Организация и проведение деловых переговоров

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..3

1. Деловые переговоры - распространенная форма делового общения…4

2. Подготовка  к переговорам……………………………………………..…9

3. Процесс  проведения переговоров………………………………………12

4. Анализ  результатов деловых переговоров……………………………..16

5. Психологические  аспекты переговоров……………………………..…19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………….…………………………………………22

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………….24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Переговоры – неотъемлемая часть нашей повседневной жизни. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность. Целью переговоров обычно является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды. Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения бизнеса участников и имеют более узкую задачу – достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности. Искусство ведения переговоров состоит в том, чтобы показать своему визави путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных Вам. Это требует глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием. Переговоры – это еще и состязание личностей, их точек зрения, подходов к миропониманию. Переговоры опытных бизнесменов для стороннего наблюдателя могут выглядеть как скупой обмен малозначащими фразами. Их исход может зависеть от слабых коммуникативных сигналов, неосознанно посылаемых каждым из собеседников. Изучение техники ведения переговоров является актуальной задачей, так как каждому человеку приходится сталкиваться с деловым общением, которое непосредственно связано с технологией ведения деловых переговоров. Деловое общение имеет особое значение для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. А деловые люди часто сталкиваются с вопросом как построить деловые переговоры.

 

 

 

1. Деловые переговоры – распространенная  форма делового общения

 

 

Одной из распространенных форм делового общения являются переговоры. Они  подчиняются своим законам. Если их знать и научиться использовать, то можно рассчитывать на успех.

Переговорный процесс включает в себя несколько этапов:

1) подготовка к переговорам;

2) ведение переговоров;

3) анализ результатов.

Значительная часть времени  уходит на подготовку переговоров. Подготовка заключается не только в решении  организационных вопросов (определение  места, времени), но и проработке таких  вопросов как:

– анализ проблемы, диагноз ситуации;

– формирование общего подхода к переговорам, определение целей, задач и собственной позиции;

– определение возможных вариантов решения;

– подготовка предложений и их аргументация;

– составление необходимых документов и материалов.

Правила успешных переговоров:

1) Делайте различия между участниками  дискуссии и обсуждаемыми проблемами, ведь участник переговоров –  прежде всего человек:

– каждый преследует двойной интерес: относительно существа дела и взаимоотношений партнеров;

– отношения обычно увязываются с проблемой;

– при позиционном торге возникают противоречия между существом проблем и отношениями участников переговоров;

– отделяйте отношения от существа дела;

– поставь себя на место партнера;

– не делайте выводов о намерениях людей исходя из собственных опасений;

– ваша проблема – не вина других;

– обсуждайте восприятие друг друга;

– ищите возможность для действий, неожиданных с точки зрения другой стороны;

– предоставляйте возможность дугой стороне сделать ставку на результат;

– позаботьтесь о сохранении лица партнера;

– осознавайте чувства партнера и свои;

– позвольте другой стороне выпустить пар;

– не реагируйте на эмоциональные проявления;

– используйте символические жесты;

– внимательно слушайте и показывайте, что слышали то, что вам было сказано;

– говорите так, чтобы вас поняли;

– говорите о себе, а не о них;

– говорите ради достижения цели;

– предварительные действия облегчат работу;

– будьте готовы разбираться с проблемой, а не с людьми;

2) Сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях:

– примеряйте интересы, а не позиции;

– интересы определяют проблему;

– за противоположными позициями, наряду с противоречиями, находятся разделяемые и приемлемые интересы;

– у каждой стороны множество интересов;

– помните об основных человеческих нуждах: безопасность, благосостояние, чувство принадлежности, признание, свобода;

– составь иерархию своих интересов и интересов другой стороны;

– объясните свои интересы, покажите их значимость;

– признайте интересы другой стороны частью проблемы;

– сформулируйте проблему, а затем предложите свое решение;

– будьте конкретны, но гибки;

– будьте тверды, говоря о проблеме, но мягки с людьми;

3) Изобретайте взаимовыгодные варианты:

– отделяйте изобретения от решения;

– используйте мозговую атаку;

– расширяйте свои подходы;

– ищите взаимную выгоду: определите общие интересы, согласуйте различные интересы, выясните предпочтения другой стороны;

– сделайте решение легким для другой стороны;

4) Настаивайте на использовании  объективных критериев:

– общих подходов, ценностей, моральных принципов;

– обычаев, традиций, уважаемых обеими сторонами;

– законов, правил, профессиональных норм;

– экспертных оценок.

Психологи дают полезные советы, которые  помогут защититься от некорректных собеседников (таких людей надо уметь вежливо и, не задевая их самолюбия, ставить на место):

1) Техника дилетантов. Собеседник  играет роль недоверчивого человека. Как легко всех нас сбивает  с толку, если оппонент несколько  раз подряд заявляет: Я этого  не понимаю, не могли бы вы  еще раз объяснить? Совет: заговорите  об этом еще раз позже. Сошлитесь  на последующие высказывания.

