Особенности современного делового совещания

-"Знает  все": (чаще всего агент проработавший  достаточное время и сформировавший  свою систему видения внутрифирменных  продаж).

Думает, что лучше других осведомлен обо  всем, поэтому встревает в обсуждение любой проблемы. Предпочтительно посадить его рядом с председателем и все время напоминать о желании других высказаться (которые могут его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.

-"Трепач": (характерная черта чересчур коммуникабельных продажников). Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также рекомендуется расположить рядом с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при “уходе в сторону” требовать конкретности.

-"Молчун": (чаще всего это новые агенты  не прошедшие подготовку и  не имеющие достаточного опыта). Не уверен в себе, молчит, боясь  ошибиться, поэтому ему нужно  деликатно задавать легкие вопросы,  ободрять, помогать формулировать  мысли, благодарить.  

-"Пофигист": (как правило “обиженный” компанией  агент. Твердит всем, что собирается  уходить, но если его попросят, то ……). Всегда неприступен, нужно  любым способом выяснить причины  такого поведения, задавая вопросы  информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.

-Важная  птица: (старичок который проработал  с основания компании. Всё знает,  ни чему не удивляется. Как  правило, самые большие продажи).

Следует заставить его быть наравне со всеми, используя метод “да, но…”, состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.

   Целесообразно устраивать совещание  в конце рабочего дня или  во второй его половине. Длительность совещания с учетом психологических и физиологических возможностей его участников не должна превышать полутора-двух часов. Определяются предварительные цели совещания и соответственно пункты его повестки: доклад, выступления, подготовка решений, информация, его ведущий.

     Назначается докладчик, в случае необходимости - содокладчики, ведущий собрания (им может быть либо руководитель организации, либо, если руководитель является докладчиком, один из его заместителей). Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию (групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений), организаторам совещания желательно заранее подобрать диспутантов - достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения их оппонентов. Как показывают исследования, чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - сидящие рядом. Поэтому, зная характеры приглашенных, желательно на совещании рассадить участников с учетом этого обстоятельства.

   Приглашаются на совещание только те сотрудники (работники) организации (фирмы), которые выступают с докладами; располагают соответствующими специальными знаниями; исполняют принимаемые на совещании решения; ответственны за исполнение принимаемых решений.

   Участники делового совещания не менее чем за неделю до даты его проведения должны быть оповещены о его теме, целях, месте проведения, времени начала и окончания совещания, фамилии докладчика и содокладчиков или получить соответствующее приглашение.

Докладчик должен:

    √  заранее продумать свое выступление; суть проблемы излагать по памяти или с частичной опорой на текст, а не читать его (свободное изложение материала усваивает примерно 95% слушателей, а его чтение - только 35%); исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм, уделяя внимание паузам (они могут помочь слушателям осмыслить сказанное);

  √   привлечь как можно больше  фактов, характеризующих сложность  обсуждаемых вопросов, это вызовет  интерес у участников совещания  и вовлечет их в процесс  решения проблемы;

    √  умело использовать цифровую  информацию (как правило, хорошо  воспринимаются и анализируются  не более 20 цифр за 40 минут выступления), преподнося ее в виде таблиц  и графиков;

    √  высказать свою точку  зрения на решение проблемы (она  может быть изменена после выслушивания мнений других участников совещания);  

    √  оставаться во время дискуссии  на нейтральных позициях - это  положительно воздействует на  эмоциональное состояние участников  совещания. 

Участники совещания должны:

   √  учитывать в своих выступлениях психологические особенности человеческого восприятия:

    √  человек высказывает 80% из  того, что хочет сообщить, а слушатели  воспринимают в лучшем случае 70% из этого, понимают - 60%, в памяти  же у них остается от 10 до 25% полученной информации, причем память человека способна сохранить до 90% из того, что человек делает, 50% из того, что он видит, и 10% из того, что он слышит;

    √  интеллект лучше всего  работает, если человек сидит; 

    √  смысл фраз,составленных  более чем из тринадцати слов, сознание обычно не воспринимает;

    √  речь можно понимать лишь  при ее скорости, не превышающей  двух с половиной слов в  секунду; 

    √  фраза, произносимая без  паузы дольше шести секунд, перестает  осознаваться;

    √  человек в среднем слушает других внимательно 10-15 секунд, а после начинает думать, что бы ему добавить к предмету разговора; чем он больше знаком с предметом, тем более его интересуют частности и нюансы;

    √  делая наброски сообщения,  необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы распечатанного текста, записанного на компьютере с интервалом 1,5;

    √  чтобы человек мог воспринять  передаваемую информацию, необходимо  постоянно повторять ему основные  мысли и положения;

    √  соблюдать определенные  правила поведения на совещании; 

    √  в своих высказываниях  выступающий участник совещания  должен брать на себя ответственность  за то, что он говорит, а потому  лучше говорить"Я..." ("Я считаю...", "Я думаю, что..."), а не "мы..." ("Мы считаем...", "Мы думаем, что...);

    √  задавая вопрос, необходимо  сказать, с какой целью он  задается, что хочет выяснить  участник совещания; 

    √  выступающий должен выражать  свою точку зрения, стараться  не делать неоправданных обобщений, говорить нужно о собственном восприятии высказываний других выступающих.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

    Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е. Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.   

   Основной же ошибкой руководителей становится забывание правила понимания информации, сформулированного специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70 от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70 от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

Как видим, совещание - процесс сложный и  при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. 
Список использованной литературы: 

1.Дафт  Р. Современный менеджмент. - СПб.: Питер, 2008 г.

2.Деловые  статьи http://www.delo-press.ru

3. Зайверт  Л. Ваше время - в Ваших руках:  советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. - М.: Экономика, 2009г.

4.Каммероу  Д., Баргер Н., Корби Л. Ваш психологический  тип и стиль работы. - М.: ЗАО "Институт психотерапии", 2008 г.

5. Лаврененко  В.Н. Психология и этика делового  общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2010 г.