·  Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу. Чем более общими являются цели сторон и чем стороны более взаимозависимы тем больше возникает необходимость отношений сотрудничества.

   · Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

   ·   Дискуссия;

   ·   Совещание (собрание);

   Планирование  и подготовка- Почему? Цели и задачи, Когда? Дата и время, Где? Место, Кто? Участники, Что? Повестка;

   Повестка  совещания(разослать заранее);

   Правила и роли;

   Обсуждения  и решения;

   План  действий;

   ·  Пресс-конференция.

   · Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

   ·  Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.  

   Письменные  виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

   По  содержанию общение может быть разделено  на:

   ·  Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

   ·   Когнитивное - обмен знаниями;

   ·   Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

   ·  Деятельностное  - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

   По  средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

   · Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

   · Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;

   ·  Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

   · Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

   Целевое и инструментальное.

   Целевое общение связано с удовлетворением потребности в общении, а инструментальное общение не является самоцелью, оно вызвано производственной необходимостью в организации индивидуальной или совместной деятельности.

 

 4. Документальное оформление  деловых отношений.

   Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) 

   В повседневной работе термин "договор" рассматривается, как правило, в  довольно узком смысле - как документ, определяющий условия взаимодействия сторон. Хотя такая трактовка не охватывает все многообразие возможных  форм существования договорных отношений. Договорные обязательства могут быть облечены в форму различных и по сути, и по названию документов.

     Правовая квалификации документов, сопровождающих договорную работу на разных ее этапах. В частности, анализируются вопросы соотношения сделки и договора, пределы использования синонимов договора (контракта и соглашения), правовые последствия составления протоколов, дается характеристика различного рода актам; договорам и соглашениям, не поименованным в законе, но получившим широкое распространение на практике. Особое внимание будет уделено оценке таких договорных отношений, которые возникают в силу акцепта оферты в отсутствии подписанного сторонами документа под названием "договор".

   Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия.    Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии. Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

   К организации системы управления относятся организационно-распорядительные документы:

   - уставы,

   - штатные  расписания (см. унифицированная форма  T-3);

   - протоколы,

   - приказы,

   - положения  о структурных подразделениях,

   - должностные  инструкции

   Устав - правовой акты, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

   Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий  штатный состав и штатную численность  организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

   Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

   Приказами и распоряжениями оформляются решения  нормативного характера, а также  по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

   Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

   Приказы по личному составу (кадровые приказы) – это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрении работников.

   Положение о структурном подразделении - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

   Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника  организации конкретные трудовые обязанности  в соответствии с занимаемой должностью.

   При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

   Документы в организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

   Бланк документа – это стандартный  лист бумаги с нанесенными на нем  постоянными реквизитами, содержащими  необходимую информацию об организации-авторе документа.

   Бланки  документов изготавливаются на стандартных  листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Они обычно изготавливаются  типографским способом, с помощью  средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

   Архив - учреждение или структурное подразделение  организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование  архивных документов;

   Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

   Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

   Архив организации - структурное подразделение  организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование  документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

   В деловом общении очень важно  как документальное оформление договорных отношений между юридическими лицами, так и между юридическим лицом и физическим лицом(договора банковского кредита, трудового найма и прочее),  и между физическими лицами (договор займа, учредительный договор, заключаемый при создании юридического лица). Документы являются письменным удостоверением намерений сторон и служат доказательством в случаях возникновения споров и разногласий.

5. Использование технических  средств коммуникации в деловых отношениях.

      Использование технических коммуникаций в деловых отношениях очень важно, так как они повышают эффективность работы. В деловом мире используют такие средства коммуникации как:

     1. Телеграф

Роль телеграфа обусловлена его достоинствами и полнее всего реализуется в правовой отрасли. Особой популярностью телеграмма пользуется у финансовых, страховых, логистических  компаний, а также коллекторских агентств. К тому же телеграмму можно отправить в любую точку мира, и она будет во время доставлена.  Через телеграмму можно отправит поздравительное сообщение или важные юридические документы.

     2.  Телефон

Телефонные  переговоры экономят время. Однако подсчёты показали, что у руководителей  телефонные разговоры в течении  рабочего дня занимают от 3 до 4,5 часов, а у сотрудников 2- 2,5. Продолжительность их увеличивается за счёт эмоциональной окраски.

   Существуют  следующие рекомендации для выбора телефона как технического средства общения:

   быстро  сообщить удалённому от вас деловому партнеру определённые лаконичные сведения или получить таковы от него;

   быстро  выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вопросу;

   получить  согласие на конкретные действия в  выше стоящих организациях;

   уточнить, остаётся ли в силе прежняя договорённость о встрече.

   В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

   Беседа  или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными  формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

     3. Мобильная связь

Повышение мобильных  свойств (нестационарность, беспроводность аппаратов) телефонных аппаратов по крайней мере еще в 5-6 раз увеличивает эту возможность.

     Сотовая связь принесла больше  удобства в использовании, чем  обычный стационарный телефон,  используя радиочастоты, мы больше  не нуждаемся в проводах и  можем оставаться на связи всё время пока мы этого хотим. Стали доступны все способы общения, которые помогают не только в деловой, но и в повседневной жизни. Это действительно удобно и часто может выручать в сложных ситуациях. В бизнесе влияние сотовой связи особенно заметно. Безусловно, это большой прорыв: постоянно находясь на связи, многие вопросы можно решить быстрее и эффективнее. А время, как известно, деньги.