Организация рабочего места менеджера

Организация рабочего места менеджера

 

Организация рабочего места офис-менеджера с  учетом требований научной организации  труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Рабочее место офис-менеджера является важной ячейкой организации трудового  процесса в учреждении.

Поскольку офис-менеджер - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка  рабочего места офис-менеджера должна обеспечить максимальные удобства при  выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Необходимо  соблюдать нормы площади рабочего места (для специалиста - не менее 4,5 кв. метра при высоте потолка 3-3,2 м, что соответствует санитарной норме площади письменного стола).

Зону  максимальной досягаемости составляет размах вытянутых рук. Зона минимальной  досягаемости – размах согнутых в  локтях рук. Зона оптимальной досягаемости – сектор наложения максимальной зоны досягаемости правой и левой  руки.

Основные  правила планирования рабочего места:

Правило 1. Что берется правой рукой –  располагается справа, что берется  левой рукой – располагается  слева.

Правило 2. Загружать обе руки одновременно. (Например, телефон – слева, калькулятор  – справа).

Правило 3. Каждый предмет должен иметь постоянное место нахождения.

Правило 4. Часто используемые предметы располагаются  ближе, редко используемые предметы располагаются дальше.

При этом учитываются углы обзора: угол мгновенного  зрения – 18 градусов; угол эффективной  видимости – 30 градусов; угол обзора при фиксированном положении  головы – 120 градусов; угол обзора при  повороте – 220 градусов.

При планировании рабочей позы учитывается, что рабочая  поза «сидя» используется при выполнении работ с усилиями до 5 кг, рабочая  поза «сидя-стоя» - при усилиях от 5 до 10 кг, рабочая поза

 «стоя» - при весе предмета труда свыше  10 кг.

Оптимальный километраж, проходимый в течение  рабочего дня составляет 10км. Например, ткачихи проходят в течение рабочего дня до 30-40 км.

Как поставить стол.

Ведущими  психологами мира доказано, что многое в служебных успехах зависит  от расположения рабочего стола.

Идеальное расположение — спина «защищена» стеной или перегородкой, то есть никто  не может «незамеченно» подойти с тыла; дверь «контролируется» взглядом, а окно заметно боковым взором.

Если  ваше место недалеко от двери, то обязательно  поставьте стол так, чтобы сидеть к двери боком. Избегайте положения  спиной ко входу — подсознательно вы будете ожидать внезапной «атаки». Положение лицом к двери постоянно создает отвлекающие ситуации — вам адресуются все вопросы входящих коллег и посетителей.

Место у  окна — наиболее уютное и комфортное. Но стол следует развернуть к окну боком. Если вы сидите напротив окна, то оконный пейзаж уведет ваши мысли  в заоблачные дали. Да и яркое  поле компьютерного монитора, обрамленное  солнечными бликами, пагубно воздействует на глаза.

Стол  «лицом к стене» подавляет бодрое настроение. Не отчаивайтесь, что вам  досталось такое рабочее место, — унылую стену несложно оживить  картиной, фотографией или плакатом. Женщинам, слишком флегматичным, стоит  «раскрасить» стену желто-оранжевой  гаммой, возбуждающей активность. Излишне темпераментных и несдержанных дам умиротворят успокаивающие голубые цвета — от бледно-небесного до насыщенно-синего, и зеленые тона всех оттенков. На стене хороши будут живые цветы и картины с изображением природы: деревьев, цветов, леса, парка, зеленого луга. Изображения путника, страдающего в пустыне, или морского шторма неуместны. Настроение картины должно быть спокойным и уравновешенным. Любая деталь интерьера должна вызывать приятные ассоциации.

Форма стола.

Французские психологи доказали, что на эффективность  труда влияет форма стола.

Стол  с прямоугольной столешницей  — наиболее подходящий для работы. Он создает серьезное настроение, поддерживает рабочий ритм и обеспечивает профессиональный рост.

Стол  с округлой столешницей или скругленными краями навевает творческие мысли и  создает дружескую атмосферу. За таким столом хорошо писать романы, отвечать на любовные письма или беседовать с подружкой. Деловой судьбе такой  стол не поможет.

Квадратная  столешница «концентрирует» внимание. Такой стол — идеальный спутник  мозговых атак. За квадратным столом в  голову приходят стремительные идеи, а вот скрупулезно разрабатывать  детали и выполнять «текучку»  бывает сложновато.

Зоны рабочего стола.

Известно, что каждый предмет несет свою энергию, которая может как помогать, так и мешать в работе. Поэтому каждый предмет следует располагать в определенной части.

