Кадровое делопроизводство

     В соответствии со статьями 22 и 192 ТК РФ работодатель, обладая правомочиями дисциплинарной власти, в случае совершения работником дисциплинарного проступка самостоятельно осуществляет выбор мер дисциплинарного взыскания. За нарушение трудовой дисциплины работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим  основаниям (ст. 192 ТК РФ).

     Согласно  части третьей статьи 193 Трудового  кодекса РФ дисциплинарное взыскание  применяется не позднее 1-го месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также  времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Часть четвертая этой же статьи устанавливает, что дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6-ти месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее 2-х лет со дня его совершения; в указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. Решение работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания должно быть выражено в приказе (распоряжении) работодателя. В течение трех рабочих (а не календарных!) дней с момента издания, в силу требований части шестой статьи 193 Трудового кодекса РФ, он должен быть объявлен работнику под расписку. В соответствии с частью первой статьи 194 Трудового кодекса РФ, если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.

     2.4. Оформление приказа о приеме  на работу 

     Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1 или N Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата  РФ от 05.01.2004 N 1). Основанием для его  издания является трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям договора. Приказ о приеме на работу подписывается  руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

     Следует обратить внимание, что в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" дано определение понятия "персональные данные". К ним  относятся в том числе и доходы физического лица. Поскольку составление приказа по форме N Т-1а предусматривает внесение сведений о заработной плате нескольких работников и ознакомление их с подписанным руководителем приказом, не рекомендуется применять указанную форму в своей работе.

     В унифицированные формы первичной  учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация  при необходимости может вносить  дополнительные реквизиты (Постановление  Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении  порядка применения унифицированных  форм первичной учетной документации"). При заполнении формы N Т-1 нужно учитывать следующее:

     1. Наименование работодателя отражается  в соответствии с учредительными  документами с указанием кодов.

     2. Даты издания приказа и заключения  трудового договора могут не  совпадать, т.е. приказ составлен  до подписания трудового договора. Но данная ситуация может быть  рассмотрена лишь в качестве  исключения (например, в случае фактического  допущения работника к работе  без надлежащего оформления трудового  договора).

     3. При заключении трудового договора  на неопределенный срок дата  окончания действия трудового  договора в приказе не проставляется  (т.е. соответствующая графа не  заполняется).

     4. Сведения о подразделении и  должности указываются в соответствии  со штатным расписанием организации.

     5. Условия приема, характер работы  отражаются в соответствии с  трудовым договором (например, основное  место работы или работа по  совместительству, срочный трудовой  договор, на время исполнения  обязанностей отсутствующего работника  или постоянная и др.).

     6. Сведения о размере оклада (тарифной  ставки) и других условиях оплаты  труда должны вноситься в соответствии  с трудовым договором. В приказе  отражается сумма, которая зафиксирована  в трудовом договоре согласно  штатному расписанию. Установление  работнику премий, доплат и надбавок  производится на основании локального  нормативного акта (например, положения  об оплате труда), с которым  работник должен быть ознакомлен  под роспись.

     7. Запись об установлении испытания  и его продолжительности делается, только если это условие включено  в трудовой договор. Отдельное  соглашение об испытании может  быть подписано до начала работы, если работник фактически допущен  к работе, но трудовой договор  не оформлен.

     8. Приказ может подписать не  только руководитель организации,  но и уполномоченное лицо со  ссылкой на документ, предоставляющий  такое право. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является  основанием для внесения соответствующей  записи в трудовую книжку. С  данной записью работодатель  обязан ознакомить работника  под роспись в его личной  карточке. 

     2.5. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).

     Работодатель  ведет трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего у него свыше 5 дней. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями, не вправе вести трудовые книжки на своих работников (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

     На  работодателя возлагается обязанность  по учету и хранению трудовых книжек как бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных  помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о  документах и документообороте в  бухгалтерском учете, утвержденного  Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).

     Для учета бланков трудовых книжек и  вкладышей в них гл. VI Правил ведения  и хранения трудовых книжек предусмотрено  ведение:

     - приходно-расходной книги по учету  бланков трудовой книжки и  вкладыша в нее;

     - книги учета движения трудовых  книжек и вкладышей в них.

