Организация рабочего места менеджера

-height:14pt">сферу деятельности и виды ответственности работников офиса;

этику взаимоотношений  в рабочей группе;

мотивационные методы и мотивационные стратегии;

основы  документационного обеспечения  управления и основы делопроизводства;

особенности составления, разновидности и структуру  текста документов;

принципы  организации снабжения офиса;

требования  законодательства к хозяйственным  договорам и порядок их заключения;

основы  бухгалтерского учета;

деловой этикет;

иностранный язык;

техническое оснащение офиса;

правила пользования оргтехникой;

правила внутреннего трудового распорядка;

основы  трудового законодательства;

правила и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

 

4. Должностные  обязанности:

обеспечивать  подготовку и организацию работы офиса: осуществлять руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организовывать проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин  и др.) на предмет определения  готовности к эксплуатации, проверять  санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный  режим);

организовывать  подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса  и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;

разрабатывать «кодекс» поведения в офисе, обеспечивать работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.);

руководить  работниками офиса (секретарями  на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределять обязанности  между ними, доводить до сведения работников принятые решения, определять степень  ответственности работников, разрабатывать  стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализировать  эффективность работы, осуществлять контроль за исполнением принятых решений;

организовывать  работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация  звонков, прием и отправка телефонограмм); контролировать культуру речи секретарей (операторов);

осуществлять  контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида;

разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные  нужды;

организовывать  обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными  товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализировать  и определять потребности в материально-техническом  обеспечении и обслуживании офиса, составлять планы на канцтовары, расходные  материалы и др., проверять наличие  канцтоваров и расходных материалов; анализировать предложения, структуру  цен, системы скидок; обеспечивать размещение заказа у поставщиков; заключать  договоры);

определять  порядок получения товарно-материальных ценностей, оформлять доверенности, организовывать платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы  и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформлять  платежные документы;

организовывать  приемку и учет канцтоваров, расходных  материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;

обеспечивать  хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организовывать учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;

назначать работников, несущих материальную ответственность  за переданные им для выполнения рабочих  заданий товарно-материальные ценности; определять схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому;

организовывать  использование в работе офисной  оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих  машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

организовывать:

встречу, прием, регистрацию и необходимое  обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

материально-техническое  обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров  и других мероприятий.

организовывать  и проводить деловые переговоры (планировать деловые встречи, определять линию деловых переговоров, управлять  переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организовывать документальное оформление переговоров, анализировать результаты деловой  встречи);

координировать  работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организовывать документооборот офиса;

организовывать  ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), вести  деловую переписку, обеспечивать рассылку необходимых материалов;

осуществлять  инвентаризацию хозяйства офиса;

осуществлять  контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составлять распорядок работы офиса, контролировать его соблюдение, вести учет нарушений, анализировать причины нарушений и принимать меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины);

разрабатывать и внедрять системы мотивации  и дисциплинарной ответственности  работников офиса, осуществлять контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса;

оказывать работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимать меры по предупреждению конфликтных  ситуаций;

координировать  завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в  порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

 

5. Офис-менеджер  имеет право:

знакомиться с документами, определяющими его  права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

вносить на рассмотрение руководителя предприятия  предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

самостоятельно  и под свою ответственность распоряжаться  денежными средствами, выделенными  для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями;

вносить на рассмотрение руководителя предприятия  представления о назначении, перемещении  и увольнении работников офиса; предложения  о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса;

требовать от руководства предприятия обеспечения  организационно-технических условий  и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных  обязанностей.

 

6. Офис-менеджер  несет ответственность за:

ненадлежащее  исполнение или неисполнение своих  должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим  трудовым законодательством Российской Федерации;

правонарушения, совершенные в процессе своей  деятельности, — в пределах, установленных  действующим административным, уголовным  и гражданским законодательством  Российской Федерации;

причинение  материального ущерба предприятию  — в пределах, установленных действующим  трудовым законодательством Российской Федерации.