E D C

F A B

Условно разделите свой стол на шесть равных прямоугольников. Зона А называется зоной карьеры. Это — почетное место для компьютера. На эту часть должен быть направлен источник света. Если вы не пользуетесь компьютером, то зона А должна быть свободной от лишних бумаг и предметов. Здесь находится самое необходимое — только то, с чем вы работаете непосредственно в данный момент.

Зона В — зона помощи. Часть ее занимает коврик с мышкой. Здесь может стоять телефон, лежать необходимая справочная литература. Согласно учению фэн-шуй, желательно положить какой-либо блестящий предмет: ручку или просто металлическую пластинку, придерживающую бумаги.

Зона С — партнерская. Отличное место для деловых писем и папок с договорами и рабочими бумагами. Папку с судебными исками и жалобами, а также колющие и режущие предметы: ножики и ножницы — лучше спрятать в ящики стола. Во всяком случае убрать из этой зоны.

Основная  часть зоны D, называемой зоной семьи, обычно скрыта за компьютером. На боковые  открытые края поместите письменный прибор. Оживите зону семьи любимой  фотографией и безделушкой, милой вашему сердцу.

Зона Е — зона богатства и душевного комфорта. Здесь уместны часы, чашка и цветы. На стол с компьютером предпочтительнее поставить кактус. Если компьютера на столе нет, то можно выбрать любое зеленое растение — символ роста, так необходимого для служебных успехов и финансового благополучия.

Зона F —  сектор знания. Здесь могут лежать умные книги, помогающие в работе, еженедельник, сборник афоризмов. Источники, из которых вы черпаете нужную информацию.

На столе  должны быть самые необходимые бумаги — только те, над которыми вы сегодня  трудитесь. Остальные покоятся в  ящиках. В последнее время психологи рекомендуют «одомашнивать» рабочее место. Только настольных предметов, напоминающих о домашнем очаге, не должно быть более трех. Это может быть любимая чашка, небольшая игрушка, фотография членов семьи. Они могут украшать сектора D, С и Е.

Если  у вас есть возможность выбрать  цвет стола, то остановитесь на коричневом. Это самый подходящий и респектабельный цвет. Он не утомляет и создает рабочее сосредоточенное настроение.

Черный  стол помогает серьезным делам. Но находиться за таким столом можно не более 2 — 3 часов. Затем следует сделать 15-минутный перерыв. Иначе вы почувствуете быстрое утомление.

Долгое  пребывание за серым столом может  привести к депрессиям. За ним вы отлично оформите бумаги, но вряд ли вас посетят новые дерзкие  и смелые идеи.

Творческая  мысль скорее придет вам в голову за белым столом. Но планомерно и  точно оформить эту гениальную идею за светлым столом будет сложно. Американцы, утвердившие в начале 80-х годов идею черно-белых офисных  интерьеров, постепенно от нее отказываются. Это контрастное сочетание отнимает у людей силы и рабочий азарт.

На чем сидим?

Высота  стула. Локтевая часть рук, пальцы которых  бегают по клавиатуре, должна находиться параллельно столу. Тогда нагрузка равномерно распределится на все  группы мышц.

Высота  спинки. Высокая спинка поддерживает позвоночник. Оперевшись на нее в момент отдыха или разговора по телефону, вы расслабите спину. Такой стул обладает и психологическим воздействием — он возвышает вас в глазах окружающих. Именно поэтому в солидных учреждениях спинка стула для посетителей чуть ниже.

Сиденье. Оно должно быть достаточно жестким  и просторным — ягодицы должны полностью помещаться на стуле. Мягкое расслабляющее кресло неуместно рядом с рабочим столом.

Для здоровья, пожалуй, самый главный фактор —  расположение монитора. Его экран  — только впереди, на расстоянии вытянутой  руки, на уровне, при котором взгляд направлен на центр. Если монитор  расположен ближе, то со временем у  вас возникнут проблемы со зрением. Экран, смещенный направо или  налево, непомерно нагружает позвоночник.

Рабочее место офис-менеджера в приемной обычно располагается рядом с  кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся офис-менеджеру и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель  для посетителей должна находиться в зале, хорошо просматриваемым офис-менеджером, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени офис-менеджер работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.

Насыщенность  рабочего места офис-менеджера средствами оргтехники требует ее размещения с  учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным  элементов организации рабочего места офис-менеджера является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться.

Большой ящик лучше всего приспособить для  вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко офис-менеджер имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор.

Их размещают  таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением офис-менеджера. Пользоваться своим компьютером, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации.