Разработка автоматизации рабочего места менеджера оптовой торговли

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ

1 Методические  основы автоматизации деятельности планово-финансового отдела туристической фирмы

    1.1 Основные задачи, методы оптовой торговли

    1.2 Общая характеристика деятельности оптовой торговли ООО «Риал-плюс»

    1.3 Сравнительнвй анализ баз данных как инструмент автоматизации оптовой торговли

2 Разработка  базы данных как инструмента автоматизации деятельности менеджера по учету товара в оптовой торговле

2.1 Задачи и требования к системе

2.2 Пользователи  системы и их описание

2.3 Обследование предметной области

2.4 Запросы  и регламент задач

2.5 Описание  алгоритма рабочей системы

2.6 Выбор  СУБД

2.7 Даталогическая  модель

2.8 Схема  базы данных

2.9 Запросы  и отчеты базы данных

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Одной из самых сложных задач для  фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный  учет материальных средств. При очень  большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

     Одной из проблем несовершенства методов  ведения учета – является недальновидность руководства фирм.

     Мною  рассмотрены программы  Microsoft Access и возможных ее аналогов, автоматизирующей складской учет на малых и средних предприятиях. Наибольшее внимание мною направлено на  анализ построения правильных структур баз данных, т.е. на даталогическое проектирование.

     Целью курсового проекта является разработка автоматизации рабочего места менеджера оптовой торговли.

     Для достижения цели необходимо решить следующие  задачи:

     - изучение и анализ программных обеспечений различных баз данных для работы в сфере оптовой торговли на предприятии;

     - изучение и анализ методики  поступления товаров на предприятие;

     - разработка методики базы данных;

     - создание макета (прототипа) информационного  обеспечения по средствам Microsoft Office Access;

     - разработка таблиц;

     - разработка форм;

     - разработка запросов для составления  отчетов;

     - разработка самих отчетов для  удобного просмотра отчетов в  печатном варианте.

     Предмет исследования: процесс автоматизации рабочего места менеджера предприятия ООО «Реал-плюс» оптовой торговли. 
 

1 Методические  основы автоматизации деятельности оптовой торговли 

1.1 Основные задачи, методы и инструменты оптовой торговли 

      Контроль  за ценами законодательных органов  власти закон устанавливает контроль за ценами на всей 'территории страны. Законодательные органы власти разрабатывают правила справедливой торговли, которые подлежат обязательному выполнению.

      Рассмотрим  некоторые из них. В практике нередки  случаи, когда дистрибьюторы устанавливают  для розничных потребителей более  высокие продажные цены, чем для промышленных товарополучателей. Закон позволяет снижать цену на товары розничным потребителям, если предусматривается дальнейшее использование приобретённой продукции в промышленности. Продукция, предназначенная для перепродажи, должна отпускаться по более высоким ценам. Закон не позволяет розничному потребителю приобретать товар по цене производителя и затем продавать его в розницу по более высоким ценам. Такое положение было бы несправедливым по отношению к другим розничным потребителям и создало бы условия несправедливой конкуренции.

      Установление  скидок считается противозаконным, если отсутствует разница в стоимости  производства и распределения продукции. Этим законом запрещается ценовая  дискриминация, уменьшающая или  наносящая ущерб справедливой конкуренции.

      Формы и методы оптовой продажи товаров  разнообразны и зависят от конкретных условий работы оптовых предприятий. Однако во всех случаях деятельность оптового предприятия должна быть направлена на максимальное удовлетворение потребностей товарополучателей.

      Оптовая продажа должна базироваться на активных формах продаж, гибкости и оперативности  аппарата оптового предприятия.

      Организация оптовой продажи должна отвечать требованиям минимизации затрат оптового предприятия на выполнение операций, связанных с обслуживанием потребителей.

      Формы и методы оптовой продажи зависят  от состава потребителей, размеров продаж, сложности техники оформления акта продажи и применения специальной  документации, разнообразия форм денежных расчётов за продаваемые товары.

      Оптовая продажа со склада дистрибьютора может осуществляться на основе личной отборки товара потребителем; по письменным заказам и телефону или через торгового представителя (агента) оптового предприятия.

      Для организации продажи товаров  потребителям при участии торговых агентов на крупных и средних оптовых предприятиях организуются отделы внешних продаж.

      Сущность  внешних продаж состоит в регулярном посещении торговым представителем потребителей с целью ознакомления их с ассортиментом товаров, предлагаемых оптовой фирмой, и формирования заявок на поставку товаров.

      Внешняя продажа осуществляется торговыми  представителями оптовой фирмы  на территории потребителя.

      При оптовом складском обороте применяются  следующие методы оптовой продажи  товаров со складов: по личной отборке товаров покупателями; по письменным, телефонным, телеграфным, телетайпным, телефаксным заявкам (заказам); через разъездных товароведов (коммивояжеров) и передвижные комнаты товарных образцов; через автосклады; почтовыми посылками.

      Продажа товаров с личной отборкой практикуется, как правило, по изделиям сложного ассортимента (ткани, швейные изделия, трикотаж, галантерея и др.), когда выбор фасонов, рисунков, расцветок требует участия (ознакомления) представителя кооператива или магазина.

      Для создания удобств покупателям в отборе товаров оптовые базы потребительской кооперации организуют оптовую продажу товаров через залы товарных образцов или торгово-коммерческие павильоны.

