Система бюджетирования Oracle Hyperion Planning

Можно обеспечить связь стратегического и годового контуров планирования, когда при  начале годового планирования копируются соответствующие данные из стратегического  бюджета и используются отправной точкой для годового планирования. Можно реализовывать различные методики планирования: «сверху – вниз», «снизу – вверх», комбинированную. Кроме этого, возможно скользящее планирование (с периодической корректировкой бюджетов на будущие периоды на основе фактических данных прошедшего периода).

Hyperion Planning поддерживает  ведение сложных иерархических  справочников, c возможностью создания  альтернативных иерархий, настраиваемой  системой агрегации и возможностью  выполнения сложных правил пересчета  и консолидации данных.

Кроме того, в Hyperion Planning реализован настраиваемый механизм распределения данных по различным  аналитикам (справочникам). Например, можно  распределить расходы обслуживающих  подразделений (бэк-офиса) на центры возникновения  прибыли (по заданной базе распределения, драйверу распределения) с целью анализа прибыльности бизнес - подразделений. Или распределять доходы и расходы по группам клиентов, продуктам, с целью анализа их доходности. Система позволяет настраивать сложные алгоритмы распределения доходов и расходов.

Чтобы проиллюстрировать  возможности продукта, приведем пример бюджетной формы из системы на базе Hyperion Planning. (Стоит отметить, что  форма ввода в Hyperion - это отображение выбранного пересечения аналитик в виде плоской таблицы. Т.е. мы показываем выбранную часть куба в плоском виде, при этом есть возможность перемещаться по срезам.)

Рис.2 - Пример бюджетной  формы из системы на базе Hyperion Planning

Рис.3 - Пример бюджетной  формы из системы на базе Hyperion Planning 
 

Рис.4 - Пример бюджетной  формы из системы на базе Hyperion Planning

Ввод данных организован очень удобно для  пользователей: слева список бюджетов, в центре – выбранный бюджет (редактируемая  бюджетная форма) со значениями по статьям  бюджета и периодам времени. Сверху фильтры, которые позволяют вывести данный бюджет по определенным ЦФО, или по проектам (если стоит задача бюджетировать в разрезе проектов). Есть функция исключения внутренних оборотов – то есть, по сути, можно сделать консолидацию по группе компаний. Над фильтрами могут быть еще заданы «закладки» – те аналитические «срезы», в которых ведется дополнительная аналитика данных: по продуктам, каналам продаж и пр. Фиксируется версия бюджета (текущая, утвержденная…). Таким образом, получается многомерное представление о планируемых показателях.

В Hyperion Planning встроены также функции для расчета  таких характеристик, как расчет процентов по кредитам, амортизация, чистая приведенная стоимость, внутренняя доходность и др. – всего порядка 300 функций, которые нередко требуются для расчетов бюджетных показателей.

Есть возможность  вести корректировку данных по группам (пропорционально изменяя значения), вести детализацию данных, консолидированных  в ячейке (см. рисунки 2, 3, 4). Например, для статьи Канцтовары, можно завести спецификацию всех расходов и договоров в виде иерархического списка, которые составляют эту статью.

Для обеспечения  план-факт анализа Hyperion Planning интегрируется  в информационную среду компании (Рис.5). Соответственно, обеспечивается интеграция с учетной системой (на рисунке в качестве финансовой системы приведена Oracle E-Business Suite – интерфейсы такой интеграции уже реализованы; но источником фактических данных могут выступать и транзакционные системы других производителей – 1С и пр.), куда из системы бюджетирования передается бюджет расходов для оперативного контроля исполнения бюджета. Оперативный контроль ведется в транзакционной системе, там же реализуются функции блокирования средств. Соответственно, обратно в систему бюджетирования передаются данные для проведения план-факт анализа.

Можно интегрировать  систему бюджетирования и с приложениями управления производством: из бюджетирования выгружается план продаж, в модуле Производство планируются потребность  в материалах, производственные задания, и агрегированный бюджет производства «возвращается» в Hyperion Planning (стоит отметить, что интерфейсы для такой интеграции не входят в состав стандартного пакета приложений Hyperion Planning, их придется разрабатывать дополнительно).

Рис.5 – Схема  реализации план-факт анализа

На основании  данных бюджетов, а также информации, полученной из других систем, строятся соответствующие отчеты, таблицы, диаграммы  и пр. (для этого используются инструменты Web Analysis и Financial Reporting – они поставляются бесплатно вместе с лицензиями Hyperion Planning). Примеры построения план-факт отчетов, прогнозов в Hyperion Planning (Рис.6, Рис.7, Рис.8, Рис.9): 

Рис.6 - Пример построения план-факт отчетов (1)

Рис.7 - Пример построения план-факт отчетов (2) 
 

Рис.8 - Пример построения план-факт отчетов (3)

Рис.9 - Пример построения план-факт отчетов (4) 
 

Система предоставляет  гибкий механизм согласования и передачи бюджетов в рамках бюджетного процесса. Функциональность согласования бюджетов дает возможность в любой момент времени отслеживать, кому какие бюджеты отправлялись на согласование, какие получены резолюции и пр. Если руководитель утвердил бюджет – этот факт документирован в системе. Ведется «история согласования» бюджетов. Встроенная система оповещения обеспечивает направление сотрудникам, запаздывающим с выполнением своей задачи, согласованием или утверждением бюджета, сообщений с напоминанием.

Система позволяет  для каждого пользователя или  группы пользователей сделать персональный список задач. На рисунке (Рис.10) приведена форма персонализации заданий: для каждого пользователя можно составить список задач, которые он должен сделать: заполнить какие-то формы бюджетные и пр. Пользователь, когда входит в систему, видит список поставленных ему задач, с заданными сроками их исполнения (Рис.11). Соответственно, выполненные задачи он отмечает, и финансовый директор может контролировать выполнение задач – что происходит со сроками, кто в данный момент согласовывает бюджет и т.д.

Рис. 10 - Форма персонализации заданий

Рис. 11 - Список поставленных задач, с заданными сроками их исполнения

Возможен ввод бюджетных данных в Hyperion непосредственно  из программы Ms Excel – для этого  устанавливается специальная программа, Smart View, которая интегрирует Excel и Hyperion Planning. При работе с системой бюджетирования сотрудники могут не использовать стандартный интерфейс системы, а работать, как привыкли, с Excel-файлом – для этого из Hyperion в Excel выгружается соответствующая форма, пользователь вводит или редактирует данные, и при сохранении они передаются обратно в Hyperion.

Чем еще полезна  эта функция, помимо удобства привычной  работы сотрудника? Бывают ситуации, когда  в файлах Excel реализуются специфичные  громоздкие расчеты какого-то показателя, проводимые однократно для формирования какой-то конкретной статьи бюджета, которые нет смысла автоматизировать в Hyperion Planning. В таких случаях из Hyperion выгружают бюджетную форму, ставят ссылку на файл Excel с расчетами (по сути, знак «=»), результат расчета копируется в соответствующую ячейку бюджетной формы, и при сохранении результат предается в систему бюджетирования. Естественно, это разовые ссылки, но, тем не менее, такой механизм интеграции системы с существующими Excel-файлами имеется.

Стоит упомянуть  также возможность работы с данными в режиме "offline", с последующей загрузкой данных в систему пользователем или администратором бюджетного процесса. 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Точное прогнозирование  доходов и эффективности операций – насущная проблема, с которой сегодня сталкивается множество предприятий. Несмотря на понимание того, что недостаточность планирования и прогнозирования может иметь значительное негативное влияние на бизнес, наиболее общим решением для бюджетирования и планирования до сих пор являются изолированные электронные таблицы, делающие процесс планирования ненадежным и неэффективным. В результате – длинные бюджетные циклы и неточность прогнозов, которые препятствуют быстрой реакции на рыночные изменения, заставляют компании терять потенциальные возможности и нести расходы в неперспективных сегментах бизнеса.

Поэтому необходима система, которая позволит превратить существующие разрозненные таблицы  в единую систему и предоставит  платформу для будущего планирования в масштабах всей организации, а расширенный процесс бюджетирования позволит объединить финансовые и бизнес-подразделения. Одна из таких систем Oracle Hyperion Planning, которая обеспечивает возможность бизнес-анализа и планирования в единой среде, позволяет производить сложный анализ бизнес-операций и использовать полученную информацию для создания точных прогнозов и планов без привлечения сторонних инструментов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Д.В.Исаев, Д.В.Хомаза, Газовая промышленность, 2003, #5. - с. 50-53
2. А. Войко, к.э.н., ст. преподаватель кафедры "Финансы, денежное обращение и кредит" ГУУ. "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 2, январь 2006 г.
3. HYPERIONSYSTEM™ 9 PLANNING. Выпуск 9.2. Руководство пользователя. Copyright 2004–2006 Hyperion Solutions Corporation.
4. Мастер-класс: "Бюджетирование в Hyperion Planning". http://www.topsbi.ru/default.asp?artID=1529