Организация работы службы эксплуатации номерного фонда в гостинице

   Номер должен отвечать требованиям СЭС по качеству уборки, освещенности, уровню шума. Все оборудование в нем должно быть исправным, состояние мебели, постельного белья отвечать необходимым требованиям. В номере должны быть в наличии необходимые информационные материалы.

   Всё это  входит в понятие «содержание  номера». Контроль качества уборки и  содержания жилых номеров ежедневно  осуществляет зав. этажом или тот, кому вменены эти полномочия. Кроме этого, администрация гостиницы может организовать комиссию по проверке содержания номеров.

   В гостинице  может быть организована индивидуальная и бригадная форма организации труда на жилых этажах. В последнее время гостиницы отдают предпочтение бригадной форме организации труда. Такая форма организации, в отличие от индивидуальной формы имеет ряд преимуществ:

• внедрение бригадного метода позволила улучшить организацию труда на этаже;
• исчезли бесхозные номера на время отсутствия той или иной горничной;
• повысилась производительность труда, т.к. появилась материальная заинтересованность;
• улучшилось качество выполняемых работ, т.к. осуществляется контроль бригадиром;
• повысилась трудовая и производственная дисциплина;
• появилась возможность достигнуть единого качества уборки номеров, независимо от квалификации отдельных горничных;
• появилась возможность заработать;
• сократилась текучесть кадров, создались предпосылки для притока в гостиничный бизнес молодых кадров.

   Но  прежде чем перейти на бригадную  форму работы на этажах необходимо проделать определенную работу:

• издать приказ о проведении работы по организации бригад;
• создать комиссию (ее должен возглавить директор);
• разработать и утвердить «Положение о специализированной (или комплексной) бригаде;
• подобрать бригадиров;
• закрепить за бригадирами объемы работы (номерной фонд, уборочная площадь мест общего пользования);
• рассчитать численность бригады и определить квалификационный состав бригады;
• установить режим труда и отдыха рабочих;
• установить системы материального и морального стимулирования;
• разработать сводный документ – паспорт бригады;
• установить фонд зарплаты для бригады на основании штатного расписания, действующих окладов и «Положении о премировании бригады».

   Если  в состав бригады входят работники разных специальностей (профессий – горничные, дежурные, уборщицы), то в этом случае создается комплексная бригада. Конечным результатом ее работы является не только качественная и своевременная уборка номеров и мест общего пользования, но и предоставление платных и бесплатных услуг. Комплексная бригада выполняет весь комплекс работ, обеспечивающий высокий уровень культуры обслуживания проживающих на закрепленном этаже или нескольких этажах.

   В специализированную бригаду входят работники только  одной профессии, например, горничные и выполняют они коллективно однохарактерную работу. Наиболее оптимальными являются бригады в количестве 7-8 человек. Они компактны, управляемы, в них оперативно решаются возникающие вопросы.

   Объединение в бригаду происходит добровольно. Бригады также входят в состав поэтажной службы и подчиняются  заведующей этажами. Бригаду возглавляет бригадир. Бригадиром должен назначаться передовой квалифицированный рабочий, пользующийся авторитетом и уважением среди членов бригады. Назначается он приказом директора. Бригадир подчиняется заведующей этажами. Бригадир не освобождается от основной работы, но за руководство бригадой ему устанавливается доплата в размере 10-15 % установленного должностью оклада.

   В понятие  организации труда входит широкий  круг вопросов, в том числе расстановка  рабочих в бригаде, планировка рабочей  зоны бригады, разделение внутри бригады, режим работы и график выхода на работу, порядок выполнения работ и т.д. Например, бригадир с учетом графика работы определяет задание на рабочий день каждому члену бригады, проверяет качество выполняемой работы за текущий день, следит за исправностью оборудования, производит уборку закрепленных номеров. Объем работы бригадира определяют члены бригады.

   Районная  СЭС, Общество по защите прав потребителей, орган по сертификации гостиниц контролируют содержание номеров согласно инструкциям. 
 

   Должностные обязанности менеджера  службы эксплуатации номерного фонда 

   Должностные обязанности менеджера службы эксплуатации номерного фонда достаточно широки:

• Он должен знать нормативные документы по ГТБ; внутренние документы гостиницы (организационные документы, документы первичного учета, приказы и распоряжения генерального директора); прейскуранты цен на проживание и другие услуги; нормы освещенности номеров; нормативы численности персонала, порядок передачи смен и т.д.; расположение на этаже запорной сантехнической арматуры, приборов электроснабжения, средств пожаротушения и уметь ими пользоваться; знать правила охраны труда; вызывать дежурный персонал технических служб для устранения повреждений, знать телефоны аварийных служб и служб ГО.
• Подчиняется директору гостиницы или генеральному директору.
• В его подчинении находятся зав. этажом, дежурный по этажу, горничные, уборщицы. Данный сотрудник непосредственно подчиняется директору гостиницы или генеральному директору.
• Является материально ответственным лицом. Ведет учет и хранение материальных ценностей номерного фонда. Ведет инвентаризационные ведомости, карточки складского учета. Отвечает за использование, хранение, учет белья на этажах. Составляет акт при нанесении ущерба гостинице (см. прилож.1).
• Ведет учет потерянных и забытых гостями вещей.
• Следит за техническим состоянием номеров, своевременно, в случае возникновения каких-либо неполадок, сообщает о них в службу приема и размещения и в службу главного инженера.
• Закрепляет и планирует объем работ (номерной фонд, уборочные площади). Принимает участие в составлении организационных документов предприятия, инструкций по технике безопасности, противопожарной безопасности и следит за их выполнением.
• Совместно с экономистом гостиницы рассчитывает численность и профессионально-квалификационный состав персонала. Совместно с руководителем отдела по персоналу составляет графики отпусков. Составляет графики выхода на работу персонала службы, следит за своевременным приходом и уходом с работы, присутствием на рабочих местах всех сотрудников. Составляет табель учета рабочего времени, который является основанием для начисления заработной платы (см. прилож. 2)
• Составляет план обучения и переобучения персонала, проведения практических занятий, сам участвует в обучении персонала передовым методам работы, использования нового оборудования и т.д.
• Контролирует исправность и наличие всех средств уборки, наличие необходимого оборудования на рабочих местах, чистоту и порядок на рабочих местах, дает рекомендации по использованию чистящих и моющих средств; своевременно выписывает требования на склад для получения или замены оборудования.
• Следит за эстетическим видом всех помещений гостиницы и территории вокруг нее, состоянием мебели, ее улучшением.
• Лично контактирует с VIP-гостями.

   Организация работы дежурных, горничных, уборщиц 

   Работа  горничных, дежурных, уборщиц может  быть организована по графику или  предполагает 8-часовой рабочий день с двумя выходными в неделю.

   Данные  сотрудники относятся к категории  рабочих. Рабочие места этой группы относят к переменным. Данные сотрудники должны быть обеспечены оборудованными рабочими местами, форменной спецодеждой; знать и выполнять инструкции, касающиеся их обязанностей, а также инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасности.

   Работа  может быть организована в индивидуальной или бригадной формах.

   Численность сотрудников определяется согласно Нормативам численности. За горничными могут быть закреплены определенные номера, за уборщицами – уборочные  площади.

   В некоторых гостиницах имеется должность сменного супервайзера, который осуществляет контроль за работой смены горничных, чтобы быть полностью уверенным, что помещения убраны в соответствии со стандартами. В обязанности супервайзера также входит передача в службу приема информации о свободных и занятых номерах.

   Горничная убирает, прежде всего, забронированные  номера, потом номера, где живут  гости, и затем освободившиеся номера. Информацию о свободных и занятых номерах горничная узнает в службе приема и размещения, или у дежурного по этажу, в гостиницах за рубежом – у информатора службы приема и размещения. Информатор владеет информацией о занятых и свободных, грязных и чистых номерах, о номерах, о номерах с техническими неисправностями. Ежедневно ведется Журнал информатора.

   В начале смены информатор делает распечатки для горничных и супервайзеров, в которых указаны номера комнат и их состояние (грязный номер  или чистый, свободный или занятый). Горничные с 9.00 до 10.00 приносят отчеты по занятости номеров (см. прилож. 3). По ним информатор делает свой утренний отчет, который оформляется в трех экземплярах.

   Информатор  составляет рапорт технической службе, в котором указывает все сведения о неисправностях в номерах. Им же разрабатываются и составляются графики выхода на работу персонала службы. В конце смены информатор расписывает и распределяет работу для второй смены. После 14.00 супервайзеры исправляют статусы номеров. Информатор второй смены делает контрольный отчет.

   Дежурная  по этажу подчиняется заведующей этажами, а в ее отсутствие дежурному администратору. В обязанности дежурной по этажу входит: обеспечение выполнения порядка проживания на этажах, правил внутреннего трудового распорядка персонала этажа, прием в номера граждан в соответствие с документацией администратора, ведение списка проживающих на этажах (шахматка), оформление выезда с выпиской пропуска на вынос вещей из гостиницы. При освобождении номера (места) оформлять разрешение и сдавать администратору, не допуская простоя номера (места). Она обязана контролировать работу горничных, уборщиц по качественному санитарному содержанию номеров и помещений на этаже, а также состоянием оборудования, мягкого и жесткого  инвентаря в номерах и на этаже. Ей также надлежит следить за сохранностью белья, ковровых изделий, оборудования на данном этаже, а в случае порчи имущества – своевременно взыскивать плату с лиц, виновных в этом по акту. Она составляет акт о забытых вещах в номерах и сдает их на хранение заведующей, отвечает за хранение служебных ключей от номеров и других помещений этажа.

