Сущность проектируемой автоматизированной системы

       ВВЕДЕНИЕ 

       Характерной чертой нашего времени являются интенсивно развивающиеся процессы информатизации практически во всех сферах человеческой деятельности. Они привели к формированию новой информационной инфраструктуры, которая связана с новым типом  общественных отношений (информационные отношения), с новой реальностью (виртуальной реальностью), с новыми информационными технологиями различных видов деятельности. Сердцевиной современных информационных технологий являются автоматизированные информационные системы.

       Необходимость создания и использования автоматизированных информационных систем вытекает из принципиальных недостатков традиционных методов  обработки информации:

1. низкая оперативность и несвоевременность поступления информации. С увеличением объема информации, например, в связи с ростом объема производства, увеличением его сложности традиционные методы приводят к большим запаздываниям поступления информации по отношению к сроку принятия решения;
2. низкая точность и недостаточная полнота информации, несовершенство методов фиксации и передачи алгоритмов обработки информации, запаздывание поступления данных от отдельных источников, потеря информации при ее отборе, хранении и преобразовании снижают качество решений, принимаемых на ее основе;
3. высокая трудоемкость и стоимость преобразования информации, увеличивающиеся объемы информации, нерегулярность поступления и обработки данных требуют привлечения увеличивающегося числа работников и как следствие увеличение материальных затрат;
4. низкая полезность информации. Получаемая информация по содержанию и форме не соответствует решаемым задачам управления. Имеются избыточные данные и отсутствуют необходимые. Большие объемы недостаточно систематизированной информации препятствуют правильному рассмотрению и использованию данных, Также имеются трудности в изменении установившихся потоков данных, их состава и формы представлений.

       Внедрение информационных систем имеет своей  целью снизить и полностью  устранить указанные недостатки. При этом повышается эффективность  управления технологическими, производственными, экономическими и организационными процессами. 
 
 

       Работа  информационных систем заключается  в обслуживании двух встречных потоков  новой информации: ввода новой  информации, вывода текущей информации по запросам. Так как главной задачей информационных систем является обслуживание клиентов, то информационная система должна быть построена так, чтобы ответ на любой запрос выдавался быстро и был достаточно полным. Эти требования обеспечиваются наличием стандартных процедур, поиска информации, а также расположение данных в определенном порядке.

       Все известные информационные системы  могут быть разделены на две категории: автоматические и автоматизированные.

       Автоматические  информационные системы – системы, функционирование которых осуществляется без непосредственного участия человека. Применяются при управлении процессами и объектами (станки, технологические агрегаты, технологические линии).

       Автоматизированные  информационные системы – системы, в функционировании которых непосредственное участие принимает человек (транспортные процессы, энергосистемы, промышленные предприятия, предприятия торговли). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1 Общая часть

       1.1 Назначение проектируемой системы

       В настоящее время во многих учебных  заведениях используют автоматизированные информационные системы.

       При разработке системы архива НПК я  хотела бы притворить в жизнь такие  цели как:

       - обеспечить быстрый  поиск требуемой информации. Система способна выдавать требуемые сведения на заданные запросы;

       - освобождение работника архива от утомительной, требуемой большой затраты времени, работы;

       - обеспечение более  комфортных условий для работы персонала. 

       

2. Технические средства и среда программирования

 

       Современные информационные системы строятся на базе персонального компьютера, что обеспечивает удобства использования информационной системы.

       Для создания автоматизированной информационной системы архив НПК я использовала персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium. При создании информационной системы использовалась операционная система Windows XP Professional, ServicePack 2.  Для проектирования базы данных использовался объектно-ориентированный язык программирования Delphi.

       Язык Delphi — строго типизированный объектно-ориентированный  язык, в основе которого лежит хорошо знакомый программистам Object Pascal. В настоящее время программистам стала доступна очередная версия пакета Delphi - Borland Delphi 7 Studio. Как и предыдущие версии, Borland Delphi 7 Studio позволяет создавать самые различные программы: от простейших однооконных приложений до программ управления распределенными базами. В состав пакета включены разнообразные утилиты, обеспечивающие работу с базами данных, XML-документами, создание справочной системы, решение других задач. Отличительной особенностью седьмой версии является поддержка технологии .NET.

       Я выбрала Borland Delphi 7 Studio потому, что он может работать в среде операционных систем от Windows 98 до Windows XP. Особых требований, по современным меркам, к ресурсам компьютера пакет не предъявляет: процессор должен быть типа Pentium или Celeron с тактовой частотой не ниже 166 МГц (рекомендуется Pentium II 400 МГц), оперативной памяти - 128 Мбайт (рекомендуется 256 Мбайт), достаточное количество свободного дискового пространства (для полной установки версии Enterprise необходимо приблизительно 475 Мбайт).