2) Научная техника. Собеседник  оперирует мнениями великих ученых  и цитирует их. Еще опаснее,  когда он намеренно цитирует  неправильно и спрашивает вас,  заметили ли вы, что что-то не  так. Совет: также цитировать.

3) Техника прерывания. Ваш противник  изводит вас постоянными репликами  типа: Вы повторяетесь. Совет: сделайте  продолжительную паузу и спросите, можно ли вам продолжить свою  мысль дальше.

4) Техника перехода на личность. Один из известнейших способов  некорректного ведения беседы  – нападать на личность собеседника. Причем противник приводит не серьезные аргументы, а задевает достоинства собеседника. Совет: спросите его, может ли он что-либо сказать по существу вопроса.

5) Техника причисления. Противник  причисляет вас к определенной  группе и грубо обобщает: «У  всех руководителей только одна  цель… или все предприниматели  одинаковы…». Совет: задайте ему  вопрос, а уместны ли эти обобщения?

6) Техника иностранных слов. Противник  использует термины, которые вам  не знакомы, чтобы показать  уровень своих профессиональных  знаний, или обрушивает на вас  шквал иностранных слов. Совет:  попросите его вежливо, но твердо  перевести названные иностранные  слова.

7) Техника отсрочек. Собеседник  обещает высказать свое мнение  по какому-либо вопросу спустя некоторое время или выигрывает время с помощью встречного вопроса. Совет: чтобы сохранить за собой инициативу в разговоре, попытайтесь добиться немедленного ответа или высказывания точки зрения.

8) Техника умолчания. Собеседник  внимательно слушает и уклоняется  от любых высказываний или  вдруг впадает в другую крайность:  громко возражает, а затем внезапно  замолкает. Совет: выразите удивление  по поводу слишком темпераментного  высказывания или, наоборот, молчания  собеседника.

Анализ переговоров должен касаться следующего:

1) достижение цели;

2) причины достижения данных  результатов, выводы на будущее;

3) анализ подготовки переговоров:

– по содержанию;

– по составу;

– по методике;

– по организации;

4) настрой партнера;

5) свобода действий в рамках  переговоров;

6) оценка предоставляемых полномочий;

7) эффективность аргументации;

8) новые аспекты;

9) необходимость компромисса;

10) анализ плана ведения переговоров;

11) участие команды;

12) атмосфера переговоров;

13) обеспечение успеха;

14) недостатки;

15) предложения.

Важно помнить, что переговорный процесс – это явление сложное, состоящее из ряда этапов. Каждый из этапов требует тщательной подготовки и аналитической работы. Здесь экспромты недопустимы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Подготовка к переговорам

 

 

Алгоритм профессиональных переговоров  представляет собой процесс, состоящий  из нескольких последовательных этапов. Первый этап – подготовка к переговорам. Условно он подразделяется на четыре этапа:

1. Психологическая подготовка. Любые  переговоры, связаны со значительным  психологическим напряжением и  требуют от участников максимальной  выдержки, умения чувствовать и  сочувствовать, щадить собственное  «Я» от внешних посягательств,  грубости, неделикатности, несправедливости. На переговоры не следует идти  слишком хмурым, обиженным или  напуганным. Чрезмерное возбуждение  (обида, гнев, радость, печаль), эмоционально  снижают способность четко высказывать  свои мысли, что негативно сказывается  на результатах переговорного  процесса. Участники переговоров, которые умеют руководить своими эмоциями («разряжать» чрезмерное психологическое напряжение, преодолевать состояние апатии, растерянность), имеют значительно больше шансов на успех. Психологическая подготовка является очень важной составной частью подготовительного процесса. Она дает возможность осознать свои чувства и эмоции.

2. Организационная подготовка. Этот  аспект подготовительной работы  связан с формированием делегации,  определением места, времени переговоров,  времени встречи, сценария заседания,  согласования многих других вопросов  относительно ведения переговоров.  Важно умение максимально, точно  и лаконично изложить суть  вопроса, главные идеи, предложения,  условия и т.д.

3. Содержательная подготовка. Работа  относительно подготовки содержания  переговоров, как правило, происходит  по таким направлениям:

1) Анализ проблемы, диагноз ситуации, которая обусловила предстоящие  переговоры. Собственные интересы  участники переговоров в большинстве  случаев формируют по таким  направлениям:

– личные интересы, цели и потребности;

– групповые потребности и интересы;

– цели развития организации.

Позицию партнера на переговорах моделируют с учетом таких вопросов:

– исходные установки;

– тактики, которым партнер отдает предпочтение;

– средства усиления своей позиции в переговорах;

– потребности, обусловливающие интересы;

– интересы партнера, которые совпадают с собственными интересами;

– интересы партнера, которые не совпадают с собственными интересами.

2) Формирование общего подхода  к переговорам, их целей, задач  и позиций. Эта работа предусматривает:  согласование цели переговоров,  функций, которые могут быть  благодаря им реализованы, уточнение  цели переговоров, переговорных  целей противоположной стороны.