Система бюджетирования Oracle Hyperion Planning

1.5 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АВТОМАТИЗАЦИИ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Таким образом, отвечая на вопрос о функциях АСБ, можно сказать, что "правильная" система должна поддерживать все необходимые методы формирования, пересмотра и контроля исполнения бюджета, а также организационные принципы, позволяющие сотрудникам компании эффективно взаимодействовать друг с другом. Кроме того, должна быть обеспечена возможность интеграции с другими информационными системами, что необходимо для организации комплексной системы управления предприятием.

ФУНКЦИИ АСБ 

●Облегчать совместную работу, взаимодействие и управление на крупных предприятиях с множеством подразделений;

●Предоставлять базу для непрерывного планирования с учетом изменений в управлении и повторяющихся циклов планирования;

●Обеспечивать простоту использования и развертывания через Веб;

●Улучшать процесс принятия решений с помощью отчетов, анализа и планирования;

●Ускорять процесс моделирования за счет использования комплексных бизнес:правил и способов распределения при планировании

1.6 ИНСТРУМЕТЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

В качестве программных  средств, которые можно рассматривать как инструменты бюджетирования, можно выделить:

• электронные таблицы;
• финансовые модули корпоративных систем управления;
• заказные разработки (выполняемые силами внешних разработчиков или собственных специалистов);
• специализированные системы бюджетирования.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

Электронные таблицы (в частности, Microsoft Excel) используются довольно часто, особенно на начальных стадиях развития систем бюджетирования. Это объясняется тем, что они просты и доступны, с ними умеют работать практически все сотрудники, а стоимость лицензий на программное обеспечение невысока. Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса, но могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начинают строить свою систему бюджетирования. Однако по мере усложнения бюджетной модели и роста объема данных электронные таблицы быстро достигают предела своих функциональных возможностей, поскольку они не содержат никаких встроенных функций бюджетирования - ни методологических, ни организационных. В таких случаях использование электронных таблиц превращает бюджетирование в рутинную неэффективную работу (наибольшие сложности возникают в части анализа и консолидации данных), а регулярно возникающие ошибки (ведь таблицы не содержат встроенных средств контроля!) могут привести к неверным управленческим решениям. Поэтому на определенном этапе применение электронных таблиц в качестве инструмента бюджетирования становится крайне нежелательным.

ФИНАНСОВЫЕ  МОДУЛИ КОРПОРАТИВНЫХ  СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Казалось бы, решить проблемы автоматизации бюджетирования можно при помощи корпоративных систем управления (ERP), которые в настоящее время внедряются или уже используются многими предприятиями (к числу таких систем относятся SAP R/3, Oracle E-Business Suite, Baan IV, MBS-Axapta и др.). Все такие системы содержат финансовые модули, которые тесно связаны с модулями управления производственными, логистическими и прочими операциями (именно в этом - источник эффективности ERP-систем). ERP-системы по сути являются транзакционными, т. е. предназначенными для управления отдельными операциями: закупками, отгрузками, перемещениями материалов, обработкой заказов в рабочих центрах и т. п. Поэтому ERP-системы полностью обеспечивают потребности финансового планирования на оперативном уровне (формирование платежного календаря). Но бюджетирование выходит за рамки оперативного планирования и базируется на агрегированной информации, представляя собой управление тактического и стратегического характера. Кроме того, важным требованием к бюджетированию является его многовариантность (возможность составления и оценки разных сценариев), что также не обеспечивается ERP-системами. Поэтому даже сами разработчики ERP-систем для целей бюджетирования рекомендуют использовать дополнительные инструменты.

