Организация управленческих коммуникаций в таможне

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Омский государственный технический университет»

Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело»

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Управление таможенным делом»

на тему «Организация управленческих коммуникаций в таможне

                                          

                              

                       

 

 

Выполнила: ст-ка гр.ЗТД-510

Расторгуева Е.С.

Проверил : Лопатин Д.Н

 

 

 

 

 

 

Омск-2015

Содержание ……………………………………………………………………. 2

Введение ………………………………………………………………………. 3

Глава 1. Коммуникации как важнейший элемент управления …………… 5

1.1 Управленческие коммуникации  в организации и их значение  ………. 5

1.2 Виды управленческих  коммуникаций …………………………………. 7

1.3 Элементы и этапы  коммуникационного процесса ……………………. 9

Глава 2. Технология управленческих коммуникаций в таможне ……….. 16

2.1 Управленческие коммуникации  в таможенных органах и их  значение ..16

2.2 Проблемы коммуникаций  в таможенных органах ……………………. 20

2.3 Повышение эффективности  внутренних коммуникациях в таможне  …. 24

Заключение …………………………………………………………………… 27

Библиографический список …………………………………………………. 29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Организации являются системами, перерабатывающими информацию. Одна из наиболее ярких метафор, применимых к организации, - это ее сравнение с мозгом. Как отмечает Р.Х.Холл: «Этот образ точно отражает идею организации, которая получает, фильтрует информацию, обрабатывает ее в свете того, что ей уже известно, интерпретирует, изменяет и, в конце концов, действует соответствующим образом».

Поскольку все организации в большей или меньшей мере работают с информацией, то вопрос коммуникаций для них стоит особенно остро. Это определяет актуальность рассматриваемого вопроса.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.[5]

Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.

Целью работы является исследование управленческих коммуникации организации в целом, проблем и барьеров, возникающих в процессе работы.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• рассмотреть коммуникации как важнейший элемент управления: значение управленческих коммуникаций, виды управленческих коммуникаций, а также элементы и этапы коммуникационного процесса;
• изучить преграды, возникающие при осуществлении управленческих коммуникаций, для чего рассмотреть проблемы и барьеры, влияющие на процесс коммуникаций, и возможные пути повышения их эффективности;

Объектом исследования будут являться управленческие коммуникации в организации.

Предмет исследования – проблемы и барьеры, возникающие при осуществлении управленческих коммуникаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Коммуникации как важнейший элемент управления

1.1 Управленческие коммуникации  в организации и их значение

Термин «коммуникация» сравнительно молодой: он появился в научной литературе в начале XX века и сейчас широко используется в различных смыслах. Им обозначают общение людей, обмен информацией в обществе, средства сообщений (транспортные коммуникации); этот термин применим и к способам распространения и прием информации (средствами коммуникации являются пресса, почта, кино, телефонная сеть, радио и телевизионные системы, Интернет).

В своей работе я рассмотрю коммуникации с точки зрения обмена информацией в организациях. Нет никаких сомнений, что коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед организацией целей, однако, именно они составляют одну из важнейших проблем современного менеджмента.

Поскольку коммуникация является достаточно сложным процессом, действенность которого зависит от большого числа факторов, то управление ею требует специальных знаний и методов. И в первую очередь - представления о самой природе коммуникации.

Управленческие коммуникации — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Это является необходимым инструментов в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию. Именно посредством коммуникации осуществляется управление.

Успех организации напрямую зависит от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. От эффективности коммуникационных процессов, их организации зависит скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его организации особенностям.

Менеджеры обычно тратят несметное количество времени на коммуникации. Чаще всего это взаимодействия лицом к лицу с подчиненными, вышестоящими, с равными по положению и с клиентами, а также разного рода собрания, необходимость отвечать на телефонные звонки, электронную почту. По оценкам некоторых исследователей до 8о % времени менеджера тратится на межличностные контакты.   По  мере  удаления  от  верхушки  организации доля  времени, затрачиваемая на коммуникации, уменьшается.

Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. Многие компании проводят комплекс мероприятий, направленных на повышение коммуникативной компетенции сотрудников. Под коммуникативной компетенцией понимается знание сотрудниками основных элементов и особенностей коммуникационного процесса, а также умение использовать эти знания в деловом общении.[2]

Понимание сущности коммуникаций и владение методами их осуществления - один из основных факторов достижения делового успеха.

Ведь эффективные коммуникации - это одна из составляющих формулы успеха любого дела.

 

 

 

1.2 Виды управленческих  коммуникаций.

В связи с весьма существенной, во многом определяющей успех в достижении управленческих целей, ролью коммуникации, следует охарактеризовать виды и направленность коммуникационных процессов, используемых в управленческой деятельности.

В основном это межличностные коммуникации, т.к. при этом осуществляется передача информации от одного лица к другому. Как отмечает Лютенс Ф.: «Общение между людьми всегда представляло одну из ведущих проблем функционирования организации. В наши дни внедрение различных сложных электронных телекоммуникационных технологий и потребность в скоростных и совершенных формах взаимодействия оказывают значительное воздействие на природу межличностных коммуникаций». Однако, все это не исключает важность межличностного общения: умения слушать и невербальных коммуникаций.

В первую очередь управленческие коммуникации подразделяются на следующие виды:

- межличностные или организационные  коммуникации на основе устного  общения;

- коммуникации на основе  письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

- формальные или официальные.

Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

- неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам  определенной организации; они осуществляются  согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т.д.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

- вертикальные, когда информация  перемещается с одного уровня иерархии на другой;

- горизонтальные, между различными  подразделениями, предназначающиеся  для координации деятельности  различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

- восходящие, когда информация  передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые  сверху вниз. Этот тип коммуникаций  непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на:

- вербальные (словесные);

- невербальные, призванные  осуществить обмен информацией  без применения слов, например  с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.[6]

 

 

 

 

1.3 Элементы и этапы  коммуникационного процесса

Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным. Вам, конечно, доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит.

Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:

1) Отправитель - лицо, генерирующее  идею либо отбирающее информацию  для передачи.

2) Сообщение - собственно  информация, закодированная в символы.

3) Канал - средство передачи  информации.

4) Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Вот эти этапы.

1) Генерирование идеи.

2) Кодирование и выбор  канала.

3) Передача.

4) Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникации нередко требует всего нескольких секунд и, следовательно, выделить в нем этапы довольно трудно, нужно проанализировать каждый из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом из этапов. Этот анализ похож на исследование кадров очень короткого эпизода кинофильма.

1) Генерирование идеи. Коммуникации  начинаются с формулирования  идеи или отбора информации. Отправитель  решает, какую важную идею или  сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают  сбой уже на первом этапе, поскольку  отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Девиз данного этапа - «Не начинай говорить, не начав думать».

Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

Этот пример также отражает взаимосвязь между восприятием и коммуникацией. Если менеджер считает, что его подчиненные способны развиваться и совершенствоваться и, следовательно, информация об оценке результатов их деятельности им будет полезна, то он, по всей вероятности, найдет позитивные конструктивные идеи. Если же менеджер воспринимает подчиненных, как детей, которым нужно, чтобы им точно сказали, в чем они не правы, и указали им верный путь, то, скорее всего, доносимые им сообщения будут основываться на негативной критике, что свойственно такому образу мышления.