Понятие «документ». Функции и классификация документов в зависимости от различных признаков

    Рукописный  — это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки ) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.

    Печатный  — это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

    Механический  — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, грамориги-налы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т.п.

    Магнитный — это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.

    Фотографический — это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

    Оптический  — это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ)).

    Лазерный  — это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

    Формируется еще один самостоятельный класс  документов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

    Документы, в которых информация зафиксирована  в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей  для введения в память ЭВМ (и считывания ее с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная пленка, магнитные  диски (дискеты), видеодиски и др. —  относятся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.

Классификация по физической (материальной) составляющей документа

    Вторая  атрибутивная составляющая документа  — его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных  оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции  и др. [

Классификация документов по материалу носителя информации

    По  материалу носителя информации выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе.

    Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

    Бумажный  документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.п.

    Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ).

    Пластиночные  документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

    До  изобретения искусственных носителей  информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне  и др. Однако сейчас естественные материалы  в качестве носителя информации используются весьма редко.

Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации

    Каждый  документ имеет определенную внешнюю  форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа  на обыденном уровне отличают книгу  от газеты, грампластинку от дискеты  и т.п., имея при этом в виду, что  документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и др.

    По  материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

    Листовой  — это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша, этикетка). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока — кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал).

    Карточный — это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календарик, открытка).

    Ленточный — это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту, можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-г ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.п.

    Документы, имеющие форму ленты или нитки, хранятся: в барабане, бобине, катушке или кассете.

    Катушка — смешанное устройство с боковыми ограничителями, предназначенное для наматывания носителя записи или сигналограммы. Кассета — сменный прибор в виде коробки, содержащий одну или две катушки, сердцевину, носи_т тель записи, имеющий форму диска. Барабан — запоминающее устройство, в котором носителем информации является магнитный слой на поверхности вращающегося цилиндра — барабана. Бобина — катушка для намотки магнитной ленты или кинопленки.

    Из-за большой длины (до сотни метров или  даже километров) хранить ленту в  развернутом виде непрактично, вед  скручивают либо на плоскости (катушка, кассета, бобина), либо спирально по грани в виде диска.

    Дисковый  документ — носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки). Дискета — малоформатный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминальном оборудовании, обычно на гибкой подложке. Диски помещают в кассету либо дискассету — вид кассеты, содержащий носитель записи или сигналограмму в форме диска.

    Комбинированный документ соединяет в себе две или? более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.п.).

Классификация документовпо обстоятельствам их бытования во внешней среде

    Общим признаком классификации, не относящимся  ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их бытования  во внешней среде, т.е. во времени  и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время  появления документа во внешней  среде и др.

Классификация документов по регулярности выхода в свет

    По  регулярности выхода в свет выделяют периодические документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками, и непериодические документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения. По регулярности выхода в свет различают ежегодник, еже-квартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.п. К периодическим документам относятся: газета, журнал, бюллетень, календарь, экспресс-информация, сериальное и продолжающееся издание. Непериодические документы составляют книги, брошюры, альбомы, карты, афиши, плакаты, перфоленты, перфокарты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.п.

Классификация документов по времени появления во внешней среде

    По  времени появления документа во внешней среде различают оригинал и копию.

    Оригинал  — это подлинный документ. В издательском деле — издание, прошедшее редакционно-издательскую обработку, подписанное в набор или печать ответственными лицами издательства и подготовленное к сдаче на полиграфическое предприятие для изготовления печатной формы. В процессе копирования оригинал — подлинный документ, подвергающийся воспроизведению или размножению. Копия документа — документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние, размер документа, элементы его правового, издательского, делопроизводственного, художественного оформления. Все первоизданные экземпляры одного тиража книги — оригиналы, их переиздания (перепечатки, ксерокопии) — копии.

Классификация документов по месту происхождения

    По  месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей или автономной республики (Крым); национальный или общегосударственный (в масштабах Украины — всеукраинский) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

Типологическая  классификация документов

    Как известно, типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов.^2[2]

    Наиболее  существенные типообразующие признаки для классификации документов —  это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

    Целевое назначение документа — это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д. Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов. Так, целью выпуска документа может быть первичное изложение результатов научного исследования, популяризация научных знаний, систематизация знаний в целях обучения, облегчение поиска необходимых фактических сведений как общего, так и специального характера, отражение творческого наследия писателя и т.п.

    В основу классификации можно положить типологизацию документов по следующим  функционально-целевым установкам:

• ¨     обеспечение управления обществом (официальный документ);
• ¨     обеспечение научной информацией общества (научный документ);
• ¨     обеспечение популяризации достижений науки, техники, производства, их истории (научно-популярный документ);
• ¨     обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ);
• ¨     обеспечение производства (производственный документ); 4 обеспечение общества справочными данными (справочный документ);
• ¨     обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации (информационный документ);
• ¨     обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений (литературно-художественный документ).