   Она предоставляет  дополнительные услуги на этаже, оформляет  оплату и сдает деньги по отчету в кассу администратора. Дежурная ведет журнал всех технических неисправностей на этаже в номерах и следит за их устранением.

   Также она обязана знать расположение электрорубильников, пожарной сигнализации, пожарных кранов и огнетушителей, запорной арматуры, сантехнических устройств, уметь  ими пользоваться при необходимости. Дежурная должна знать номера телефонов, аварийных служб, пожарной охраны, должна соблюдать правила этикета, быть вежливой и внимательной. Должна знать иностранный язык. Кроме того, она несет материальную ответственность в установленном законом порядке. 

   Организация бельевого хозяйства гостиницы. Бельевой цикл. 

   Для обеспечения  нормального функционирования гостиницы, бесперебойного предоставления мест и  полноценного отдыха клиентов необходима рациональная организация бельевого  хозяйства гостиницы.

   Порядок хранения белья и содержания бельевых. Бельевое хозяйство гостиницы сосредоточивается в центральной бельевой (отделение чистого и грязного белья и штопки), поэтажных кладовых для чистого и грязного белья, в складах (новое белье). Площади бельевых указаны в СНиП 79-78 «Гостиницы».

   Все помещения, где находится чистое или грязное  белье, должны быть окрашены масляной краской или облицованы плиткой. Полы в бельевых покрывают линолеумом. Комплекты дополнительных постельных принадлежностей (подушек, одеял) хранятся в специальных шкафах.

   При приеме и выдаче чистого и грязного белья одним и тем же сотрудником предусматривается наличие двух разных халатов для работы. После приема грязного белья работник должен вымыть руки и сменить халат. Ежедневно грязное белье с этажей сдается поэтажным персоналом в центральную бельевую. Центральную бельевую, кладовые помещения, где находится чистое и грязное белье, должны ежедневно убирать 0,5% раствором хлорной извести, протирать стеллажи (шкафы), столы для персонала, мыть полы, ежедневно проводить генеральную уборку и мытье стен, дверей, потолка.

   В служебных  помещениях не должны находиться посторонние  вещи и предметы. На белье должна быть метка гостиницы.

   Новое белье со склада передается в бельевую по накладной после его маркировки. Передача белья на этажи, минуя центральную бельевую, запрещается. Получение белья из центральной бельевой на этажи осуществляется в обмен на грязное.

   В гостинице  утверждаются графики сдачи использованного  белья этажами в центральную  бельевую и получения чистого  белья. Обмен производится ежедневно в течение всего рабочего времени с 10.00 до 18.00 с оформлением журнала в центральной бельевой.

   Грязное белье хранится на этаже в отдельном  помещении. Зав. этажом в обмен на грязное белье получает подготовленное чистое, проверяет его по метке, просчитывает. Белье поднимают в специальной тележке грузовым лифтом на этажи, где оно укладывается на стеллажи в бельевую по ассортименту.

   В случае обнаружения при застилке кроватей рваного или плохо выстиранного белья, последнее обменивается в центральной бельевой. На этаже должно всегда хранится запасное белье в количестве не менее 30% от числа мест на этаже.

   Работа  бельевой, оборудование, стирка белья. Бельевая должна быть оборудована сигнализацией, иметь исправный лифт для раздачи  белья на этажи, швейные машины для штопки и вышивки белья. В комнатах для хранения чистого белья устанавливаются шкафы или стеллажи, полки которых покрывают клеенкой или пластиком. Стеллажи должны иметь занавеси, предохраняющие белье от пыли. В помещении для грязного белья устанавливаются деревянные лари для его хранения и раковины с горячей и холодной водой.

   Стирку  белья каждая гостиница организует по-своему: в одних оборудуется  прачечная со специально обученным  персоналом, другие заключают договоры на стирку белья с предприятиями бытового обслуживания, расположенными вне гостиницы. В последнем случае стирка белья производится по графику в соответствии с договором. Белье сдается и принимается по счету и по массе с проверкой маркировки. Все остальные условия регламентируются договором. Как правило, погрузочно-разгрузочные работы, транспортировку белья организует гостиница.

   Эксплуатация  и списание белья. В номере (независимо от его категории) должен быть комплект постельных принадлежностей и белья: две подушки, матрац, одеяло, дополнительное одеяло, покрывало, простыня, пододеяльник, наволочки. А также полотенца (на каждого гостя):1,2* - не менее двух, 3* - не менее трех, 4,5 – не менее четырех – пяти, в том числе банное (независимо от категории), махровая простыня в апартаментах в гостиницах 3-5*.

   Смена постельного белья должна осуществляться: 1* - один раз в пять дней; 2,3* - один раз в три дня; 4,5* - ежедневно.

   Смена полотенец должна проводиться 1,2* - один раз в три дня, 3-5* - ежедневно.

   Самым экономичным в эксплуатации считается х/б и льняное белье.