     Формы данных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении  Инструкции по заполнению трудовых книжек".

     Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык Российской Федерации (русский язык, ст. 68 Конституции  Российской Федерации). Если в республике установлен свой государственный язык, то трудовая книжка может вестись  на двух языках одновременно.

     Трудовым  кодексом РФ и Правилами ведения  и хранения трудовых книжек предусмотрен перечень сведений, вносимых в трудовую книжку работника. К ним относятся  сведения (ч. ч. 4, 5 ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, 10, 21, 22, 23 Правил, п. 3.1 Инструкции по заполнению):

     - о работнике;

     - о выполняемой работе;

     - о переводе на другую постоянную  работу;

     - об увольнении работника с  основанием прекращения трудового  договора;

     - о награждении за успехи в  работе;

     - о квалификации;

     - о разряде (класс, категория);

     - о времени обучения на курсах  и в школах по повышению  квалификации, переквалификации;

     - о времени военной и иной  службы;

     - о периодах, не включаемых в  непрерывный трудовой стаж;

     - о восстановлении непрерывного  трудового стажа;

     - о работе по совместительству (по желанию работника).

     Не  вносятся в трудовую книжку сведения о взысканиях, применяемых к работнику, за исключением дисциплинарного  взыскания в виде увольнения.

     Каждая  внесенная запись в трудовую книжку должна быть продублирована в личной карточке работника по унифицированной  форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты"). С каждой такой  записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

     Трудовые  книжки заполняются в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к Постановлению  Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении  Инструкции по заполнению трудовых книжек").

     На  работника, работающего по совместительству (внешнему или внутреннему), ведение  трудовой книжки не предусмотрено. Запись о такой работе может быть внесена  только по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этого необходимо:

     - желание работника (законом не  установлена форма волеизъявления - письменная или устная);

     - предоставление документа, подтверждающего  работу по совместительству.

     Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлен перечень сведений, относящийся к награждению (поощрению) в организации (на предприятии), которые  также подлежат внесению в трудовую книжку работника. Исключение составляют премии, выплачивающиеся на регулярной основе или предусмотренные системой оплаты труда.

     Правилами ведения и хранения трудовых книжек также установлен порядок внесения исправлений в трудовую книжку работника.

     Исправление неправильной или неточной записи может  быть произведено по месту работы, где была внесена соответствующая  запись, или по новому месту работы (на основании официального документа  работодателя, допустившего ошибку).

     Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления записи, за исключением  следующих случаев:

     - если имеется судебное решение;

     - если установление факта работы, сведений о профессии (должности), периоде работы может быть  основано на свидетельских показаниях (п. 34 Правил ведения и хранения  трудовых книжек).

     Запись  исправляется путем признания ее недействительной и внесения правильной записи (п. 30 Правил). Зачеркивание записей  не допускается. 

     Пункт 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек определяет порядок оформления дубликата трудовой книжки. По общему правилу он оформляется работодателем  по последнему месту работы в случае, если трудовая книжка утеряна или  пришла в негодность (обгорела, порвалась  и т.п.).

     В случае прекращения трудового договора запись об увольнении работника должна точно соответствовать формулировкам  Трудового кодекса РФ или иного  федерального закона (п. 14 Правил ведения  и хранения трудовых книжек). После  внесения записи об увольнении ее необходимо заверить подписью, печатью работодателя, а также подписью самого работника. Надлежащим образом заполненная  трудовая книжка выдается работнику  в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

     При выдаче трудовой книжки (вкладыша в  нее) работодатель взимает с работника  плату в размере затрат на ее приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек)

    2.6. Процедура расторжения трудового договора по соглашению сторон.

    Трудовой  договор может быть в любой  момент прекращен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Инициатором расторжения  договора по данному основанию может  являться как работник, так и работодатель. Договоренность сторон оформляется  путем составления отдельного документа - соглашения о расторжении трудового  договора. В соглашении нужно отразить дату (т.е. последний день работы) и  основание расторжения договора (соглашение сторон).