Организация как объект управления

достижение. речь  идет  о  функциях,  которые  являются  составными  частями

любого  процесса  управления  вне  зависимости  от  особенностей   (размера,

назначения, формы  собственности и т. д.) той или  иной  организации.  Поэтому

их называют общими и в их составе  выделяют  планирование,  организовывание,

координацию,  контроль  и  мотивацию.  Взаимосвязь  между  ними  может  быть

представлена круговой диаграммой, показывающей  содержание  любого  процесса

управления (рис. 1).  Стрелки  на  диаграмме  показывают,  что  движение  от

стадии  планирования  к  контролю  возможно  лишь  путем  выполнения  работ,

связанных с организовыванием  процесса  и  с  мотивированием  работающих.  В

центре диаграммы  находится функция координации, обеспечивающая  согласование

и взаимодействие всех остальных. 
 
 

                   Рис. 1 . Взаимосвязь функций управления 
 
 

  Рассмотрим содержание  каждой функции управления.

Планирование  —   это   вид   управленческой   деятельности,   связанной   с

составлением планов  организации  и  ее  составных  частей.  Планы  содержат

перечень того,  что  должно  быть  сделано,  определяют  последовательность,

ресурсы и время  выполнения работ, необходимые  Для  достижения  поставленных

целей. Соответственно, планирование включает:

- установление целей  и задач;

- разработку стратегий,  программ и планов для достижения  целей;

- определение необходимых  ресурсов и их распределение  по целям и задачам;

- доведение планов  до всех, кто их должен выполнять  и кто несет

   ответственность  за их реализацию.

  В командно-административной  системе планирование на предприятии  выполняло

роль инструмента  постановки задач подразделениям  и  распределения  ресурсов

между ними для реализации жестко  заданных  сверху  целей.  Оно  также  было

средством  контроля  и   оценки   результатов   и   создавало   основу   для

стимулирования труда  работников: предприятия. Его главная  характерная  черта

- директивность отражала  концепцию  народнохозяйственного   планирования  как

единой  системы  планов,  каждый   из   которых   должен   точно   выполнять

предписанные ему  задания  и  обеспечивать  тем  самым  бесперебойную  работу

всего народнохозяйственного  механизма.

  В новых условиях  хозяйствования планы не  задаются  предприятиям  сверху,

ресурсы предприятие  «добывает» самостоятельно, несет полную  ответственность

за ассортимент, качество и результаты. План становится основой  деятельности

организаций всех форм собственности и размеров, так  как без него  невозможно

обеспечивать  согласованность   в   работе   подразделений,   контролировать

процессы,  определять  потребность  в   ресурсах,   стимулировать   трудовую

активность работающих на предприятии.  Сам  процесс  планирования  позволяет

более четко  формулировать  целевые  установки  организации  и  использовать

систему показателей  деятельности,  необходимую  для  последующего  контроля

результатов.   Кроме,   того,    планирование    укрепляет    взаимодействие

руководителей разных служб организации. Планирование в  новых условиях —  это

непрерывный процесс  использование новых путей и  способов  совершенствования

деятельности  организации  за  счет  выявленных  возможностей,   условий   и

факторов.  Следовательно,  планы  не  могут  быть  директивными,  а   должны

меняться соответствии с конкретной ситуацией.

  Органической  составной   частью   планирования   при   этом   становится

составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов,  показывающих  возможные

направления  будущего  развития  организации,   рассматриваемой   в   тесном

взаимодействии с  окружающей ее средой Прогнозы на  будущее  закладываются  в

основу стратегических планов  в  которых  находят  отражение  важнейшие  для

любой организации  связи между целями, ресурсами  и  возможностями  окружающей

среды. В  свою  очередь,  стратегические  планы  составляют  основу  текущих

планов с помощью  которых организуется работа предприятия. 

  Организовывание  — вторая функция  управления,  задачей  которою  является

формирование структуры  организации, а  также  обеспечение  всем  необходимым

для  ее  нормальной  работы  —   персоналом,   материалами,   оборудованием,

зданиями, денежными  средствами и др. Организовать —  это значит разделить  на

части  и  делегировать  выполнение   общей   управленческой   задачи   путем

распределения   ответственности   и   полномочий,   а   также   установления

взаимосвязей между  различными видами работ.

