Разработка автоматизации рабочего места менеджера оптовой торговли

       Фонд  оплаты труда в отчетном году практически  не изменился и составил 676, 1 тыс. руб. В связи с ростом численности  персонала предприятия на 5, 9 %, средняя заработная плата работника сокращается на 5, 5 % и составляет в 2007 г. – 38, 1 тыс. руб.

       О неэффективном использовании трудовых резервов свидетельствует также  повышение уровня расходов по заработной плате. По сравнению с 2006 г. он увеличился на 13, 3 % и составил 1, 7 %, что, конечно, является негативной тенденцией, при условии снижения выработки на 16, 6 % в отчетном году.

       Необходимо  провести анализ основных экономических  показателей деятельности предприятия, представленных в таблице 2.4. Основными финансово-экономическими показателями оптового предприятия являются: товарооборот, валовой доход, издержки обращения, балансовая прибыль. Данные таблицы 4 свидетельствуют о негативной тенденции изменения показателей деятельности ООО «Риал-плюс».

       На 11, 8 % в отчетном (2007 г.) снижается величина товарооборота, что в абсолютном измерении составляет 5 374, 0 тыс. руб. Это снижение вызвано уменьшением спроса со стороны предприятий – покупателей, в следствии ухудшения их финансового положения. Аналогичная ситуация наблюдается по валовому доходу. В 2006 г. его величина составила 7 911, 8 тыс. руб., в 2007 г. – 6 618, 9 тыс. руб., что на 16, 3 % меньше, чем в прошлом году. Валовой доход снижается как в абсолютном, так и в относительном выражении. Это снижение вызвано уменьшением уровня торговой наценки на реализуемые товары. Наблюдается негативная динамика изменения уровня издержек обращения, в связи с ростом цен на услуги транспортных организаций. В 2007 г. уровень издержек обращения увеличился на 0, 4 пункта по сравнению с прошлым годом и составил 14, 6 %. 

Таблица 4 - Экономические показатели торгово-хозяйственной  деятельности предприятия в динамике (сумма – тыс. руб., уровень –  в % к обороту) 

        Одновременное снижение товарооборота и повышение уровня издержек обращения отрицательно повлияло на финансовые показатели деятельности предприятия и привело к снижению прибыли от реализации по итогам отчетного года. Величина прибыли в 2006 г. составила 1 417, 7 тыс. руб., в 2007 г. она уменьшилась на 48, 8 %. В рассматриваемом периоде сложилась негативная динамика показателей деятельности.

        Увеличение внереализационных  доходов в 2007 г. оказало позитивное влияние на формирование балансовой прибыли. Рост расходов, связанных с уплатой штрафных санкций по актам проверок, с возмещением потерь от чрезвычайных ситуаций, уплатой налогов по результатам деятельности, снизил положительное влияние роста доходов. Данные таблице 4 доказывают, что в отчетном периоде предприятие работало не эффективно.

        Величина балансовой прибыли, снизилась на 24, 4 % и составила 1 175, 9 тыс. руб. Негативным фактором повлиявшим на ухудшение финансового показателя деятельности предприятия явилось снижение прибыли от реализации товаров, в следствии роста уровня затрат и снижения объема продаж.

        Особый интерес  для анализа представляет сложившаяся динамика показателя рентабельности продаж. На каждый рубль реализованных товаров предприятие в отчетном году получило прибыли на 0, 5 коп. меньше, чем в предыдущем. Рентабельность продаж составила в 2007 г. – 2, 9 %.

        Рентабельность полученного  дохода также имеет тенденцию к снижению. Если в 2006 г. данный показатель составлял 0, 18 , то в 2007 г. – 0, 11, то есть величина прибыли от реализации, приходящаяся на рубль валового дохода уменьшается на 7 %.

    Проведенная оценка организационно-экономического положения предприятия позволяет сделать следующие выводы и замечания:

• В организационной структуре управления ООО «Риал – плюс» отсутствует отдел маркетинга, нет специалиста, выполняющего данные функции;
• Не проводится работа по изучению рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия.
• Трудовые ресурсы предприятия используются не эффективно, о чем свидетельствует снижение выработки работников предприятия, в том числе коммерческих агентов по сбыту продовольственных товаров, и рост уровня затрат на оплату труда.
• Объем товарооборота в рассматриваемом периоде имеет тенденцию к снижению. В 2007 г. абсолютное снижение объема продаж составило 5 374, 0 тыс. руб.. Это снижение происходит в результате снижения спроса потребителей на отдельные виды товаров; наличие сильных конкурентов на рынке продовольствия, отсутствие свободных денежных средств.
• Одновременное сокращение товарооборота и повышение уровня затрат негативно повлияло на финансовые результаты деятельности ООО «Риал – плюс».

        В 2007 г. балансовая прибыль уменьшилась на 245,0 % по сравнению с прошлым годом. Это в свою очередь отразилось на рентабельности продаж и привело к снижению данного показателя в отчетном периоде на 0, 5 %.

        Из числа показателей, характеризующих деятельность оптового предприятия, показатель оптового товарооборота имеет особое значение и специфику. В связи с этим анализ оптового товарооборота ООО «Риал – плюс» представляет интерес в экономическом и аналитическом плане. 

1.3 Сравнительнвй  анализ баз данных как инструмент автоматизации оптовой торговли 

     На  сегодняшний день существуют ряд  баз данных для автоматизации  рабочего мест менеджера работающего  в оптовой торговле. Рассмотрим базы данных более подробно.

