Персональные данные работника

Не допускается  получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и  частной жизни, а также о его  членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных  законодательством РФ.

При принятии решений относительно работника  на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или  электронного получения.

В случаях, непосредственно связанных с  вопросами трудовых отношений, в  соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка  данных о частной жизни работника  только с его письменного согласия.

     Формирование  и ведение личных дел.

Личное  дело работника формируется после  издания приказа о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление  работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению  трудовых обязанностей; копия приказа  о приеме на работу; расписка работника  об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки  персональных данных работников, а  также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника  об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений  и взысканий; внутренняя опись.

Все документы  личного дела подшиваются в обложку  образца, установленного в организации; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.

Личному делу присваивается номер, который  фиксируется в журнале учета  личных дел. Номер личного дела проставляется  в верхнем левом углу обложки  дела.

К каждому  личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата 3X4. На оборотной стороне  фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадрового работника и  печатью.

В каждом разделе личного дела ведется  внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения  в дело, количество листов, а также  дата изъятия документа из дела с  указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно  с разрешения руководителя кадрового  отдела. Внутренняя опись подписывается  лицом, ее составляющим, с указанием  даты составления.

Все документы, поступающие в личное дело, располагаются  в хронологическом порядке.

Не допускается  включать в личное дело документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Анкет  является основным документом личного  дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.

При заполнении анкеты работник должен заполнять все  ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений  или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в  графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, "дети" - "не имею").

При заполнении графы "Образование" следует применять  следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее  специальное", "неполное среднее", в зависимости от того, какой документ имеется у работника.

В графе "Ближайшие родственники" перечисляются  все члены семьи работника  с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра), далее перечисляются  близкие родственники, проживающие  совместно с работником. Указываются  фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке. В  трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных  школах, профессионально-технических  и других приравненных к ним учебных  заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.

При заполнении анкеты используются следующие документы:

1.  Паспорт.

2.  Трудовая  книжка.

3.  Военный  билет.

4.  Документы  об образовании.

5.  Документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

Анкета  подписывается лицом, принимаемым  на работу, и сотрудником отдела кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами  и заверяется печатью.

Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни  и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.

Основные  моменты, которые должны быть освещены в автобиографии:

- фамилия, имя, отчество;

- число, месяц и год рождения;

- полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности);

- время начала трудовой деятельности;

- причины перехода на другое место работы;

- отношение к воинской обязанности, воинское звание;

- наличие правительственных наград, поощрений;

- сведения о семейном положении и близких родственниках;

- дата составления автобиографии и личная подпись составляемого.

Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости  внесения изменений или дополнений, они фиксируются на отдельном  листе, подписываются работником с  указанием даты и приобщаются  к первичной автобиографии. В  случае больших изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, первоначальную при этом помещают в  раздел личного дела "Дополнительные материалы".

Автобиография не заверяется подписями должностных  лиц или печатями.

Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками директора по персоналу или лица его замещающего после сверки их с подлинниками документов.

Дополнение  к личному делу - документ, в котором  фиксируются сведения о перемещении  работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с  нее), с указанием причины перемещения ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").

Дополнение  к личному делу составляется работником кадрового отдела и не нуждается  в заверении подписью либо печатью.

Кадровая  справка составляется работником отдела кадров на бланке принятого в организации  образца, содержит в себе сведения о  персональных данных работника в  полном соответствии с данными анкеты и автобиографии работника. В  случае обновления старая кадровая справка  изымается из раздела личного  дела "Анкетно-биографические и характеризующие  материалы", приобщается к "Дополнительным материалам" и заменяется новой. Кадровая справка подписывается  руководителем кадрового отдела.

В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:

- аттестационные листы;

- копии документов об утверждении в должности и др.

Личное  дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).

Работник  отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет  полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами. 
 
 

2. Требования к защите персональных данных. 

2.1.Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных.

     Мерой защиты персональных данных является обязательство должностных лиц  организации о неразглашении  персональных данных

     Работник  обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.

Работник  имеет право на:

- определение  своих представителей для защиты  своих персональных данных;

- полную  информацию о своих персональных  данных и обработке этих данных;

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;

- требование  об исключении или исправлении  неверных или неполных персональных  данных, а также данных, обработанных  с нарушением требований;

- доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.

При отказе работодателя исключить или исправить  персональные данные работника он имеет  право заявить в письменной форме  работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет  право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

• требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
•      обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Учет, хранение и передача персональных данных работника.

Личные  дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами "Для внутреннего пользования".

Личное  дело регистрируется, о чем вносится запись в "Журнал учета личных дел". Журнал содержит следующие графы:

- порядковый номер личного дела;

- фамилия, имя, отчество сотрудника;

- дата постановки дела на учет;

- дата снятия дела с учета.

     В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для  этого используются специально оборудованные  шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются  в порядке согласно их номерам  либо в алфавитном порядке.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового  договора, копия приказа о расторжении  трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для  хранения.

Личные  дела работников, уволенных из организации, хранятся а архиве организации в  алфавитном порядке.

     Понятие персональных данных, их отграничение от другой информации.   

В Трудовом кодексе впервые появилась специальная  глава, посвященная защите персональных данных работника (ст. 85-90). Работодатель всегда собирал данные о личности работника. Для этой цели использовались "Личный листок" и различные  анкеты, а также письменные характеристики и т.д. Однако официальная правовая регламентация обработки этих данных, доступная работнику, отсутствовала.