Этапы проведения закрытых совещаний и переговоров

 

Содержание 

1. Введение  — 3 стр.

 

     2. Этапы проведения закрытых совещаний и переговоров — 4 стр. 

     3.  Подготовка совещаний и переговоров - 5 стр. 

     4.  Участники совещаний и переговоров — 7 стр. 

          5. Помещение и меры безопасности — 8 стр.

   

     6.  Процесс ведения и документирования — 9 стр. 

      7.   Итоги совещания — 10 стр. 

      8.  Вывод — 12 стр. 

      9. Список использованной литературы — 12 стр. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение

 

     В современных условиях информация играет решающую роль как в процессе экономического развития, так и в ходе конкурентной борьбы на внутреннем и внешнем рынках.

Успешное  функционирование и развитие предприятий  все больше зависит от дальнейшего  совершенствования их деятельности в области обеспечения информационной безопасности в сфере производства, бизнеса и предпринимательства.

Информационная  безопасность играет ключевую роль в  обеспечении жизненно важных интересов  любой страны. Создание развитой и  защищенной информационной среды является непременным условием развития современного общества, поскольку именно через нее реализуются угрозы национальной безопасности в различных сферах деятельности государства.

В зависимости  от способа использования информации, она может представлять собой  сырье, товар или услугу, и, в следствии правильного использования, приводит к какой-либо материальной выгоде для ее владельца.

Таким образом, каждый собственник информации стремится сохранить ее в тайне, создавая для этого систему защиты от несанкционированного доступа со стороны злоумышленников. Злоумышленником, в свою очередь, может быть лицо или организация, заинтересованные в получении возможности несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, предпринимающие попытку такого доступа или совершившие его.

В этих условиях промышленный шпионаж, как  сфера тайной деятельности по добыванию, анализу, хранению и использованию  информации приобретает большой  размах и охватывает все стороны  рыночной экономики.

С развитием  рыночных отношений, многие средства, находившиеся ранее под контролем у спецслужб, стали доступны частному сектору и вопрос их приобретения связан лишь с рыночной стоимостью и умением их использовать.

Одним из источников важной информации организации  являются совещания, на которых представляются материалы по имеющимся результатам и планам работ. Присутствие большого количества людей и большие размеры помещений ставят перед этими организациями проблему сохранения коммерческой тайны.

Таким образом, защита информации при проведении совещаний с участием представителей сторонних организаций имеет актуальное значение и основными задачами по обеспечению информационной безопасности является выявление и своевременная локализация возможных технических каналов утечки акустической информации.  
 
 
 
 
 

2. Этапы проведения закрытых совещаний и переговоров 

     Совещания и переговоры, в процессе которых  могут обсуждаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными. Порядок проведения подобных совещаний и переговоров регламентируется специальными требованиями, обеспечивающими безопасность ценной, в том числе конфиденциальной, информации (далее — ценной информации), которая в процессе этих мероприятий распространяется в санкционированном (разрешенном) режиме. Основной угрозой ценной информации является разглашение большего объема сведений о новой идее, продукции или технологии, чем это необходимо.

     Причины, по которым информация может разглашаться на конфиденциальных совещаниях или  переговорах, общеизвестны: слабое знание сотрудниками состава ценной информации и требований по ее защите, умышленное невыполнение этих требований, провоцированные и не провоцированные ошибки сотрудников, отсутствие контроля за изданием рекламной и рекламно-выставочной продукции и др. Оглашение ценной информации в санкционированном режиме должно быть оправдано деловой необходимостью и целесообразностью для конкретных условий и характера обсуждаемых вопросов. 
 

     Основные  этапы проведения конфиденциальных (закрытых) совещаний и переговоров:

- подготовка к проведению;

- процесс их  ведения и документирования;

                - анализ итогов и выполнения достигнутых договоренностей. 
 

     3.  Подготовка совещаний  и переговоров 

     Разрешение  на проведение конфиденциальных совещаний  и переговоров с приглашением представителей других организаций и Фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения референта менеджера по безопасности Информации, руководителя секретариата, секретаря-референта, Менеджера по конфиденциальной документации, управляющего делами фирмы и начальника службы безопасности. В целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания информация об этом решении фиксируется референтом в специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона сведений по результатам совещания или переговоров.

     Плановые  и не плановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями (руководителями, главными специалистами) по направлениям работы с обязательным предварительным информированием референта. По факту этого сообщения или проведения такого совещания референтом заводится учетная карточка описанной выше формы. Проведение конфиденциальных совещаний без информирования референта не допускается.

     Доступ  сотрудников фирмы на любые конфиденциальные совещания осуществляется на основе действующей в фирме разрешительной системы доступа персонала к конфиденциальной информации. Приглашение на конфиденциальные совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, санкционируется только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов запрещается.

     Ответственность за обеспечение защиты ценной информации и сохранение тайны фирмы в ходе совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Референт оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возможных организационных и технических каналов утраты информации.

     Подготовку  конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания. Этот сотрудник информирует референта о ходе подготовки совещания или переговоров. Полученная информация вносится референтом в учетную карточку.

     В процессе подготовки конфиденциального  совещания составляются программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», изготовляться и издаваться в соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов. Документы (в том числе проекты договоров, контрактов и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т.п.) в проектах решений и других документах не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности. 

             

                4. Участники переговоров и совещаний 

     Список  участников конфиденциального совещания  составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения, организации, фирмы и наименования документов, подтверждающих их полномочия вести переговоры и принимать решения. Название представляемой фирмы может при необходимости заменяться ее условным обозначением.

     Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу, может служить письмо, предписание, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору непосредственно перед началом совещания для последующего включения их референтом в дело, содержащее все материалы по данному совещанию или переговорам.

     Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на котором предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с референтом и Руководителем службы безопасности. Отмеченные ими недостатки в обеспечении защиты ценной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, организующим совещание.

     Одновременно  с визированием подготовленных документов референт, руководитель службы безопасности и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования хода обсуждения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов.

                                         5. Помещение и меры безопасности 

     Любое конфиденциальное совещание организуется в специальном (выделенном) помещении, имеющем лицензию на проведение подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников фирмы и представителей других фирм и организаций разрешается руководителем службы безопасности.

     Перед началом конфиденциального совещания  сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении не санкционированно установленных аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств и в качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, так как открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются светопроницаемыми шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.