       Следовательно, те же технические требования предъявляются  и к моей информационной системе. 

       

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

 
       

1. Постановка  задачи

 

       Новомосковский  политехнический колледж является Федеральным Государственным Общеобразовательным учреждением среднего профессионального образования.

       Его местонахождение (юридический адрес): 301670, Тульская область, г. Новомосковск, ул. Калинина, д. 24.

       НПК располагает большим выбором  профессии и выпускает квалифицированных  специалистов банковского дела, компьютерной отрасли, химического производства и т.д.

       Реализация  основной профессиональной образовательной  программы по каждой специальности обеспечивается педагогическими кадрами, имеющими, как правило, высшее образование, соответствующее профилю преподаваемой дисциплины. Сведения о сотрудниках: 124 человека, студентов – около 800 человек.

       В архиве годами хранятся документы, которые  принимаются согласно актам. Эту  работу выполняет один сотрудник  – архивариус. В архив сдаются документы из отдела кадров, учебной части, бухгалтерии, также сюда принимаются работы студентов, в частности дипломные работы, курсовые, отчеты по практике, которые обязаны сдавать по окончанию определенного срока преподаватели. 
 
 
 

         
 
 
 
 
 
 
 

       рисунок 2.1 – Схема взаимосвязи функций по информационным потокам 
 
 
 

       Основной  функцией Новомосковского политехнического колледжа является обучение студентов, т.е. подготовка таких специалистов, как банковско-бухгалтерского дела, КИП, АСУ, механиков, электриков, технологов и химиков. По окончанию семестра проходит сессия, по итогам, которой преподаватели обязаны сдавать в учебную часть экзаменационные ведомости, в свою очередь учебная часть ведет журнал успеваемости. Туда заносятся все отметки, по каждой группе и по каждому студенту, по окончанию журнала, он вместе с ведомостями сдается в архив, где срок хранения журнала равняется пяти годам, а срок хранения ведомости неограничен. Таким образом, при утере диплома, возможно его восстановление. Также преподавателем, согласно актам в архив сдаются дипломные, курсовые работы и отчеты по практике. Помимо журнала учебной успеваемости учебная часть сдает журнал выдачи зачеток, журнал ежедневных учебных часов, классные журналы.

       Помимо  учебной части и преподавателей, отдел кадров также сдает в архив приказы, которые сохраняются постоянно, личные дела студентов окончивших и отчисленных по какой-либо причине, личные дела выбывших сотрудников. Они хранятся в архиве практически постоянно, если точнее, то 75 лет. Также сюда сдаются все документы по военкомату.

       Бухгалтерия сдает лицевые счета сотрудников  и преподавателей, которые имеют  постоянный срок хранения.

       Благодаря созданию автоматизированной информационной системы сокращается время на выполнение запроса и поиска необходимой информации, облегчается работа сотрудников. 

       2.2 Схема взаимосвязи задач по информационным потокам

       

       рисунок 2.2 – Схема взаимосвязи задач по информационным потокам 

         Оператор, обращаясь к АИС, запрашивает  необходимую информацию и получает  быстрый ответ на свой запрос. Он может получить информацию о студентах ранее обучавшихся здесь, о сотрудниках и т.д.  

       

3. Описание  задач, решаемых АИС

 

       Обеспечение пользователя необходимой информацией. Ему могут быть выданы следующие  сведения:

       - о периоде работы сотрудника, его должности и заработной платы;

       - информацию о студентах (адрес, телефон, год рождения, период обучения, специальность, группа, тема дипломной работы);

       -  информацию об успеваемости;

       - информацию о выданных зачетках;

       Поиск информации по запросу происходит в информационной системе. АИС позволяет сократить время на поиск требуемой информации, сокращает громоздкость работы. 
 

 

 

          Запрос о                          Запрос на

                                             сотрудниках                          принятие

        Данные о                    и студентах                            докуменов

       сотрудниках Поступление

       и студентах  документов

 

 

 

         Работы  Данные о

     студентов Запрос о  лицевых счетах

      работах Запрос о

      студентов лицевых счетах

                                         

 
 
 
 
 

Рисунок 2.3 – Контекстная диаграмма 
 
 
 
 

                                                                              должностная инструкция,

                  приказы директора  
 

 

Входная информация Выходная информация

 

  
 
 
 

            АИС  «Архив НПК»  
 

Рисунок 2.4 - Детализация процесса работы архивариуса 

   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     А0 
 

Рисунок 2.5 – Детализация функции 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

 
 

 

 
 

 
 
 
 
 
 

  А1 

Рисунок 2.6 – Декомпозиция 1 процесса А0 
 
 

       

4. Перечень  всех форм документов

 

       АИС может выдавать следующие виды отчетов:

       - по студентам НПК (номер зачетной  книжки, ФИО, группа, период обучения, тема дипломного проекта);