      В  любом плане,  составляемом  в   организации,  всегда  имеется   стадия

организовывания,  т.   е.   создания   реальных   условий   для   достижения

запланированный   целей.   Нередко   это   требует   перестройки   структуры

производства  и  управления  с   тем,   чтобы   повысить   их   гибкость   и

приспособляемость к требованиям рыночной экономики. Для  многих  организаций

(прежде всего,  государственных)  эта  задача  является  новой,  так  как   в

прежних   условиях   хозяйствования   использовались    типовые    структуры

управления, разрабатываемые  централизованно для различных  отраслей. В  связи

с тем, что они  были жестко связаны со штатным  расписанием,  предприятия  не

стремились к их изменению, которое могло  привести  к  сокращению  штата.  В

настоящее время  организации формируют структуру  управления в соответствии  с

собственными  потребностями.  Анализ  изменений   показывает,   что   многие

организации  отходят  от  функционального  принципа   построения   структур,

сокращают  так  называемую  вертикаль  (иерархию)   управления,   делегируют

полномочия сверху вниз. В структуру  вводятся  новые  звенья,  в  том  числе

связанные с необходимостью изучения рынка и разработкой  стратегии  развития

организации.

      Вторая, не менее важная  задача  функции   организовывания  —  создание

условий  для  формирования  такой  культуры  внутри   организации,   которая

характеризуется высокой  чувствительностью к изменениям,  научно-техническому

прогрессу, единым для  всей  организации  ценностям.  Здесь  главное  —  это

работа с персоналом, развитие стратегического и  экономического  мышления  в

сознании руководителей, поддержка  работников  предпринимательского  склада,

склонных к творчеству, нововведениям и не  боящихся  рисковать  и  брать  на

себя ответственность  за решение проблем предприятия.

  Мотивация   —  это  деятельность,  имеющая   целью  активизировать   людей,

работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться  для  выполнения

целей, поставленных в планах.

  Процесс мотивации  включает:

   • установление  или оценка (понимание) неудовлетворенных  потребностей;

   • формулировка  целей, направленных на удовлетворение  потребностей;

   • определение  действий, необходимых для удовлетворения  потребностей.

Действия по мотивации  включают  экономическое  и  моральное  стимулирование,

обогащение  самого  содержания  труда  и  создание  условий  для  проявления

творческого  потенциала  работников  и  их  саморазвития.  Осуществляя   эту

функцию,   менеджеры   должны   постоянно    воздействовать    на    факторы

результативной работы членов трудового коллектива. К ним  в  первую  очередь

относятся:  разнообразие   работы   по   содержанию,   рост   и   расширение

профессиональной  квалификации  работающих»  удовлетворение  от   полученных

результатов повышение  ответственности, возможности  проявления  инициатив  и

осуществления самоконтроля и т. д.

Контроль  —  это  управленческая  деятельность,  задачей  которой   является

количественная и  качественная оценка и учет результат  работы организации.  В

ней выделяют два  основных направления:

   • контроль  за выполнением работ, намеченных  планом;

   • меры  по  коррекции  всех  значительных  отклонений  от  плана.  Главные

инструменты выполнения  этой  функции  —  наблюдений  проверка  всех  сторон

деятельности, учет и анализ. В общем процесс управления  контроль  выступает

как элемент обратной связи, так к по его данным  производится  корректировка

ранее  принятых  решен»  планов  и  даже  норм  и   нормативов.   Эффективно

поставленный    контроль    обязательно    должен    иметь    стратегическую

направленность,  ориентироваться  на  результаты,   быть   своевременным   и

достаточно  простым.  Последнее  требование  особенно  важно  в  современных

условиях,  когда  организации  стремятся  строить  свою  работу  на  принцип

доверия к людям, а это приводит к необходимости  и возможности  существенного

сокращения контрольных  функций, выполняемы  непосредственно  менеджерами.  В

этих условиях контроль становится менее жестким и более  экономичным.

Координация  —  это  функция   процесса   управления,   обеспечивающая   его

бесперебойность и  непрерывность. Главная  задача  координации  —  достижение

согласованности  в  работе  всех  звеньев  организации  путем   установления

рациональных связей (коммуникаций) мед  ними.  Характер  этих  связей  может

быть самым различным, так зависит от координируемых процессов.  Поэтому  для

выполнения   этой   функции   могут    использоваться    как    всевозможные

документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы),  так,

результаты обсуждения возникающих  проблем  на  совещаниях,  собраниях,  при

интервьюировании  и т. д. Большую роль при этом  играй  технические  средства

связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном  ходе  работ

в организации.

      С  помощью этих и  других  форм  связи  устанавливается  взаимодействие

между подсистемами  организации,  осуществляется  маневрирование  ресурсами,

обеспечивается единство  и  согласование  всех  стадий  процесса  управления

(планирования, организовывания,  мотивации  и  контроля),  а  также  действий

руководителей.

 В условиях  роста самостоятельности  и   ответственности  руководителей   всех

 уровней и исполнителей  происходит рост так  называем  неформальных  связей,