ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

ФАКУЛЬТЕТ ЗАОЧНОГО СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
 
 
 

                              Кафедра      Делового иностранного языка  
 
 
 
 

Контрольная  работа по дисциплине: 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 

Тема (вариант) № 2   Документ как основной носитель информации. 
 
 
 
 
 

    Студент: 1 курса 2 потока заочной формы обучения

специальность: Социальная работа 

№ студенч. билета СР09з -711  

      Бойцова Александра Николаевна    
 
 
 
 
 

 Ст. преподаватель:   Игнатюк Зоя Ивановна

 Дата сдачи  в деканат       
 
 
 
 

     Мурманск, 2010. 

     СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ          3

I. Понятие о документе         4

II. Характеристика документа как системного объекта   8

2.1. Свойства документа        8

2.2. Признаки документа        10

2.3. Функции документа        10

III. Структура документа        15

3.1. Общая характеристика  структуры      15

3.2. Реквизиты документа        16

IV. Информационная составляющая документа     17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ          18

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ        19 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ:

     Документ -- сложный объект, представляющий собой  единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность -- это задача, которая решается с помощью системного подхода -- методологического  направления в науке, ставящего  своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов -- систем (греч. sistema -- целое, составленное из частей, соединение). Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут  информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а  также конструктивные элементы документа, объединенные в сложное целое.

     Цель  данной контрольной работы: изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа.

 

I. Понятие о документе

     Носителем информации выступает документ. Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделять информационную и материальную стороны документа и рассматривать их отдельно. В нашей стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".

       Cодержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

     По  мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат  отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и  видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

     Закон "Об информации, информатизации и  защите информации" дает нам определение  терминов "информация" и "документ":

     "информация - сведения о лицах, предметах,  фактах, событиях, явлениях и процессах  независимо от формы их представления;

     документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

     Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

     Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы, В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

     Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     Принятый 25.01. 1995 г. Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" в ст. 5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".

     Документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

     Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так  как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

     "Совокупность  документов взаимосвязанных по  признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых  требований к их оформлению"¹ составляет систему документации. Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

     В условиях научно-технической революции  произошло резкое увеличение объемов информации. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Стандарт  определяет унификацию как "выбор  оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров"².

     Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые  за исходные для сопоставления с  ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом"³. Более пространное и детальное определение стандартизации дается в ГОСТе Р 1.0-92. "Государственная система стандартизации РФ. Основные положения". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

     Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на органы стандартизации. Результатом работы по унификации и  стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской  работе), так и на унифицированные  системы документации.

     Унифицированная система документации - "система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности"⁴.

     Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

     Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и  формы собственности.  
 
 
 

II. Характеристика документа как системного объекта

2.1. Свойства документа

     Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств).

     Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность  документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

  Документ  как целостная система состоит  из двух основных слагаемых -- информационной и материальной. Отсутствие одной  из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

  Документ  имеет двуединую природу, т.е. две  стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления  и передачи информации). Тезис о  двойственной природе документа  является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным : признаком  документа. Его форма обычно рассматривается  с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают  внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции  отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят  форму записи информации. Тогда различают  форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между  информацией (сообщением, текстом) и  материальным носителем настолько  тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

2. Функциональность  документа, т.е. его предназначенность  для передачи информации в пространстве и времени. Документ -- полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь  его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность  самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних  и внутренних изменениях.