Понятие «документ». Функции и классификация документов в зависимости от различных признаков

    Сущность  классификации и типологизации  документов состоит в дифференциации объектов изучения по определенным признакам.

    Классификация предполагает строгое деление документов по законам логики, в основном четырем: единство основания, соразмерность  членов деления, их взаимоисключаемость, непрерывность деления. Важнейший  из перечисленных — закон единства основания деления — требует, чтобы весь объем понятия «документ» был разделен по одному из признаков. Поскольку у документа таких  признаков много, объем понятия  должен делиться всякий раз по новому основанию. Таким образом, классификация  представляет собой дифференциацию документов по одному наиболее существенному признаку. Эта совокупность документов группируется по определенному признаку в вид.

    Типологизация является частным случаем классификации документов. Она связана с группировкой документов на основе их подобия некоторой обобщенной модели, именуемой типом. Это общие, существенные черты определенной группы документов. Сложность типологизации состоит в определении необходимого и достаточного набора наиболее характерных признаков.

    Чаще  всего в качестве типологических признаков выступает функционально-целевое назначение, читательский адрес документа, характер информации, содержащейся в нем (научный, научно-популярный, производственный, справочный, информационный и т.п.). Иногда в основу типологизации изданий кладется жанровый критерий — масштаб .охвата объекта отражения, особенности внутренней структуры издания, особенности (стиль) изложения материала.

    Таким образом, типологическая схема и  схема классификации создаются  в результате разных логических процессов. Различны методика их построения, способы  группировки. Если в основе классификации  лежит прежде всего дифференциация признаков, то в основе типологизации — их интеграция.

    Если  объем понятия делят последовательно, многократно, по убывающей, в пределах одного признака, происходит классификация, т.е. установление места документа  в данном классе, подклассе и т.д. При этом в основу деления берется  один наиболее существенный признак (основание  деления). Если ставится задача выделить в изучаемом массиве документов группу сходных (типичных) черт, осуществляют процесс типологизации, т.е. объединение  понятий (документов) при помощи комплексного критерия, сочетающего в себе несколько признаков (оснований деления). Например, издание — это вид документа, выделяемый по способу документирования; научно-популярное издание — это тип документа, выделяемый по нескольким признакам.

    Классификационный ряд представлен таким образом: вид документа — издание, подвид — книжное издание, разновидность  — книга-игрушка. Типологический ряд  выглядит следующим образом: тип  документа — научный, подтип —  научно-исследовательский, разнотипность  — монография.

    Типологический  критерий может быть использован  как обобщенный признак в совокупности классификационных характеристик  документа. Типовидовые связи документов показаны на рис. 7 — «классификационная схема изданий».

    Общая классификация и типологизация  создают основу для дальнейшей дифференциации документов, подчиненной задачам  конкретных сфер документно-коммуникационной деятельности или специфике отдельных  типов и видов документов.

    Классификация документов позволяет установить специфику  каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии документной информации. Поэтому  очень важно научиться определять вид того или иного документа  по различным признакам, анализировать  его по содержанию, форме и др. Знание классификации и типологизации  документов необходимо для последующего изучения специальных дисциплин  и практической работы в библиотеках  и службах информации. 

Схема 1. Фасетно-блочная схема классификации документов

Классификация по информационной составляющей документа

Блок-фасет 1. Вид документа по характеру знаковых 

                  средств

• •                   Текстовой 
• •                   Иконографический 
• •                   Идеографический 
• •                   Звучащий 
• •                   Матричный 
• •                   Комплексный 

Блок-фасет 2. Вид документа по мерности записи 

                  информации

• •                 Одномерный 
• •                 Двумерный 
• •                 Трехмерный 

Блок-фасет 3. Вид документа по предназначенности 

                  для восприятия

• •                 Человекочитаемый 
• •                 Машиночитаемый 

Блок-фасет 4. Вид документа по каналу восприятия 

• •                 Визуальный 
• •                 Тактильный 
• •                 Аудиальный 
• •                 Аудиовизуальный 

Блок-фасет 5. Вид документа по степени его 

                  распространенности

• •                 Опубликованный 
• •                 Неопубликованный 
• •                 Непубликуемый 

Блок-фасет 6. Вид документа по способу 

                  документирования

• •                 Рукописный 
• •                 Печатный 
• •                 Механический 
• •                 Магнитный 
• •                 Фотографический 
• •                 Оптический 
• •                 Лазерный 
• •                 Электронный 

Блок-фасет 7. Вид документа по уровню обобщения 

                  информации

• •                 Первичный 
• •                 Вторичный 

 

Классификация по физической (материальной)

составляющей  документа

Блок-фасет 8. Вид документа по материальному 

                  носителю информации

• •                 Бумажный 
• •                 Пленочный 
• •                 Пластмассовый 

Блок-фасет 9. Вид документа по материальной 

                  конструкции

• •                 Листовой 
• •                 Кодексовый 
• •                 Карточный 
• •                 Ленточный 
• •                 Дисковый 
• •                 Комбинированный 

Классификация документа по обстоятельствам его

бытования во внешней среде

Блок-фасет 10. Вид документа по регулярности выхода 

                  в свет

• •                 Периодический 
• •                 Непериодический 

Блок-фасет 11. Вид документа по времени появления 

                  свет

• •                 Оригинал 
• •                 Копия 

Блок-фасет 12. Вид документа по месту происхождения 

• •                 Местный 
• •                 Региональный 
• •                 Общегосударственный 

                (национальный)

• •                 Зарубежный (иностранный) 

 

 

    Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации  современных документов, кроются  в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку  документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает  на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей  классификации документов положены три блока признаков, построенных  по разным характеристикам документа:

1. 1)     информационная составляющая документа;
2. 2)     физическая (материальная) составляющая документа;
3. 3)     условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.

    Каждый  из блоков является критерием для  построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие  одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление  документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру  классификационной схемы, состоящую  из подсистем. Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных  документов, по которому они могут  быть системно организованы, в частности  по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т.п. 

Развитие  классификации документов

    Классификация документов — одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны  с организацией и систематизацией  собраний, созданием перечней единиц хранения, т.е. с функционированием  первых библиотек и архивов, в  частности древнеегипетских и ассирийских.

    Исторически первым практическим способом деления  документов в логической последовательности — классы, подклассы и более  дробные части — являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX в., стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

    Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852—1855 годы), немецкая (1906 г.) и др. Первые классификации  строились с учетом информационной составляющей документа.

    Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его  содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934 г.), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя.

    Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в  конце 1960-х — начале 1970-х годов  в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х — библиотеке- и библиографоведами. Большинство  подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области  деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки, С.Г. Кулешова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа. 

Классификация по информационной составляющей документа

    Основные  признаки классификации по информационной оставляющей документа — содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для  восприятия информации человеком; канал  восприятия знаков, использованных для  записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и др.