Мотивация сотрудников в целях совершенствования эффективности (на примере МУК «Централизованная библиотечная система» г. Воткинск)

Известно, что львиная доля успеха организации зависит от вдохновения работников или от того насколько хорошо работает их система мотивации.

Для того чтобы лучше понять, почему люди в разных странах работают по разному, можно рассмотреть таблицу, где примером для сравнения являются: Америка, Япония и Россия (таблица 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Мотивация как функция  управления

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации через других людей. Соответственно управление выполняет функции:

◦ Планирование, которое содержит в себе стратегическое планирование и планирование реализации стратегии.

◦ Построение организации, организация взаимодействия и распределение полномочий.

◦ Мотивация, стимулирование к труду.

◦Контроль над выполнением плана.

Функции управления – это виды деятельности, с помощью которых, управляющая подсистема воздействует на объект управления.

Мотивация - процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения личных целей и (или) целей организации. Осуществление мотивации требует четкого представления о потребностях и вознаграждении.

Потребность – ощущение человеком физиологического или психологического недостатка чего-либо.

Вознаграждение – все, что человек считает ценным для себя.

Мотивация работников должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных. Эти потребности имеют определенную иерархию, которая характерна для содержательных теорий мотивации.

 

 

ГЛАВА 2. МОТИВАЦИОННЫЙ ПОДХОД И СТИМУЛИРОВАНИЕ ТРУДА В МУК «ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БИБЛИОТЕЧНАЯ СИСТЕМА»

2.1. Организационно-правовая  характеристика МУК «Централизованная  библиотечная система»

Общие положения.

1. Централизованная библиотечная система (далее ЦБС) – это единое библиотечное учреждение, объединяющее государственные массовые библиотеки города, функционирующие на основе единого административного и методического руководства, общего штата и фонда, централизации процессов его формирования и использования.

ЦБС является юридическим лицом и имеет печать.

2. ЦБС находится в ведении  отдела культуры городской администрации, который осуществляет руководство библиотеками через центральные библиотеки.

3. Открытие новых, реорганизация  и перемещение существующих библиотек, входящих в ЦБС, производится по представлению отдела культуры и директора ЦБС в установленном порядке.

4. Средства, выделяемые на содержание библиотек ЦБС, объединяются на смете центральной библиотеки, которая находится на самостоятельном балансе и финансируется за счет государственного бюджета.

5. Книжный фонд, имущество и оборудование  всех входящих в ЦБС библиотек  состоит на балансе центральной  библиотеки.

6. Организацию и деятельность  ЦБС регламентируют следующие  документы:

• Положение о централизации государственных массовых библиотек;
• Приказы и распоряжения отдела культуры;
• Рекомендации вышестоящих методических центров;
• Положения о центральной городской библиотеке (ЦГБ), центральной городской детской библиотеке (ЦГДБ) и библиотеках-филиалах;
• Положения об отделах;
• Должностные инструкции работников ЦБС;
• Правила пользования библиотекой;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Инструкции по организации основных технологических процессов.

7. ЦБС организует работу во  взаимодействии с другими культурно-просветительными  учреждениями, органами и учреждениями  научно-технической информации, образования, печати, теле- и радиотрансляции и другими организациями.

8. ЦБС в своей работе руководствуется  рекомендациями вышестоящих методических  центров, использует результаты  научных исследований и передовой  библиотечный опыт, обобщает и  передает в республиканскую библиотеку информацию об опыте библиотек ЦБС.

Структура ЦБС.

