Турбаза

Служба приема и размещения является сердцем любого отеля. Во многих отелях она получила название Reception. С этой службой клиент контактирует чаще всего, обращаясь за информацией и советами. Работник службы приема и размещения первый после швейцара человек, который встречает клиента и вступает с ним в тесный контакт. И именно первые 5-7 минут контакта с портье создают сильное впечатление у клиента о гостинице, которую он выбрал.

Основные цели и стратегии службы приема и размещения гостиницы совпадают с главной задачей всей гостиницы, - это предоставление гостям самого высокого качества услуг, а также увеличение процента занятости гостиницы. Что касается стратегий для достижения поставленных целей, то это, например, улучшение рекламы представления отеля, уменьшение времени регистрации гостей. Сотрудники этой службы должны быть предельно внимательны и корректны, их разговор с клиентами никогда не должен прерываться длительным телефонным разговором.

В структуре службы приема и размещения принято выделять Front Desk (стойка приема и размещения, стойка администратора, портье, Reception) и Front Office. На стойке приема и размещения работают менеджеры приема и размещения (портье), ночные аудиторы, могут быть консьержи, но обычно имеется отдельная стойка консьержей. Стойка приема и размещения делится на три секции: секция регистрации; секция кассовых операций; секция информации и почты.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации исполнитель обязан обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее. Поэтому работа службы приема и размещения имеет сменный характер. Соответственно выбранному режиму работы смен и определяется число работников службы.

Основными функциями службы приема и размещения считаются: бронирование мест в гостинице; регистрация и размещение туристов; оформление расчетов при выезде гостя; предоставление различной информации.

При приеме гостя портье должен: проверить все условия предварительного бронирования; предложить клиенту заполнить анкету; проверить документы клиента. До прибытия гостя служба приема и размещения получает от службы бронирования обработанные заявки и составляет карту движения номерного фонда, помогающую вести учет свободных номеров в гостинице. В большинстве гостиниц учет свободных номеров производится автоматически с использованием специальных компьютерных программ.

Сведения о наличии свободных мест в гостинице и количестве проживающих гостей служба приема и размещения четко передает всем остальным службам отеля. Для хранения ключей от номеров используется стенд с пронумерованными отделениями. Во многих гостиницах используются электронные ключи.

Сразу после размещения гостя в отеле расчетная часть открывает счет на имя клиента. Обычно гость пользуется услугами различных гостиничных служб, предъявляя при этом или карточку гостя, или называя номер комнаты. Эти службы подают сведения о расходах гостя в расчетную часть, которая включает их в общий счет. В конце пребывания гостя расчетная часть рассчитывается с ним и подает информацию об этом во все гостиничные службы.

В службу приема и размещения входят следующие сотрудники:

Руководитель службы приема и размещения - руководит работой службы, решает основные вопросы и конфликтные ситуации, возникшие между персоналом отеля и клиентами, ведет учет и контроль работы службы, контролирует соблюдение пропускного и паспортно-визового режима.

Заместитель руководителя службы приема и размещения (администратор) - обеспечивает своевременное размещение туристских групп и участников массовых заездов, отвечает за правильное ведение служебной документации, ее сохранность, состояние архива, принимает меры по устранению конфликтов между персоналом отеля и клиентами.

Менеджеры службы приема и размещения (портье) - отвечают за проверку документов соотечественников и иностранных граждан, предоставляют номера прибывающим гостям, работают с жалобами клиентов, оформляют гостя при заселении в отель и выезде из него, снабжают постояльцев необходимой информацией.

Ночные аудиторы - выполняют функции портье в ночное время, составляют отчет о загрузке номерного фонда гостиницы и средней цене номера за день, формируют окончательный отчет обо всех задолженностях по счетам гостей по всем службам гостиницы.

Консьержи - осуществляют персональное обслуживание гостей в отелях высшей категории - заказ машины для гостей, билетов в театры, бронирование мест в ресторане, авиационных билетов и т. д.

Дворецкие - оказывают услуги постоянного помощника гостя в отелях высшей категории - знакомство с отелем и его основными службами, информационная поддержка гостей, персональная помощь в решении различных вопросов.

Швейцар - несет дежурство у входных дверей отеля, наблюдает за входом и выходом гостей, обеспечивает сохранность багажа гостей при входе в отель и выходе из него.

Телефонные операторы - побудка гостей, ответы на различные вопросы клиентов или переключение на сотрудников службы информации, прием входящих и осуществление исходящих звонков по производственным нуждам.

Багажисты - осуществляют поднос багажа гостей до службы приема и размещения, лифта, номера и обратно при выезде гостя.

Пажи (посыльные) - сопровождение гостя в номер, объяснение гостю основных правил пользования номерным оборудованием, поднос багажа до номера, разнесение корреспонденции по номерам, выполнение других функций посыльного.

Ввиду того, что сотрудники службы приема и размещения первыми вступают в контакт с гостями, они должны иметь полную информацию о своем отеле, его истории, номерном фонде, его структуре, ценах на имеющиеся номера, количестве свободных мест, инфраструктуре отеля, оказываемых дополнительных услугах, графике работы основных сервисных служб отеля и предприятий питания. Кроме того, обслуживание клиентов сотрудниками службы приема и размещения должно осуществляться по возможности как можно быстрее.

В связи с тем, что сотрудники службы приема и размещения имеют непосредственный тесный контакт с гостями гостиницы, они должны обладать следующими качествами: профессиональная манера поведения; подходящие благоприятные личные качества; коммуникабельность; гостеприимное отношение; хороший внешний вид: одежда, прическа; старательность, доброжелательность, внимательность.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление гостиничных услуг. Договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта, военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя. Если подтверждение на размещение получено, то заполняется анкета гостя, которая и является договором между гостиницей и потребителем, подтверждающим вид размещения, продолжительность пребывания, стоимость номера и гарантию оплаты услуг.

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты с паспортными данными гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой будет проживать гость, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение - документ, дающий право на занятие номера или места в номере.

После оплаты гость получает свой экземпляр счета - документа, по которому он производит оплату за проживание и предоставленные услуги. При регистрации гостю выписывается счет за проживание, который включает в себя тариф номера, умноженный на количество суток проживания, оплату бронирования, дополнительных услуг и разнообразные гостиничные сборы.

Администратор также заполняет визитную карту гостя - документ на право входа в гостиницу и получения ключа от номера. Карта гостя всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: Ф. И. О. гостя, номер комнаты и сроки проживания. Часто в такой карте указывается разнообразная информация о гостинице, работе вспомогательных и сервисных служб, рекламная информация.

Расчеты с проживающими. В отелях используются два основных вида расчетов - наличный и безналичный. В отелях высокой категории в качестве платежного средства используются дебетовые и кредитные карты. В таком случае в заявке на бронирование указываются номер и срок действия кредитной карты, а также название платежной системы. Естественно, что в таком случае гостиница должна иметь электронный терминал и банкоматы.

Многие гостиницы практикуют продажу своим клиентам так называемых карт гостя. Такие карты также служат для оплаты гостиничных услуг по безналичному расчету и, кроме того, предоставляют клиентам определенные скидки. Для оплаты по безналичному расчету также могут быть использованы дорожные и именные чеки. Дорожные чеки выписываются на определенную сумму, и клиент выбирает услуги в гостинице на строго фиксированную сумму. Дорожный чек не может быть передан другому лицу, но его можно обналичить в любом банке.

Именные чеки выписывает гость на требуемую к оплате сумму каждый раз, когда в этом возникает необходимость. Для зачисления платежа по такому чеку на счет гостиницы требуется определенное время. В мире первое место занимают расчеты по кредитным картам, второе - расчеты по чекам и только третье место занимает наличный расчет.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации плата за проживание производится в соответствие с единым расчетным часом - 12 ч текущих суток по местному времени. Расчет платы за проживание начинают считать с 12 ч той даты, когда гость заехал, независимо от фактического часа заезда. При проживании менее суток плата взимается за целые сутки независимо от расчетного часа.

