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить отчет о выполнении задания, утвержденный руководителем предприятия и авансовый отчет о расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

     С 1 января 2009 г. нормы суточных для  целей расчета налога на прибыль  организаций отменены (Федеральный  закон от 22.07.2008 № 158-ФЗ). В соответствии с абзацем 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, с 01.01.2009 организация вправе принимать в качестве расходов фактические затраты на выплату суточных в размерах, закрепленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ст. 168 ТК РФ, Письмо Минфина РФ от 27.05.2009 № 03-03-06/1/349). [2]

     При выдаче работнику суточных необходимо учитывать, что при командировках в местность на территории РФ, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств (пункты 11, 20 Положения о командировках).

     Остальные расходы на командировки (проезд,  наем жилого помещения оформление и  выдачу виз и иные расходы, перечисленные  в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) признаются в  размере фактически произведенных работником затрат при условии экономической обоснованности этих расходов и наличии подтверждающих их документов, если локальным нормативным актом организации не предусмотрено нормирование подобных расходов.

     С 01.01.2008 суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах следующих норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ):

     - не более 700 руб. - за каждый  день нахождения в командировке  внутри страны;

     - не более 2500 руб. - за каждый  день нахождения в командировке  за пределами РФ.

     Сумма суточных, выплаченных работнику сверх указанных норм, является объектом обложения НДФЛ. [2]

       Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

       Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

       При командировке работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных  законодательством норм суточных и  квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с  кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

       По  возвращении из командировки и сдачи  авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

       Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

       Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. 

      2.2 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

     Ведение бухгалтерского учета организации  должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

     Существует  целый свод правил, по которым ведется  бухгалтерский учет. И отступление  от этих правил ведет к серьезным  ошибкам в бухгалтерской и  налоговой отчетности, в определении  финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

     К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 25.11.2009). Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление;
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 03.11.2010г.) Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.;
3. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор купли – продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.;
4. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. (ред. от 28.09.2010) содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3);
5. Федеральный Закон "Об аудиторской деятельности" № 119 ФЗ от 07.08.2001 г. (с изменениями на 11 июля 2011 года), определяет правовые основы регулирования аудиторской деятельности в Российской Федерации; раскрывает понятия: аудит, аудиторская деятельность, аудитор, аудиторская организация, обязательный аудит, аудиторское заключение, стандарты аудиторской деятельности и кодекс профессиональной этики аудиторов и другие.
6. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» - определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных;
7. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ № 94н от 31 октября 2000г., в ред. от 18.09.2006 г.) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок;
8. ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 № 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета. [7]
9. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40) (ред. от 26.02.96 г.) содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11);
10. В случае направления работника в командировку за рубеж суточные могут быть выданы либо в валюте страны командирования, либо в валюте общемирового применения (доллары США, евро и т.д.), либо в рублях. Право выдавать в этом случае валюту, в том числе через кассу организации, предусмотрено пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», а также подтверждено разъяснениями Президиума ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 № 10840/07;
11. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7.04.88 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (в части, не противоречащей ТК РФ) содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок;
12. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.05 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (ред. от 24.12.2008 г.);
13. Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (ред. от 09.12.2008 г.);
14. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» К ним относятся:

     - № Т-9 «Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку» (№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»);

     - № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

     - № Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении»;

     - формы №№ Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а;

     - № АО-1 «Авансовый отчет».

     1.3 Типичные нарушения  в учете расчетов  с подотчетными  лицами

     Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

     Основные  нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [12]:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм
1. выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
2. выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
3. выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
4. несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
5. списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов;
1. отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;
2. отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
3. несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
4. отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
5. отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;
1. нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
2. некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов;
4. нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;
1. выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
2. списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;
5. Нарушения порядка учета представительских расходов.
1. несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
2. отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
1. некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
2. неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
3. несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

     Отсутствие  документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Существование таких документов, является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

     Для того, чтобы организовать своевременный  и полный контроль в организации  за движением подотчетных средств  и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

     Приказ  должен содержать сроки, на которые  могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег под отчет.

     В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере  расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», расчеты между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

     При расчетах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с физическими  лицами, вышеуказанных ограничений  не существует.

     В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Исключения составляют лишь чеки ККТ из больших универмагов и супермаркетов, которые по своей структуре содержат реквизиты товара внутри кассового чека, но при наличии такого важного реквизита вышеуказанной статьи как подпись.

     В случае если товарный чек не имеет  подробной расшифровки о приобретенном  товаре, представители организации  должны составить акт, в котором  следует отразить, что конкретно  и для каких целей было приобретено.