1. ЦБС включает: центральную городскую библиотеку, центральную детскую библиотеку и библиотеки-филиалы.
2. Центральная библиотека и центральная детская библиотека организуют всю работу по обслуживанию взрослого и детского населения города.
3. Головным звеном ЦБС является центральная библиотека. Она руководит деятельностью всех библиотек:
• Составляет планы и отчеты о работе ЦБС и в установленные сроки представляет их на рассмотрение и утверждение в отдел культуры;
• Анализирует и обобщает опыт работы библиотек-филиалов, распространяет и контролирует его внедрение;
• Помогает библиотекам-филиалам в художественно оформительских работах, отвечает за обеспеченность их оборудованием и библиотечной техникой;
• Осуществляет связи с вышестоящим методическим центром, библиотеками и ЦБС других ведомств и организаций.
4. Основными структурными подразделениями ЦБ являются: отдел обслуживания читателей, отдел комплектования и обработки литературы, отдел методической и библиографической работы, отдел автоматизации и правовой центр.
5. Центральная детская библиотека строит свою работу в тесном контакте с отделами центральной библиотеки, осуществляющими централизованно комплектование, обработку и использование литературы, справочно-библиографическую, информационную и методическую работу. ЦДБ отвечает за постановку и содержание библиотечной работы с детьми, привлечение к чтению учащихся в городе в целом, определяет направление формирования фондов детской литературы и работы с детьми в ЦБС, участвует в методическом руководстве библиотеками, обслуживающими детей, и повышении квалификации библиотекарей в соответствии с планом организационно-методической работы ЦБС, проводит стажировку новых сотрудников, работающих со школьниками, активно пропагандирует фонд детской литературы, и, в первую очередь, ЦДБ, и организует его использование читателями всей системы.
6. Библиотека-филиал – составная часть централизованной библиотечной системы – работает под руководством центральной библиотеки. В своем микрорайоне несет полную ответственность за привлечение в библиотеку населения, библиотечно-библиографическое обслуживание и удовлетворение запросов читателей, использование и сохранность своего фонда. Библиотека-филиал участвует в комплектовании, систематически отбирает и передает в ЦБ не используемую читателями литературу, выдает из своего фонда издания, запрашиваемые другими библиотеками ЦБС и библиотеками других ведомств и организаций, пропагандирует литературу из единого фонда, получает из ЦБ, ЦДБ и других библиотек-филиалов необходимые читателям издания и обеспечивает их сохранность.
7. Библиотека-филиал имеет право участвовать в коллегиальном решении вопросов, связанных с деятельностью ЦБС и библиотеки-филиала, поддерживает технологические связи с отделами ЦБ, ЦДБ координирует работу с библиотеками других ведомств в своем микрорайоне.
8. В структуре библиотеки-филиала выделены: абонемент, читальный зал, а также специализированные отделы или секторы.

Управление ЦБС

1. Управление ЦБС осуществляется на основе сочетания единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении всех вопросов, касающихся деятельности входящих в нее библиотек.
2. ЦБС возглавляет директор. Директор назначается и освобождается от должности в соответствии с установленным порядком. Директор действует от имени системы и на правах единоначалия представляет ее без особой на то доверенности в организациях и учреждениях, в пределах своей компетенции излает приказы, обязательные для исполнения всеми библиотеками ЦБС.
3. Директор несет ответственность за всю деятельность системы: планирование и организацию работы, подбор, расстановку и воспитание кадров, распоряжается денежными средствами и материальными ценностями, оформляет трудовые книжки.
4. Директор ЦБС согласно штатному расписанию имеет заместителей, которые назначаются и освобождаются от должности вышестоящим органом по представлению директора. Обязанности заместителей директора определяются директором.
5. Заведующие библиотеками-филиалами отвечают за организацию и качество работы своего подразделения, Выполнение плановых показателей, привлечение к чтению населения, пополнение, использование и сохранность фонда, постановку массовой, справочно-библиографической и информационной работы, санитарное и противопожарное состояние помещения библиотеки. Заведующий библиотекой-филиалом непосредственно подчиняется директору ЦБС. Регулярно отчитывается перед населением и читателями. Оперативные вопросы формирования фондов, библиотечно-библиографического обслуживания читателей и другие решаются им непосредственно с функциональными отделами ЦБ.
6. Коллегиальность управления в ЦБС обеспечивает совет при директоре. В состав совета при директоре входят: директор, заместитель директора, заведующий центральной детской библиотекой, заведующие структурными подразделениями ЦБ и библиотеками-филиалами. На рассмотрение совета выносятся вопросы, требующие коллективного обсуждения. Принятые советом решения закрепляются приказом директора ЦБС.
7. В отделах ЦБ, библиотеках-филиалах и в ЦБС регулярно проводятся производственные собрания коллективов, на которых обсуждаются важнейшие вопросы деятельности подразделения и системы в целом, рассматривается ход выполнения плана, подводятся итоги.
8. Контроль над выполнением принятых решений, приказов осуществляет директор ЦБС, его заместители или по их поручению другие работники ЦБ.

 

 

 

 

 

2.2. Анализ системы мотивации  в МУК «Централизованная библиотечная  система»

На сегодняшний день ЦБС г. Воткинска состоит из 7 филиалов, ЦБ имени Д. Фурманова, ЦДБ имени Е. Пермяка, а так же отдела комплектования, методического отдела, отдела автоматизации и правового центра. Коллектив на 100% женский, всего 78 человек в возрасте от 18 до 65 лет.