ЗАКАЗНЫЕ РАЗРАБОТКИ

Еще одна категория  систем, применяемых для бюджетирования, - заказные разработки. Они могут быть выполнены либо внешними программистами, либо персоналом собственного департамента автоматизации (в качестве основы для разработки обычно используются реляционные базы данных или OLAP-системы). Но при этом предприятие получает весь набор проблем, связанных с собственной разработкой. Во-первых, все упомянутые функции бюджетирования потребуется не настраивать в готовой системе, а разрабатывать заново, что наверняка потребует значительных затрат времени и денег. Во-вторых, велик риск неэффективности: программные продукты, разработанные "с нуля", как правило, уступают по качеству готовым решениям, доказавшим свою жизнеспособность в жестких рыночных условиях. В-третьих, если заказная разработка выполнена внешними программистами, то ее поддержка будет связана со значительными затратами, а если программный продукт создан специалистами собственной службы автоматизации, то возникает зависимость предприятия от небольшой группы своих же сотрудников. Таким образом, заказные разработки вряд ли можно считать приемлемым решением для автоматизации задач бюджетирования, особенно на крупных предприятиях.

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ  СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Наконец, последняя  категория программных средств - специализированные системы бюджетирования. Примером могут служить Hyperion Pillar и Hyperion Planning - две разработки корпорации Hyperion, схожие по функциональности, но различающиеся по методологическим моделям и техническим подходам. Такие системы изначально нацелены на решение задач бюджетирования и содержат всю необходимую функциональность, как методологическую, так и организационную. Внедрение таких систем требует определенной настройки (что позволяет учесть специфику конкретного предприятия), но это именно настройка готового приложения, а не разработка собственного продукта. Важным моментом является то, что каждая из специализированных систем используется во многих компаниях (в частности, количество предприятий-пользователей систем Hyperion исчисляется тысячами), а это означает, что, развивая свои продукты, фирма-разработчик непременно учитывает потребности своих многочисленных заказчиков.

Следует особо  подчеркнуть интеграционные возможности специализированных систем бюджетирования, ведь для успешного функционирования система бюджетирования должна уметь обмениваться информацией с остальными системами управления, работающими на предприятии.

Прежде всего, подчеркнем необходимость интеграции системы бюджетирования с системами  учета и оперативного планирования (как правило, эти функции реализуются в системах класса ERP). Такая интеграция необходима, поскольку именно эти системы содержат значительную часть данных для разработки бюджетов, а также практически всю фактическую информацию, необходимую для контроля. Интеграция специализированной системы бюджетирования с корпоративной ERP-системой может считаться наилучшим решением, что подтверждается практикой ведущих международных компаний. Не случайно разработчики систем бюджетирования уделяют интеграции с ERP большое внимание. Например, уже упомянутые системы Hyperion Pillar и Hyperion Planning содержат целый ряд интеграционных функций, а также позволяют организовать "бесшовную" интеграцию с основными ERP-системами - SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications и др. Для этого компанией Hyperion разработаны специальные шлюзы, сертифицированные производителями соответствующих ERP-систем.

Следует также  обратить внимание на интеграцию системы  бюджетирования с корпоративной  аналитической системой (Management Information System, MIS). Такие системы, как правило, строятся с применением OLAP-технологий (On-Line Analytical Processing) и обеспечивают информационную поддержку руководителей высшего и среднего звена. Сочетание системы бюджетирования с корпоративной аналитической системой предоставляет руководителю качественно новые возможности. Примером может служить интеграция программных продуктов Hyperion - систем бюджетирования Hyperion Pillar или Hyperion Planning с OLAP-системой Hyperion Essbase (такое сочетание используется многими компаниями, что свидетельствует о его эффективности). При этом данные системы бюджетирования используются OLAP-приложением в качестве основы для решения всего комплекса аналитических задач, что обеспечивает эффективную поддержку финансового анализа и других аналитических процессов.

2 Система бюджетирования Oracle Hyperion Planning

 
 

Oracle Hyperion Planning –  решение для автоматизации процессов  прогнозирования, финансового планирования  и бюджетирования. На сегодняшний  день Oracle Hyperion Planning является одним  из лучших программных продуктов в области управления эффективностью предприятия.