     КИС  AVACCO Корпоративное управление  является комплексной системой, поддерживающей эффективное функционирование торгового предприятия, и удовлетворяет всем требованиям, предъявляемым сегодня к системам подобного класса. Предлагаемое решение может быть использовано для:

• Автоматизации офиса (АРМ для директора, менеджера по продажам, менеджера по закупкам, бухгалтера, сотрудника планово-экономического отдела, маркетолога).
• Автоматизации склада торговой фирмы (АРМ складских служащих)
• Автоматизации территориально-удаленных подразделений (филиалов, складов)
• Создания INTERNET-магазина.

КИС  AVACCO Корпоративное управление  позволяет решать следующие задачи:

1. Ведение необходимых справочников (номенклатурных справочников товаров, справочников партнеров, клиентов, поставщиков, сотрудников и т.д.). Справочник товаров содержит как традиционную информацию о товаре (Наименование, Код, Страна происхождения, Код вендора и т.д.), так и динамически обновляемую информацию: о товарных остатках (запас, остаток, резерв, выписано, доступно и т.д.) и динамике продаж товара (объемы продаж за три последних месяца, объем продаж за последний месяц с разбивкой по неделям). Предусмотрена возможность выделять наиболее популярные товары в общем списке, назначать произвольные характеристики товарам, вести списки комплектующих.
2. Ведение прайс-листов. Системой поддерживается формирование различных типов прайс-листов (ассортиментный, корпоративный, мелкооптовый, оптовый, специальный), реализована функция выгрузки прайс-листа клиенту в формате XLS и автоматическая рассылка прайс-листов постоянным клиентам по электронной почте.
3. Задание механизма ценообразования, в результате чего пользователи получают возможность контролировать и быстро менять цены на отдельные товары и группы товаров.
4. Интерфейс системы обеспечивает удобную работу с большим номенклатурным рядом товаров.
5. Ведется учет всех торговых операций.
6. Системой поддерживается мультивалютный учет.
7. Контроль движения товарно-материальных ценностей. В частности в режиме реального времени ведется мониторинг товарных остатков.
8. Контроль состояния взаиморасчетов с клиентами и поставщиками. Обеспечивается возможность наличной и безналичной форм оплаты.
9. Формирование необходимых документов (заказов на закупку, счетов, накладных, банковских документов). Автоматическое предзаполнение документов и анализ вводимой информации практически исключает ошибки персонала. Электронный документооборот организован так, что имеется возможность получать бумажные копии всего комплекта документов.
10. Автоматизация процесса закупки. Автоматизированы как внешние (на внешнем рынке), так и внутренние (на внутреннем рынке) закупки. Товар, закупаемый на внутреннем рынке, проходит в системе следующие этапы бизнес-процесса Закупка:
1. Создание заказа на закупку
2. Отправить на утверждение руководством
3. Разрешение руководителя
4. Формирование приходной накладной или отказ от прихода товара
5. Подтвердить приход товара

     Товар, закупаемый на внешнем рынке, проходит следующие дополнительные стадии обработки  в Системе (между этапами «Разрешение  руководителя» и «Формирование  приходной накладной"):

6. Задание предварительной закупочной цены
7. Утверждение предварительной закупочной цены
8. Регистрация отгрузки товара Поставщиком (Регистрация отказа в отгрузке)
9. Регистрация перемещения товара от Поставщика на Транзитный склад
10. Регистрация перемещения товара с одного Транзитного склада на другой
11. Регистрация отправки товара с Транзитного склада на Конечный склад
12. Каждый товар должен пройти как минимум через один Транзитный склад.
11. Автоматизация процесса продажи. В ходе выполнения бизнес-процесса сохраняется возможность отказаться от продажи части товаров, указанных в счете (или отказаться от всего заказа). Реализована процедура приема заказов через INTERNET.
12. Автоматизация складского учета и решение задач складской логистики.
13. Получение разнообразной оперативной и сводной аналитической информации.
14. Формирование отчетных документов. Отчетные документы экспортируются в MS EXCEL.
15. Интеграция с различным торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток и др.)

     В последнее время автоматизация  становится все более важным фактором успеха любой оптовой торговой компании. Один из самых действенных способов снижения издержек и повышения доходов – полноценная и эффективная система автоматизации торговли. Для этих целей идеально подходит программа 1С Управление торговлей 8.0  

     Данное  утверждение основано на тенденциях торгового бизнеса, наметившихся в  последние годы. Речь, в частности, идет о том, что большинство торговых компаний, не обладающих эксклюзивными  правами на товары, постепенно превращаются в логистических операторов, к тому же зачастую кредитующих розничный бизнес (отсрочкой платежа и т. д.) и как следствие имеющих небольшую и постоянно уменьшающуюся норму прибыли.   

     Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:

• системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток (штрих-кодов), терминалами сбора данных и т. д.;
• при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие больших объемов данных, которыми оперирует торговая компания, а также высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;
• при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации незначительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т.д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;
• практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о «ручном» вводе данных в новую систему не стоит – большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;
• непрерывный цикл работы торговой компании существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.

     Данные  базы данных очень дорогостоящие, и не каждая фирма может себе позволить такие программы, для них также надо соответствующие программные обеспечения и более мощные ресурсы для их содержания и ведения. В нашем работе была выбрана база данных Microsoft Access, в силу того, что для неё необходимо только владение компьютера персонального и навыков с работой в данной программе. 

2 Разработка  базы данных как инструмент  автоматизации деятельности менеджера  по учету товара в оптовой  торговле 

2.1 Задачи  и требования к системе 

     Выделим предметную область. Это учет товарооборота  на фирме занимающейся  торговой деятельностью. Сюда входит и учет товаров на складе (на нескольких складах), оформление документов по отгрузке и при оприходованию товара на склад, ведение реестра поставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицами и получение отчетной информации о продажах.

     Основной  задачей ставится правильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систем.