Контрольная работа по "Теории организации"

 1. Организация –  это….

 Различные понятия  термина «организация»:

 1) Организацией может называться искусственное объединение институционального характера, занимающее место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее ясно очерченной функции. В этом смысле организация выступает как социальный институт с известным статусом и рассматривается как автономный объект. В таком значении словом «организация» можно назвать, например, предприятие, орган власти, добровольный союз и т.д.

 2) Термин «организация» может обозначать определенную деятельность по организации, включающую в себя распределение функций, налаживание устойчивых связей, координацию и т.д. Здесь организация выступает как процесс, связанный с целенаправленным воздействием на объект и, значит, с присутствием фигуры организатора и контингента организуемых. В этом смысле понятие «организация» совпадает с понятием «управление», хотя и не исчерпывает его.

 3) Под «организацией» может мыслиться характеристика степени упорядоченности какого-то объекта. Тогда этим термином обозначают определенную структуру, строение и тип связей, выступающих как способ соединения частей в целое, специфических для каждого рода объектов. В этом смысле организация объекта – это свойство, атрибут последнего. С. таким содержанием термин употребляется, например, когда речь идет об организованных и неорганизованных системах, политической организации общества, эффективной и неэффективной организации и т.д. Именно это значение подразумевается в понятиях «формальная» и «неформальная» организация.

 Причиной  различия определений организации  заключается в том, что в одном  случае организация рассматривается  как социальный институт и автономный объект, в другом – процесс, а  в третьем – свойство. 

 2. Системный подход

  Системный подход - это методологическое направление в науке,  основная  задача которого состоит в разработке методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов — систем разных типов и классов. Системный подход представляет собой определенный этап в развитии методов познания, методов исследовательской и конструкторской деятельности, способов описания и объяснения природы анализируемых или искусственно создаваемых объектов.

 В настоящее  время системный подход все шире применяется в управлении,  накапливается  опыт построения системных описаний объектов исследования. Необходимость системного подхода обусловлена укрупнением и усложнением изучаемых систем, потребностями управления большими системами и интеграции знаний.

 Сущность  системного подхода формулировалась многими авторами. В развернутом виде она сформулирована В. Г. Афанасьевым, определившим ряд взаимосвязанных аспектов, которые в совокупности и единстве составляют системный подход:

 - системно-элементный, отвечающий на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;

 - системно-структурный,  раскрывающий внутреннюю организацию  системы, способ взаимодействия  образующих ее компонентов;

 - системно-функциональный, показывающий, какие функции выполняет  система и образующие ее компоненты;

 - системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы с другими, как по горизонтали, так и по вертикали;

 - системно-интегративный,  показывающий механизмы, факторы  сохранения, совершенствования и  развития системы;

 -  системно-исторический, отвечающий на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы.

 Термин "системный подход" охватывает группу методов, с помощью которых реальный объект описывается как совокупность взаимодействующих компонентов. Системно ориентированное мышление менеджера рассматривает взаимосвязь и взаимозависимости следующих систем: 1) конкурентная система, 2) система внешней среды, 3) внутренняя система организации.

 На практике системный подход реализуется чаще всего в виде системного анализа. Системный анализ используется как один из важнейших методов в системном подходе, как эффективное средство решения сложных, обычно недостаточно четко сформулированных проблем. Соответственно, системный анализ сводится к уточнению проблемы и ее структуризации в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождению критериев их решения, детализации целей.

 Согласно  принципам системного анализа, возникающая  перед обществом та или иная сложная  проблема (прежде всего проблема управления) должна быть рассмотрена в целостном контексте — как система во взаимодействии всех ее компонентов, чаще всего как организация компонентов, имеющая общую цель.

 Применение  системного анализ позволяет наилучшим  образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления. Именно системный анализ позволяет выявить условия, приводящие к наилучшим результатам функционирования и оптимизации системы. При этом любой объект рассматривается не только как неразделимое, единое целое, но и как система взаимосвязанных составных элементов, их свойств и качеств. Соответственно, системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее структуризации в набор задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, детализации целей, нахождению критериев оптимизации, конструированию эффективной организации для достижения целей. 