Для анализа системы мотивации сотрудников ЦБС г. Воткинска была составлена анкета, состоящая из двух подразделов, где: 1 – оценивается работа самого человека и 2 – человек оценивает работу всей ЦБС. Вопросы для анкеты были взяты и переработаны из следующих книг: Сирополис Н. К. Управление малым бизнесом1 и The Warehouse Management Handbook,2 Second Edition Edited by James A. Tompkins, Ph.D. and Jerry D. (на англ. яз.). Анкетирование проводилось анонимно со 2-ой половины января до середины марта 2013 года. При ответе нужно было поставить оценку по 7-бальной шкале (7 – великолепно, 6 – очень хорошо, 5 – хорошо, 4 – удовлетворительно, 3 – неудовлетворительно, 2 – плохо, 1 – очень плохо и 0 – отвратительно) и кратко пояснить свой ответ. Уже на стадии анализа выяснилось, что некоторые вопросы для понимания оказались трудными и из 41 человека анкетируемых, пояснения к своим оценкам написали только 11 сотрудников.

Заполненные анкеты см. в Приложении.

Образец анкеты и пояснения (в скобках):

На сколько баллов Вы оцениваете:

1.1 Организацию своего труда? (Т. е. насколько труд организован, нет ли сбоев по техническим причинам или по причине собственного незнания того или иного вопроса).

1.2 Личную финансовую стабильность? (Т. е. хватает ли на «хлеб с маслом» или только на «хлеб», или даже на «хлеб» не хватает, или хватает и на «хлеб» и на «масло» и на «черную икру»; Так как библиотека – это муниципальное учреждение, то зарплату платит отдел культуры г. Воткинска из ранее составленного бюджета. Как и у всех работающих в бюджетной сфере заработная плата получается минимальная. Зато, опыт показывает, что люди работающие сами на себя или на другое лицо получают не такой стабильный доход, потому что человек, работающий в бюджетной организации защищен: 37 статьей, пункт 3 Конституции Российской Федерации3,а также статьей 129, 130, 131, 132, 133, 135, 136 Трудового кодекса Российской Федерации4.

1.3 Расположение объекта (библиотеки) по отношению к Вам? (Т. е. насколько близко проживает человек и удобно ли ему добираться до работы).

1.4Свои возможности по управлению, влияние на происходящее, активность? (Оценивается, насколько человек верит в себя и в то, что он важная часть в коллективе, а также что преобладает в человеке на рабочем месте – активность (деятельность) или пассивность).

1.5 Собственную заботу о качестве  труда? (Стремится ли работник улучшить свой труд. Стремится ли к профессиональному росту, повышению рабочих показателей и т.д.)

1.6 Систему самообразования, поддержки  и информации? (Стремится ли человек учиться, открывать в своей работе что-то новое, повышать квалификацию и т. д.)

1.7 Отношения в коллективе? (В библиотеках сейчас работают только женщины. В филиалах и отделах по 2 – 5 человек, в небольших коллективах не всегда удается создать гармоничные отношения).

2.1 Стратегические планы Централизованной  библиотечной системы? (Насколько правильно, с точки зрения работника, составлены долгосрочные планы системы, можно ли что-то привнести новое, или от чего-нибудь отказаться).

2.2 Уровень обслуживания читателей? (Как хорошо обслуживаются читатели, остаются ли читатели довольными).

2.3 Репутацию ЦБС по сравнению  с другими учреждениями культуры  г. Воткинска? (Насколько хорошо выполняют свое предназначение библиотеки, по сравнению с музеями, домом культуры «Звезда», «Дружба» и др.)

2.4 Поступление/выполнение заказов  и управление материальными запасами? (Насколько хорошо пополняются фонды, какая литература поступает, нужная или не нужная, насколько точно выполняются запросы посетителей. Хватает ли расходных материалов: формуляров, вкладышей, листков возврата, каталожных карточек, тетрадей и дневников для статистического учета и т. п.).

2.5 Технологические возможности  библиотечной системы? (Вопрос связан с предыдущим. Наличие/отсутствие компьютеров, оргтехники, и другой специальной библиотечной техники, например автоматические нумераторы, видео проекторы, конвейеры для транспортировки литературы и т. д. А также возможность выхода в интернет, специальное программное обеспечение для работы, учета, хранения данных.)

Результаты анкетирования см. в приложении. Иногда, даже когда речь идет об отношениях в одном тесном коллективе, ответы были очень разнообразными: «Просто хорошее взаимопонимание", "Коллектив молодой, понимающий» и «Разобщенный»; «Все дружные» и «Женский коллектив всегда сложен».

Итак, первая часть.

На первый вопрос «На сколько баллов Вы оцениваете организацию своего труда?» оценку «7» поставили 2 человека, оценку «6» - 10 человек, «5» - 12 человек, «4» - 14 человек, «3» - 2 человека. Итого: средняя оценка 4,9 баллов, 1человек воздержался.

На второй вопрос «На сколько баллов Вы оцениваете личную финансовую стабильность?» оценку «7» и «6» не поставил никто, «5» - 3 человека, «4» - 6 человек, «3» - 18 человек, «2» - 6 человек, «1» - 7человек, «0» - 1человек. Воздержавшихся нет, средняя оценка – 2,7 балла.