      Зал товарных образцов - это коммерческий центр современной базы. В нем  сосредоточена основная работа, связанная с организацией продажи товаров: ознакомление покупателей с образцами товаров, имеющихся на складах, а также с новыми товарами, оформление соответствующей документации на продажу в оперативный учет товаров. Здесь выделены рабочие места товароведов с необходимой организационно-технологической оснасткой.

      В залах товарных образцов размещаются  также рабочие места товароведов-реализаторов и фактуристов, которые в зависимости  от специализации складов формируются  в соответствующие отделы и группы. Товаровед-реализатор вместе с представителем покупателя на основе ознакомления с товарными образцами и отбора покупателем товаров оформляет в трех экземплярах заказ (отборочный лист) на отборку товаров на складе, который они оба и подписывают. Один экземпляр заказа передается покупателю для контроля, другой - для выписки счета-фактуры, третий - на склад для индивидуальной отборки и подготовки товаров к отпуску. Для учета движения товаров товароведы-реализаторы заполняют карточки количественно-суммового учета, которые сводятся в картотеки для каждой товарной группы.

      Продажа товаров по письменным, телеграфным  и телефонным заявкам без предварительной  личной отборки осуществляется по товарам  простого ассортимента или хорошо известным  товарам сложного ассортимента.

      Заявки, поступающие на базу по почте или  телефону, регистрируют в специальном  журнале, проверяют с точки зрения соответствия заключенному договору и  передают на исполнение. Рекомендуется  составлять заявки на бланках установленной  формы, изготовленных типографским способом и разосланных покупателям.

      К прогрессивным формам оптовой продажи  относится торговля через передвижные  комнаты товарных образцов и разъездных товароведов, а также через автосклады. Передвижные комнаты товарных образцов оборудуются в кузовах автомашин, оснащаются выдвижными ящиками, витринами с образцами различных товаров, а также списками, альбомами и каталогами, на основе которых разъездной товаровед оформляет в магазинах заявки (заказы) на доставку товаров.

      В отличие от передвижных комнат товарных образцов автосклады загружаются на базе товарами и, выезжая по графику, отпускают товары магазинам. С помощью автоскладов можно наладить эффективное снабжение мелких и отдаленных магазинов с одним продавцом, не закрывая их на время выезда продавца за товаром.

      Отдельные оптовые базы организуют через почтовые отделения связи отправку населению  или магазинам посылок с различными непродовольственными товарами. Эта  форма торговли осуществляется по специальным  каталогам, в которых дается характеристика (описание) отправляемых посылками товаров, а также условия их оплаты и порядок заказа. Отправка посылок с товарами непосредственно населению называется индивидуальной или розничной посылочной торговлей, магазинам - мелкооптовой посылочной торговлей. Индивидуальная посылочная торговля имеет большие перспективы для своего развития, особенно для обслуживания жителей малых сел и отдаленных населенных пунктов, где отсутствует стационарная розничная торговая сеть.

      Оптовые базы могут применять и другие формы и методы оптовой продажи. В условиях рыночных отношений отдельные оптовые предприятия организуют и розничную продажу товаров населению через собственные магазины (палатки) или используя автомагазины. В этих случаях оптовые базы фактически трансформируются в оптово-розничные предприятия (фирмы) или в торговые дома.

1.2 Общая  характеристика деятельности оптовой  торговли ООО «Риал-плюс» 

      Объектом  исследования данной работы является коммерческая деятельность малого предприятия  «Риал – плюс».

      Полное официальное наименование предприятия – Общество с Ограниченной ответственностью «Риал – плюс».

      Правовое  положение предприятия определяется Гражданским Кодексом РФ, принятым Государственной Думой РФ 21. 10. 94 г. и Федеральным законом «Об  обществах с ограниченной ответственностью» от 08. 02. 98 г.

      ООО «Риал – плюс» является юридическим  лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобретает с даты его регистрации, которая состоялась в 1996 году. Общество имеет самостоятельный  баланс, печать со своими наименованиями, расчетный счет в рублях, а также иные реквизиты.

      Учредительными  документами ООО «Риал – плюс»  являются Учредительный договор  и Устав. В соответствии с Уставом, целями Общества являются: получение  прибыли путем насыщения потребительского рынка товарами и услугами.

        Предметом деятельности Общества является:

• производство и реализация товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения, в том числе через собственную торговую сеть;
• выполнение товарно-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных операций, открытие коммерческо-комиссионных магазинов других торговых предприятий;
• товарно-посреднические услуги по продвижению товаров на экспорт и проведение импортных закупок, инновационная деятельность;
• оказание посреднических торговых, информационных и бытовых услуг;
• строительно-монтажные, эксплуатационные, проектные, наладочные работы, изготовление столярных изделий, мебели;
• проведение работ в сфере маркетинга, рекламы, организации внешнеэкономической деятельности, экспортно-импортных операций;
• создание самостоятельных торговых предприятий, пунктов общественного питания;
• рекламная деятельность, в том числе изготовление и распространение рекламы;
• организация и проведение оптовой и розничной торговли;
• осуществление комплекса мер по переработке, хранению и повышению качества реализуемой сельскохозяйственной продукции, сырья, продовольствия;
• другие виды деятельности в соответствии с Уставом.