 Коммуникации  в организации

    1. Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель этого процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений. Руководитель сообщает что-то подчиненному, и тот, в свою очередь, должен сообщить, как он понял поставленную перед ним задачу; он обязан как бы «вернуть» посланную информацию отправителю, показать ее «качество». 
Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

    Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

    Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

    Передача  сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

    Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

    Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

    Обратная  связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

    Помехи  и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка).

    Коммуникационный  процесс жизненно важен между  руководителем и подчиненными, он является инструментом внутрисистемной  координации, помогает получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникационный процесс играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникационного процесса. С помощью него реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникационный процесс необходим для утверждения авторитета и воли руководителя.

   2. В организации ООО «РБС» люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс, на самых разных уровнях и используя различные виды коммуникаций. Они общаются в группах, выступают на собраниях, читают корреспонденцию, пишут письма, составляют отчеты, общаются по телефону, электронной почте и т.д. - любой из этих способов общения вписывается в определенный вид (тип) коммуникаций:

    1) с внешней средой - с государственными  и негосударственными службами, клиентами, конкурентами, банками  и т.д.

    2) межуровневые (вертикальные) - внутри  организации, сверху вниз и снизу вверх, или по нисходящей и по восходящей;

    По  нисходящей сообщается информация о  текущих задачах, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах их выполнения и т.д. По восходящей - подается сигнал «на верх» о возникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы, об атмосфере в коллективе и пр.;

    3) горизонтальные - обмен информацией  между различными отделами для  согласования действий, для консультирования  и т.д.

    Чаще  имеют место горизонтальные потоки сообщений, что скорее всего обусловлено  тем, что люди более всего расположены говорить свободно и открыто с собеседниками - равными себе, чем, например, с руководством. Горизонтальный обмен информацией менее подвержен искажениям, т.к. у работников одного ранга взгляды совпадают чаще, да и информация носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных (сверху – вниз) - приказной, директивный, распорядительный.

    4) неформальные - канал распространения  слухов. Такая информация передается  намного быстрее. Само руководство  часто использует этот канал, вуалируя его словами: «Только между нами». 

    3. Информационные ресурсы – это вся накопленная информация об окружающей нас действительности, которая зафиксирована на материальных носителях или в любой другой форме, обеспечивающей передачу информации во времени и пространстве между различными потребителями для решения любых задач (научных, производственных, управленческих и других).

    Как носитель информации, персонал (память людей), обладающий знаниями и квалификацией  в различных областях науки и техники является важнейшим информационным ресурсом.

    Персонал  – класс информационных ресурсов, включающий лиц (специалистов), которые  владеют комплексом специальных  теоритических знаний и практических навыков, приобретенных в результате профессиональной подготовки и опыта.

    В ЗАО «Русская Телефонная Компания»  практически все сотрудники проходят специальное обучение и накапливают  большой объем знаний. Большая  «текучка» кадров в организации  приводит к тому, что во время  замены очередного сотрудника образуются «пустоты» в информационном поле, часть информации теряется, что приводит к проблемам в работе остальных работников, к проблеме качества выполняемой ими работы и новому сотруднику в течение длительного времени приходится осваивать информацию, которой обладал его предшественник. При этом никто не может гарантировать восстановление всей полноты информации без искажения.

    Сотрудников, обладающих наивысшей квалификацией  и опытом, заменяются гораздо реже, т.к. они обладают уникальными информационными ресурсами, зафиксированными в их памяти.

    4. Шум - то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации. Источниками шумов, затрудняющих точное понимание смысла сообщения, являются различия в восприятии информации, влияющие на ясность смысла при кодировании и декодировании, несхожесть в должностном статусе (различное видение целей и задач организации и ее подразделений), особенности культуры и языка. В связи с этим одной из важных задач руководства организации и руководителей подразделений по формированию четкой системы управления, основанной на вертикальной коммуникации, является ликвидация шумов на всех этапах следования сообщения.

    Кроме того, в процессе коммуникации имеет  место такое понятие как шумовые помехи. Аварии (поломки), взаимные помехи или шумовые помехи могут произойти в процессе коммуникации. Шумовые помехи можно определить как факторы, которые снижают качество сигнала (передачи). В рамках организации это может произойти в результате влияния многочисленных факторов. Например: