Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организации

Однако гораздо  важнее установить при инвентаризации, о ка-ком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу -- она достига-ется проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юриди-ческой мантии.

По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходи-мы в начале любой хозяйственной  деятельности. (Некоторые спе-циалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводят-ся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

б) последующие, по более распространенной терминологии, те-кущие -- те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и админист-раторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

Последующие -- текущие  инвентаризации проводятся при сле-дующих обстоятельствах:

1) согласно плановому  графику;

2) по сигналам, когда администрации сообщают  о неблагопо-лучии в деле хранения и реализации товарно-материальных цен-ностей;

3) при стихийных  бедствиях (пожаре, наводнении) -- цель  инвентаризации зафиксировать факт  гибели ценностей. Сюда же относят  потери от краж;

4) при переоценке  ценностей;

в) при передаче ценностей -- обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как матери-ально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

г) ликвидационные -- связаны с закрытием организации  и имеют огромное значение в связи  с тем, что у ликвидируемой  организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

По последовательности -- одна из определяющих клас-сификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что матери-ально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фаль-сификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

По субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или  администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

По использованию  данных выделяют:

а) информативные -- необходимы только для подтверждения  какой-либо гипотезы, например, насколько  обоснованы испраши-ваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации пресле-дуют прежде всего экономические цели;

б) доказательные -- применяются в случае необходимости  обо-сновать возможность судебного  иска или для опровержения послед-него. Доказательные инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация -- информатив-на, но, правда, не все информативные инвентаризации доказатель-ны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

а) частичная  выборочная инвентаризация безусловно инфор-мативна, но доказательна ли она;

б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точ-ки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

Более правильным было бы деление на инвентаризации, кото-рые могут служить основанием для предъявления иска или недоста-точные для этого. Однако и тут возникает  сложность: ведь сразу же после окончания  инвентаризации трудно решить степень  ее юриди-ческой доказательности, это решает суд. Направлять или не направ-лять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

По степени  агрегирования различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименова-ния ценностей;

б) интегральные -- инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют  диф-ференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

По форме описи -- деление по видам носителей инфор-мации;

По способу  проведения выделяются два вида инвен-таризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) -- ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подгото-виться к ней;

б) внезапные -- ответственные  лица не знают о времени прове-дения  инвентаризации и не могут заранее  подготовиться к ней.

Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

При практическом подходе к инвентаризации многие современ-ные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каж-дый  баланс должен быть подтвержден инвентарной  описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.

1.3. Инвентаризация отдельных  видов имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация  материально-производственных запасов

Данные о материально-производственных запасах (сырье, материалы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в  присутствии материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  материально-производственных запасов  путем обя-зательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допуска-ется вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Материально-производственные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходу-ются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменно-го разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материально-производственные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентариза-ционной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наи-менованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся  в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся  на складах других организаций. Инвентаризация указанных ценностей заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответству-ющих счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация  незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:

* определить  фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в произ-водстве;

* определить  фактическую комплектность незавершенного  производ-ства (заделов);

* выявить остаток  незавершенного производства по  аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости  от специфики и особенностей производства перед нача-лом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам  материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) осуществляется путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заде-лов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам -- с указанием объема работ: по неза-конченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Инвентаризация  основных средств

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентар-ные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие доку-ментов на земельные участки, находящиеся в собственности организации.

При выявлении  объектов, несвоевременно принятых к  учету, а также объектов, по которым  в регистрах бухгалтерского учета  отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Если комиссией  установлено, что расходы по оплате работ капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичной ликвидации строений и сооружений (слом отдельных конструк-тивных элементов) своевременно не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения

или уменьшения балансовой стоимости объекта и занести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись (Приложение 7) с указанием времени  ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в состояние непригодное к эксплуатации (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно  с инвентаризацией собственных  основных средств про-веряются основные средства, находящиеся на ответственном  хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому контрагенту, кото-рому передается один экземпляр описи.

Инвентаризация  нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

* наличие надлежаще  оформленных документов, подтверждающих  существование самого нематериального  актива и исключительного права у организации на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, сви-детельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.);

* правильность  и своевременность отражения  нематериальных активов в балансе.

Инвентаризация  финансовых вложений

Натуральная проверка финансовых вложений возможна, если орга-низация  обладает ценными бумагами в документарной  форме. При проверке фактического наличия  ценных бумаг устанавливается:

* правильность  оформления ценных бумаг;

* реальность  стоимости учтенных на балансе  ценных бумаг;

* сохранность  ценных бумаг (путем сопоставления  данных о факти-ческом наличии  с данными бухгалтерского учета);

* своевременность  и полнота отражения в бухгалтерском  учете полу-ченных доходов по ценным бумагам.

При хранении в  организации ценных бумаг их инвентаризация прово-дится одновременно с инвентаризацией  денежных средств в кассе, результаты инвентаризации финансовых вложений отражаются в описях ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности.

Инвентаризация  ценных бумаг, сданных на хранение в  специальные организации (банк-депозитарий -- специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в  сверке остатков сумм, числящихся на соответ-ствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций. Следует иметь в виду, что депозитарии как профессиональные участники рынка ценных бумаг могут переоценивать принадлежащие клиентам ценные бумаги при изменении котировки на фондовой бирже, а непрофессиональные участники должны вести учет по фактическим затратам на приобретение ценных бумаг. Поэтому сто-имостная оценка объектов у организации и депозитария будет различаться.