Понятие «документ». Функции и классификация документов в зависимости от различных признаков

          Письма-ответы

          Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

          Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

          Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.

          Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

          В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Используются  следующие формы изложения отказов:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
• Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
• Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

          Благодарственные письма

          В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.

          Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

          Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:

• Выражаю благодарность...;
• Искренне признателен...;
• С благодарностью отмечаем...;
• Благодарю...;
• Спасибо Вам за...

          Сопроводительные письма

          Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляю информацию...;
• Возвращаем справочные материалы...;
• Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...;
• Посылаем справочную литературу...

          Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа — договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.

         Письма-предложения

         В последнее время широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе:

• изложение с вопроса;
• характеристика взаимоотношений;
• предложение о сотрудничестве.

          В письме уместна формула вежливости. К текст письма могут быть приложены доказательные убедительные ма териалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:

• Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;
• Предлагаем Вам...;
• Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
• Сообщаем, что...;
• Ставим Вас в известность, что...;
• Надеемся на дальнейшее сотрудничество...

          К письмам-предложениям можно отнести следующие вид писем:

• Письма - предложения о сотрудничестве;
• Письма - извещения;
• Рекламные письма (информационные письма).

 
 
 
 

3. Составить  сводный приказ по ОАО “Крона”

1) о  приеме на работу Бахмутской  А.В. на должность заведующей  склада готовой продукции с  01.10.2010 с окладом 1.000.000 рублей с  полной материальной ответственностью. Основание: трудовой договор от ___№___ (ст. 405-406 ТК РБ);

2) о  переводе Обухович М.В. главного  электрика на более легкую  работу – вахтером производственного  корпуса с 08.07.2010 на один год  по состоянию здоровья с оплавтой  труда в размере не менее   среднемесячного заработка перед  трудовым увечьем, в связи с  производственной травмой. Основание:  медицинское заключение, согласие  Обухович М.В. (в связи с трудовым  увечьем ст. 30-34 ТК РБ). 
 
 

ОАО “Крона” 

ПРИКАЗ

10.10.2010 №1-К

Г. Минск 

По личному  составу 

ПРИНЯТЬ:

Бахмутскую  А.В. заведующей склада готовой продукции  с 01.10.2010 с окладом 1.000.000 рублей с  полной материальной ответственностью.

Основание: трудовой договор от 01.10.2010 №215 (ст. 405-406 ТК РБ).

ПЕРЕВЕСТИ:

Обухович  М.В. главного электрика на более  легкую работу – вахтером производственного  корпуса с 08.07.2010 на один год по состоянию  здоровья с оплавтой труда в размере  не менее  среднемесячного заработка  перед трудовым увечьем, в связи  с производственной травмой.

Основание:  медицинское заключение, согласие Обухович М.В. (в связи с трудовым увечьем  ст. 30-34 ТК РБ). 
 

Директор    _____________  А.Г. Букашенко 

С приказом ознакомлен  ___________ А.В. Бахмутская

                                         ___________ М.В. Обухович 

                                                                                   Дата___________20__г. 
 

Литература.

Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение  документации Непогода, А.П.; Семченко, П.А. Год: 2007

Делопроизводство. Организация  и технологии документационного  обеспечения управления Кузнецова, Т.В.; Санкина, Л.В.; Быкова, Т.А. и др. Год: 2002

Делопроизводство и  корреспонденция в вопросах и  ответах Басаков, М.И. Год: 2003