При задержке выезда не более чем на шесть часов после расчетного часа (с 12:00 до 18:00) взимается почасовая оплата, при задержке выезда в период с 18:00 до 24:00 взимается плата за половину суток. При задержке выезда более чем на 12 часов, плата взимается за сутки.

Горничные – это незаменимый персонал для отеля. Современные представительницы этой профессии не просто осуществляют уборку номеров, но и выполняют ряд других профессиональных обязанностей, которые необходимы для нормального функционирования гостиницы.

Конечно же, в зависимости от «звездности» и корпоративных требований конкретного отеля, список профессиональных обязанностей может быть очень широким. Мы расскажем об основных требованиях, которые предъявляются к горничным в российских гостиницах.

Что должна уметь горничная:

Горничная в отеле должна обладать разнообразными навыками и умениями, необходимыми для поддержания чистоты в гостиничных номерах.

1. Выполнять все виды уборки. В номерах отелей осуществляются ежедневная, генеральная, и сезонная уборка, а также уборка после выезда посетителей. Каждый из видов имеет свою специфику. Например, сезонная уборка включает мойку окон. В генеральную может входить химчистка мебели и ковров. Ежедневная уборка подразумевает влажный клининг всех зон номера (комнаты, прихожей, санузла), устранение пыли, уборку мусора.

Смена постельного белья и полотенец должна осуществляться согласно графику, установленному конкретной гостиницей. В те дни, когда замена постельного белья не требуется, горничная осуществляет застилание кровати. Причем делается это по особой технологии. В некоторых отелях горничным вменяется в обязанность умение делать из полотенец фигурки животных или цветов.

2. Уметь правильно использовать моющие и дезинфицирующие препараты. Если в отелях категории 2-3 звезды набор моющих средств может быть стандартным, то в более серьезных гостиницах он может быть довольно разнообразным.

3. Правильно пользоваться уборочным оборудованием: пылесосом, электрощетками, электрополотером и другими приспособлениями. Профессиональная техника часто сильно отличается от той, что используется в быту. Поэтому нужно знать, как включить прибор и выбрать оптимальный режим для уборки конкретного объекта.

Горничная также обязана своевременно пополнять запас:

• предметов личной гигиены в номере (туалетной бумаги, мыла, шампуня и геля для душа);
• напитков в мини-баре, чая, кофе и сахара, свежих фруктов (в зависимости от уровня апартаментов).
• осуществлять смену использованной посуды.

4. Следить за материально-техническим оснащением номера. Клининговый персонал в гостиницах помимо непосредственно уборки должен осуществлять контроль за оснащением номера, а также поверять исправность работы технического оборудования (чайника, холодильника, телевизора, фена, осветительных приборов и сантехники). Если в номере сломался, был поврежден либо исчез какой-то прибор, горничная должна незамедлительно оповестить об этом свое начальство.

5. Осуществлять контроль платных услуг. Горничная должна проверять наполнение мини-бара: если клиент пользовался напитками, то горничная обязана зарегистрировать эту информацию и передать ее менеджеру для оформления счета на дополнительные услуги. Также она должна передавать в прачечную вещи клиентов, которые оставили для стирки или глажения.

6. Соблюдать этические правила. Сотрудники отелей должны быть вежливыми и тактичными при общении с постояльцами гостиницы и с коллегами. Кроме того, горничная должна иметь безупречный внешний вид: форма должна быть чистой и выглаженной. Прическа, макияж и маникюр также должны быть «на высоте» и соответствовать корпоративным стандартам.

В большинстве отелей запрещается носить распущенные волосы (их следует собирать в хвост или пучок, заплетать в косу), делать яркий макияж или маникюр. В некоторых отелях регламентируется даже цвет колготок (они должны быть телесного цвета) и форма туфель (классические, без высокого каблука).

Заключение

С каждым годом все больше и больше туристов отправляются в ту или иную страну не просто отдохнуть, а с целью культурного обогащения, изучения, природы фольклора и искусства разных народов. На мировом рынке культурного туризма наиболее востребованы регионы с самобытной, неповторимой культурой. У Бурятии есть перспективы, чтобы стать центром международного туризма.