Внедрение Oracle Hyperion Planning открывает перед организациями  следующие возможности:

следующие возможности:

• Значительно повысить достоверность и детальность прогнозов, бюджетов и информации об их
• выполнении;
• Принципиально сократить бюджетный цикл (на недели и даже месяцы);
• Существенно снизить трудоемкость формирования бюджетов;
• Облегчить внесение изменений в бюджетные модели;
• Анализировать данные об исполнении бюджетов в различных разрезах, на разных уровнях детализации, оперативно выявляя причины отклонений;
• Эффективно управлять бюджетным процессом, контролировать его на всех этапах в режиме реального времени.

 

Решение Oracle Hyperion Planning может применяться в организациях любой отраслевой направленности. Фактически, система представляет собой конструктор и обладает значительными возможностями в плане настройки

(проектирования) моделей, аналитических разрезов, документов, отчетов и процедур  для максимального соответствия  требованиям менеджмента компании. В результате, конкретные формы отчетности, ввода данных, настройки моделей и процессов будут различаться в каждой компании. В то же время в состав поставки продукта входит типовая модель бюджетирования, которая может использоваться как отправная точка при внедрении системы.

С точки зрения пользователей, система представляет собой единый инструмент для формирования планов, прогнозов и бюджетов, оснащенный интуитивно-понятным интерфейсом. Исключительная простота, надежность и удобство применения позволяют участвовать в процессе планирования максимальному числу сотрудников без необходимости дополнительного обучения работе с системой и наличия специфических знаний в области финансов.чевые преимущества 

Технологические особенности продукта

• Ядром системы является центральная база данных на платформе OLAP-сервера Hyperion Essbase, обеспечивающего широкие возможности в области многомерного анализа данных, прогнозирования, моделирования и распределения расходов по различным алгоритмам, непротиворечивость данных, высокую степень масштабируемости системы, управление доступом пользователей;
• Работа пользователей может вестись в одном из 2-х режимов: web-интерфейc либо «надстройка» над Microsoft Office Excel. При этом для Excel-режима существует возможность работы по принципу «офф-лайн» (загрузив бюджетные данные из центральной базы данных на свой компьютер, пользователь временно может отсоединиться от неё, ввести новые данные, произвести расчеты, а затем, при следующем подключении, синхронизировать эту информацию с центральным хранилищем);

 

• Система интегрируется с корпоративной  электронной почтой для рассылки напоминаний и уведомлений участникам бюджетного процесса;
• Система интегрируется с корпоративными службами каталогов (LDAP, Microsoft Active Directory), что обеспечивает управление аутентификацией и авторизацией пользователей системы бюджетирования в рамках принятых в организации инструментов и регламентов.

 
 

Основной процесс  системы Oracle Hyperion Planning: процесс согласования бюджета. В этом процессе важны следующие составляющие: бюджетный блок с данными, общий план действий (со списком задач), права доступа к данным и их передача между пользователями, индивидуальные списки задач пользователей, бизнес правила для форм.

Взаимодействие  пользователей и структуру задач в рамках процесса бюджетирования (согласования бюджета) можно представить в виде следующей схемы, иллюстрирующей алгоритм бюджетного процесса (бюджетного цикла) (Рис.1). 
 
 
 

 
 
 
 

Рис.1 - Алгоритм бюджетного процесса 
 

В системе можно настроить различные контуры планирования. Например, в годовом контуре планирования возможно формирование бюджета доходов и расходов, движения денежных средств, баланса бюджетов продаж, производства, запасов, инвестиций, капитальных затрат на строительство, затрат на персонал, затрат на маркетинг, ИТ-бюджетов и др. - в целом, нет ограничений на набор и состав бюджетов, которые будут вестись и контролироваться в системе.

В рамках стратегического  контура планирования (на 3-5 и более  лет вперед) в Hyperion Planning возможно реализовать планирование по целевым показателям деятельности (связанным с финансами, персоналом, клиентами и пр.), бюджеты доходов и расходов, ДДС, инвестиций и прочие. То есть все бюджеты, которые планируются на год, можно реализовать, при необходимости, на более длительный период планирования.