Новейшие носители информации

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Понятие и характеристика документированной информации……………………………………………………………….………7

Глава 2. Характеристика материальных носителей информации

2.1 Носитель информации  как материальная составляющая  документа…….15

2.2 Классификация  документов на новейших носителях  информации……...19

Глава 3. Сущность современных носителей документированной  информации

3.1 Оптические (лазерные) носители информации……………………………22

3.2 Магнитные  носители информации………………………………………....24

3.3 Перфорированные  носители информации…………………………………26

3.4 Микрографические  носители информации………………………………..28

Глава 4. Электронная  цифровая подпись как механизм обеспечения  юридической силы документа на новейшем носителе………………………..30

Заключение………………………………………………………………………35

Список используемой литературы……………………………………………..37 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Введение

     Актуальность  темы курсовой работы заключается в том, что понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

     В итоге мы получаем в качестве документированной  информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и  иных носителях.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

     Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

     Высокую степень актуальности имеет в  настоящее время именно документированная  информация (документ). Документы при  формировании единого информационного  пространства органов федерального, регионального и местного уровней  циркулируют довольно активно (в последнее время - больше в электронном формате).

     Современное состояние документальной среды  обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием  информационных технологий. Большое  значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований.

     Документирование  информации позволяет зафиксировать  ее на определенном носителе, придать  ей необходимую организационную  форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.

     Целью курсовой исследовать документы на новейших носителях информации, охарактеризовать и классифицировать их и изучить проблему придания юридической силы таким документам.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     1. Дать определение понятию документированной информации.

     2. Рассмотреть документы на различных новейших носителях информации, описать их типы и дать характеристику

     3.изучить способы придания юридической силы документам на новейших носителях. 

     Источниковая  база:

     Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

     В законодательстве определены условия, при соблюдении которых электронный  документ приобретает статус письменного  документа и может служить доказательством в судебном разбирательстве.

     Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24 ФЗ-«Об  информации, информатизации и защите информации». Определено, что информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления.

     В законе определяются и другие понятия, в частности, даются определения  информатизации, информационным ресурсам, конфиденциальной информации и т.п.

     Регламентирован порядок защиты информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации.

     Закон "Об электроном документе", принятый в январе 2000 г., отражает прежде всего  юридическую точку зрения, поскольку  нацелен на "правовые основы применения электронных документов". Определение  электронного документа в нем звучит так: "электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом" . Что касается самих этих требований, то ключевым является требование к структуре документа, изложенное в статье 7: помимо общей части, информация которой составляет содержание документа, он должен иметь особенную часть, которая "состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей". Другими словами, информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью. При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.

     Степень научной изученности.

     А. Пахчанян в своей статье Придание электронному документу юридической  силы опубликованной в сети Интернет на сайте международной группы компаний «ИНТАЛЕВ» рассматривает проблему придания юридической силы электронным документам. Автор, говорит о том что благодаря закону, регулирующему использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций¹.

      Структура работы: курсовая работа состоит из введения, 4 глав, заключения и списка использованной литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие и характеристика документированной информации 

     Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая  часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутрен-нюю и внешнюю среду.

     Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

     Информационная  инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную  информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

     Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информаци-онных потребностей организации².

     Согласно  Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)³. Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

     Таким образом, документ является первичной  основой информационных ресурсов.

     Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом  их исследований.

     Для историка документ ценен, прежде всего, той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

     В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости  его маршрут по инстанциям, включая  его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.

     У архивиста основные задачи - сохранить  документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.