Отдел управления персоналом ведёт учёт персонального  состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности

и обработка анкет. Отдел управления персоналом также обязан следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.

         Отдел кадров наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба фирмы планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции  рабочие получают плановые задания, фактические результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели  оценки трудовой  деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников  (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.). Отдельные показатели такого рода передаются в отдел кадров, который использует их впоследствии при решении своих задач.

3. Функции и обязанности специалиста по кадрам

 

      Специалист  по кадрам  ООО «Техресурс» обеспечивает соответствие осуществляемых операций с персоналом законодательству РФ,  контроль за

 движением персонала и выполнением обязательств перед ним. Кадровик назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором. Прием и сдача дел при назначении и освобождении специалиста оформляются актом после проверки состояния кадрового учета и отчетности. Кадровик подчиняется генеральному директору фирмы.

3.1. Функции специалиста по кадрам  ООО «Техресурс»

      Специалист  по кадрам  должен выполнять следующие  функции:

• подбор кадров;
• анализ резюме;
• собеседование;     
• отбор претендентов на вакантные рабочие места;

3.2.  Обязанности специалиста по кадрам ООО «Техресурс» 

      Специалист  по кадрам, осуществляет организацию  кадрового учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

• планирование и осуществление приема и увольнения работников;
• распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам;
• расчет численности активной части трудовых ресурсов и управленческого персонала;

3.3. Ответственность  специалиста по  кадрам ООО «Техресурс» 

    

    Согласно  статье 90 Трудового кодекса РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Личная ответственность кадровика во всех случаях, будь то постановка в анкете некорректного вопроса, или беспрепятственный допуск посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные, велика. Но ограничиться помощью юриста при новом законодательстве не удастся, особенно если ведется автоматизированный учет кадров — необходимо привлечение еще и специалистов по защите информации. 

 
 

ООО «Актив»

наименование  организации-разработчика ТЗ на АС 
 
 
 
 
 

Автоматизированное  рабочее место  специалиста по кадрам ООО «Техресурс»

наименование  объекта автоматизации 

АРМК

сокращенное наименование АС 
 
 
 

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

На  18 листах 

Действует с      25.12.2003 
 
 
 
 
 

СОГЛАСОВАНО

Личная подпись:

Расшифровка подписи:

Печать:

Дата: 23.11.2003

 

        1.  Общие сведения

1. Полное  наименование системы  и ее условное обозначение.

      Необходимо  разработать автоматизированное рабочее  место специалиста по кадрам ООО  «Техресурс»  для автоматизации  функций управления и документооборота в отделе кадров. Условное обозначение – АРМК.

2. Наименование разработчика и заказчика.

      Заказчик  АРМ – ООО «Техресурс». Одел Управления Персоналом. Адрес: 664045, г. Иркутск, ул. Депутатская, д.36. Реквизиты: БИК 049879717, ИНН 1433001788, к/с 30101810500000990717.

      Разработчик АРМК – ООО «Актив». Адрес: 665000, г. Иркутск, ул. Ивана-Франко, д.4. Реквизиты: БИК 045649717, ИНН 1455551750, к/с 3044410500000880000.

1.3. Перечень документов, на основании которых  создается АС:

      Документы, на основании которых создается система:

1. Договор от 15.11.2003 «О создании автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам ООО «Техресурс»
2. Материалы обследования ООО «Техресурс»;
3. Разработка концепции автоматизированной системы.

1.4. Плановые сроки  начала и окончания работы по созданию системы:

• начало работ по созданию АРМК – 01.09.2003;
• окончание работ по созданию АРМК – 04.11.2004.

1.5. Источник финансирования  работ по созданию  АС.

 Отдел управления  персоналом ООО «Техресурс» ; порядок финансирования – договорной.

1.6. Порядок оформления  и предъявления  заказчику результатов  работ по созданию АС:  после завершения работ, комиссия определяет соответствие АРМК требованиям заказчика и подписывает акт о сдаче системы в эксплуатацию.

2.  Назначение и цели  создания системы

1. Назначение АРМК:

      Автоматизированное  рабочее место кадровика  является автоматизированной системой управления  и документооборота; ее предполагается использовать для автоматизации  функций управления кадровика: анализа, планирования и учета.

2. Цели создания АРМК:

• накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;
• сокращение времени на обработку информации;
• уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод,  обработка информации);
• улучшения качества контроля и учета  обрабатываемой информации;
• повышение эффективности работы отдела кадров.

3.Характеристика  объекта автоматизации

3.1.Краткие  сведения об объекте.

    Основной  задачей отдела управления персоналом ООО «Техресурс» является обеспечение  предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, а также поиск кадров для предприятия.

       Основные  задачи кадровика следующие:

комплектование  и подготовка кадров, подбор, расстановка  и исследование кадров.

3.2. Сведения об условиях  эксплуатации объекта  автоматизации.

      Данная  система функционирует внутри отдела кадров специалистами по кадрам. Функционирование автоматизированной системы должно быть в нормальных условиях: при конструктивной температуре, давлении и допустимом уровне запыленности, которые должны соответствовать СанПин 4–548-98 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений ». 

4. Требования к системе

1. Требования к системе в целом

    4.1.1.Требования  к структуре и  функционированию  системы

      Система должна функционировать в едином информационном пространстве, должна поддерживать единую технологию обработки и представления данных,  должна быть реализована по принципу однократного ввода данных, использование системы должно быть в рамках системы единого набора инструментальных средств, система должна придерживаться открытости структур хранения информации.

      АРМК  состоит из следующих подсистем:

• подсистема информационного обеспечения;
• подсистема лингвистического обеспечения;
• подсистема математического обеспечения;
• подсистема юридического  обеспечения;
• подсистема методического  обеспечения;
• подсистема организационного  обеспечения;
• подсистема технического обеспечения;
• подсистема «Бухгалтерия».

      4.1.2. Требования к   средствам и способам  связи для информационного  обмена между компонентами системы.

      Для информационного обмена между компонентами системы должна быть организована локальная сеть c архитектурой «клиент-сервер». Эта необходимость обусловлена следующими важными факторами: возможность параллельной обработки информации; возможность совместного использования данных  и устройств; оперативный доступ к информации; улучшение процесса обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками.

      4.1.3. Требования к характеристикам  взаимосвязи создаваемой  системы со смежными  системами, требования  к ее совместимости.

      Данные  АРМК должны использоваться кадровиками, аппаратом бухгалтерии и другими  подразделениями ООО «Техресурс»  такими как отдел маркетинга, бухгалтерия, генеральный директор. Обмен информацией  между АРМК и отделами предприятия  должен производиться путем передачи соответствующих документов. Обмен информацией с внешними партнерами (кадровые агенства, биржи труда и т.д.) должен осуществляться с помощью интернета.

      4.1.4. Требования к режимам  функционирования  системы.

 Использование  АРМК должно осуществляться в течение работы преприятия.

      4.1.5. Требования по  диагностированию  системы.

    Диагностика и профилактика технических средств  проводится раз в месяц.

    Диагностика базы данных проводится раз в неделю путем выборки некоторых записей.

    Проверка  целостности данных проводится по мере необходимости.

    Проверка  программного обеспечения проводится по мере необходимости.

      4.1.6. Перспективы системы,  модернизация системы.