Совершенствование организационной структуры предприятия

      К важнейшим функциям службы приема относится  приветствие гостя и выполнение необходимых формальностей при его размещении. Сотрудник службы приема (портье) является после швейцара, стоящего у входа, практически первым сотрудником гостиницы, с которым контактирует гость. От того, как примут гостя, как его поприветствуют, как быстро будут выполнены необходимые формальности (проверка бронирования, заполнение анкеты, предоплата), во многом зависит первое, часто самое сильное впечатление от гостиницы в целом. В этой связи к службе приема предъявляются следующие требования:

      • служба приема должна быть расположена  в непосредственной близости от входа  в гостиницу. В случае большой  площади гостиничного вестибюля  динамичный характер интерьера должен сориентировать гостя в направлении  расположения стойки службы приема (стойки портье);

      • стойка портье должна быть чистой, без  беспорядочно разбросанных бумаг и  ненужных предметов;

      • сотрудники службы приема должны иметь  безупречный внешний вид и  соответствующе себя вести. С гостями  необходимо разговаривать только стоя. Нельзя заставлять гостей ждать. Следует всегда помнить, что для портье нет более важной работы, чем прием гостей.

      В службе приема также расположен щит  для ключей от номеров. Как правило, он снабжается специальными ячейками для корреспонденции гостей, телефонограмм и другой письменной информации.

      Сразу же после размещения гостя в отеле  расчетная часть открывает на его имя счет. Обычно гость пользуется услугами различных служб гостиницы, предъявляя визитную карточку или называя  номер комнаты. Эти службы дают сведения о расходах гостя в расчетную часть, которая включает их в общий счет. В конце пребывания гостя расчетная часть рассчитывается с ним и информирует об этом все гостиничные службы.

      Одна  из функций службы приема — ведение  картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка, в которой содержится информация, собранная со всех служб гостиницы, имевших с гостем контакт. При повторном приезде гостя эта информация дает возможность персоналу значительно повысить качество обслуживания, позволяет во многом предвосхитить предпочтения и пожелания гостя. Подобная работа очень важна для целей приобретения постоянных клиентов и является дополнительной рекламой гостиницы. На современных гостиничных предприятиях эту работу выполняют с помощью компьютерной программы, позволяющей создать обширный банк данных о клиентах.

      Служба эксплуатации номерного фонда.

      Важнейшей функцией службы эксплуатации номерного  фонда является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния гостиничных номеров, а также общественных помещений (холлов, фойе, переходов, коридоров)

      По  численности занятого персонала  эта служба является самой крупной  службой гостиницы. Как правило, здесь работает до 50% всех служащих отеля.

      Службу эксплуатации номеров возглавляет менеджер, которому подчинены горничные, дежурные по этажу, супервайзеры, стюарды и некоторые другие категории работников.

      В зависимости от типа гостиницы каждая горничная убирает и приводит в порядок от 16 до 20 номеров в день (17 номеров — норма на одну горничную в США). Время, затрачиваемое на уборку, зависит от соотношения освобождающихся и занятых номеров, так как уборка освобождающихся номеров занимает больше времени. По нормативам Швейцарского союза владельцев гостиниц на уборку номера, в. котором еще проживает гость, отводится 20 минут, на уборку освободившегося номера — 30 минут.

      В некоторых гостиницах имеется должность  сменного супер-вайзера, который осуществляет контроль за работой смены горничных, с тем чтобы быть полностью уверенным, что помещения убраны в соответствии со стандартами. В обязанности супервайзера также входит передача в службу приема информации о свободных и занятых номерах.

      В гостиницах высоких категорий обслуживания (отелях люкс) имеются стюарды, которые начинают свою работу во второй половине дня. В обязанности стюардов входит обеспечение каждого номера свежими полотенцами, придание номеру нарядного вида, а также установка убирающейся кровати. Это традиция для отелей высшего класса в Америке, которая неукоснительно соблюдается.

      3.2 Методы оптимизации организационной структуры

 

      Цель  – увеличение управляемости и прозрачности бизнеса за счет закрепления зон ответственности и полномочий

      Процедура оптимизации организационной структуры  включает:

1. Экспресс-анализ потребностей в консультировании
2. Диагностика действующих структур организации (организационной, функциональной, информационной, кадровой)
3. Формирование стратегии развития
4. Реорганизация бизнес-процессов (направлений деятельности)
5. Реорганизация ключевых функций управления
6. Реорганизация структуры управления компанией
7. Обучение персонала
8. Внедрение изменений

      Методы  работ по оптимизации организационной  структуры компании:

1. Экспертное консультирование (интервью, анализ документов, сбор данных)
2. Рабочие сессии

      Результат:

1. Закрепление зон ответственности и полномочий
2. Четкое распределение функций менеджмента по организационным звеньям
3. Фиксация места каждого работника и подразделения в процессе деятельности компании

      Тема  оптимизации организационных структур, столь популярная еще несколько лет назад, сегодня уже не вызывает такого пристального интереса у руководителей. Еще недавно, задумывая изменения в компании, директора первым делом начинали рисовать квадратики новой структуры. Очень часто процедура напоминала простую перестановку слагаемых, от изменения мест которых, как известно, сумма не меняется. Сегодня руководители стали более подкованы в теории управления, и, совершенствуя организацию, используют и другие инструменты менеджмента, что нельзя не назвать положительной тенденцией.

      Однако  тема организационного построения бизнеса, или организационных структур продолжает быть актуальной хотя бы в силу того, что резервы в этом направлении  все еще велики. Данная статья построена  на анализе нашего практического  опыта в области диагностики и оптимизации организационных структур.

      Принципов построения оптимальных структур не так уж и много, тем не менее, они  сплошь и рядом нарушаются.

      Вот главные из них:

      Соответствие  типа оргструктуры специфике компании, ее типу, размеру, отрасли.

      Соответствие  структуры организации ее стратегии.

      Единоначалие, у организации не должно быть двух директоров.

      Соблюдение  нормы управляемости.

      Связь основных бизнес-процессов и структурных  подразделений.

      За  одну функциональную область должно отвечать одно подразделение, за одну задачу – одна должность 

      Четкое  закрепление кто и кому подчиняется  и по каким вопросам.

      Соответствие  полномочий и ответственности.

      Рассмотрим  каждый принцип более подробно.

      Соответствие  типа структуры специфике компании, ее типу, размеру, отрасли.

      Существует  несколько основных типов организационных  структур, которые различаются в  зависимости от способа деления организации на подразделения.

      1. Простая структура.

      Подразделений нет, все сотрудники подчиняются  первому лицу.

      2. Линейно-функциональная структура. 

      Существуют  линейные подразделения по основному  производству (например, цеха) и функциональные подразделения в зависимости от выполняемой функции (например, отдел главного технолога, служба маркетинга, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы и т.п.), которые обслуживают линейные подразделения.

      3. Матричная структура.

      Существуют  функциональные подразделения. Линейные подразделения носят временный характер и создаются для выполнения проекта. Каждый сотрудник подчиняется руководителю проекта по выполнению своей части работы в проекте и функционально руководителю своего отдела. Например, проект в издательстве «Разработка концепции новой серии». В этот проект войдут специалисты из различных областей: финансист, маркетолог, дизайнер, художник и т.д. Каждый из них по выполнению данного проекта будет подчиняться руководителю проекта, но по другим задачам – своему непосредственному руководителю. Например, маркетолог будет и решать и другие задачи в области маркетинга издательства в целом.

      Если  организация большая и часть  ее функционирует по принципам матричной  структуры, а часть как линейно-функциональная структура, то говорят о конгломератной структуре.

      4. Дивизиональная структура. 

      Это наиболее распространенная структура  организации холдингов. Создается  штаб, где сосредоточены функциональные подразделения, курирующие деятельность всего холдинга (например, финансы, развитие, маркетинг, персонал). Кроме того, создаются дивизионы (по виду товара, по группе клиентов, по географическим регионам), которые являются практически самостоятельными организациями. Дивизиональная структура - это развитие линейно-функциональной структуры. В данной структуре очень важно правильно выбрать, какие функции предоставить штабу, а какие можно отдать на уровень дивизионов.

      На  выбор структуры оказывают влияние  тип организации, а именно следующие  ее характеристики:

      размер  компании

      отрасль, основной бизнес-процесс 

      цикличность производства

      цели  организации (коммерческие и некоммерческие)

      Довольно  часто компании выбирают тип структуры, который не соответствует типу организации.

      Организации третьего сектора вообще лучше организовывать по матричному типу. Они с одной стороны небольшие, с другой стороны, часто не имеют возможности держать всех сотрудников в штате, им выгоднее приглашать специалистов под задачу, проект. Люди, которые посвятили себя развитию третьего сектора, как правило, более свободолюбивые, творческие, социально-ориентированные. А стабильность и высокие доходы не представляют для них такой ценности, как для людей, работающих в государственных и коммерческих организациях. Поэтому матричная структура очень хорошо соответствует специфике третьего сектора.

      Как видим, наиболее распространен линейно-функциональный тип структуры, и руководители склонны  использовать его независимо от особенностей возглавляемых ими организаций. Это обусловлено привычностью такого типа структур. Многие руководители просто не имеют опыта работы в других структурах, а поэтому плохо себе представляют и их возможности.

      Соответствие структуры стратегии.

      Важно понимать, насколько сложившаяся  структура соответствует тем  целям, которые организация перед собой ставит. Кроме того, если произошли изменения в стратегии необходимо проверить, способна ли существующая структура реализовать новую стратегию. Если нет – ее необходимо срочно менять.

      Единоначалие, у организации не должно быть двух директоров.

      Принцип очевидный, однако, даже он иногда нарушается. Мы знаем компании, у которой два  директора. Обычно это собственники, формально они являются директорами  разных организаций, но так как фактически эти организации связаны между  собой (например, производственная и торговая компании) и функции между директорами не разделены, то получается, что и управляют они вместе. Естественно это приводит к различным проблемам, например:

      Одно  и то же решение может приниматься  одним, и отменяться другим директором, в итоге ситуация затягивается и время упускается.