Законы организации

› Принцип непрерывности заключается в том, что процесс изменения потенциала системы (организации) идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения.

›  Принцип динамического равновесия выступает как обязательное условие функционирования организации. Он требует: а) оптимального соотношения между элементами системы; б) оптимального соответствия между устойчивостью и изменчивостью, самоорганизацией и беспорядком; в) оптимального соотношения системы с внешней средой.

› Принцип стабилизации состоит в том, что система (организация) стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы. Этот принцип основан на потребности человека и общества в стабильности на определенном отрезке времени. Стремление к стабилизации (максимальному продлению) наиболее эффективных этапов жизненного цикла — этот принцип реализуется совместно со всеми вышеперечисленными принципами.

Знание основных законов и принципов развития организации, безусловно, способствует ее успеху.

2. Фоновые законы организации:

2.1 Закон информированности-упорядоченности:

Закон информированности-упорядоченности гласит, что чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Закон информированности-упорядоченности требует от руководителя создания и развития источников информации, организации повышения квалификации сотрудников, внедрения передовых информационных технологий. Кроме того, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность, достоверность), руководитель имеет возможность создания качественного информационного ресурса организации.

Объектом воздействия данного закона является информация. Информация выполняет весьма важную роль в функционировании любой организации, поскольку все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении информации.

Из закона информированности-упорядоченности можно вывести несколько фактов :

1. Чем больше информации о внутренней и внешней среде имеется у организации, тем больше вероятность ее устойчивого функционирования и самосохранения.
2. Чем больше работники стремятся к повышению квалификации, обучению, развитию и чем больше организация создает для этого возможностей, тем более высоким потенциалом владеет персонал данной организации.
3. В организации, позволяющей принимать адекватные решения, не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей. Чем большей информацией о себе и каждом направлении своей деятельности обладает организация, тем выше эффективность ее функционирования.
4. Формирование эффективной информационной системы требует больших затрат на получение, обработку и обеспечение безопасности информации. Информация может защищаться следующими способами: физической защитой офиса и персонала, формированием высокой степени лояльности персонала, созданием эффективной системы защиты документооборота организации.
5. Стремление к достижению максимальных значений всех характеристик информации (большой объем, достоверность, ценность, насыщенность) помимо больших финансовых затрат может привести к дезинформации заинтересованного в этой информации лица или организации. Это вызывается трудностью хранения и обработки избыточной информации, а также сложностью получения объективных однозначных выводов при анализе и оценке данной информации.
6. Информационная среда по причине своей важности и сложности является наряду с персоналом, финансами, производством основным объектом управления организации.
7. Коммуникации, обеспечивающие передачу информации, непосредственно влияют на эффективность и результативность организации. Достижение целей организации невозможно без межличностной коммуникации, без коммуникаций между подразделениями организации, без коммуникаций с внешней средой.

В современной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из огромного количества информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в будущем. Такой же подход используется и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

2.2 Закон единства, анализа и синтеза:

Закон единства гласит: каждая материальная система: живой организм, социальная организация (предприятие, учреждение и т.п.) стремится настроиться на более экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле: разделение - преобразование - объединение  -преобразование - разделение. Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней или внутренней среды.

Изучение организаций как социально-экономических объектов предусматривает обязательное использование операций анализа и синтеза. Анализ и синтез при исследовании процессов функционирования организации настолько переплетаются, что не могут существовать друг без друга. Поэтому, говоря о законе единстве анализа и синтеза, следует подразумевать их неразрывность и постоянное взаимодействие. Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.

Закон единства анализа и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.

Анализ причинно-следственных связей между выделенными частями сводится к нахождению необходимых условий для поддержания взаимодействия между этими частями целого. Суть синтеза состоит в объединении простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи. Здесь могут помочь опыт и интуиция. Важно, чтобы в процессе анализа не были потеряны важные свойства составных частей целого. Не менее важно, чтобы исполнители не забывали о том, что каждое подразделение в организации является лишь частью единой системы, управление любой целенаправленной динамической организационной системой предусматривает выработку и реализацию конкретных решений. Решение, принимаемое по управлению организацией или какой-либо ее частью, является связующим элементом между звеньями управления и звеньями, выполняющими конкретные функции. Кроме того, с помощью управляющих решений реализуется связь между отдельными звеньями системы управления. С этой точки зрения решение – это средство коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между людьми.

Закон может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре этапа:

1. предварительный анализ внешней и внутренней среды организации с позиций стороннего наблюдателя и выявление характера и скорости их изменения;
2. проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации по итогам предварительного анализа;
3. создание группы развития организации и преобразование организационной стратегии развития (структуры, функций и т.д.) в соответствии с изменениями внешней среды;
4. постоянная работа группы развития в рамках структурного подразделения организации.

Успех в значении анализа состоит не только в том, что сложное целое расчленяется на все менее сложны части, а в том, что, будучи при помощи синтеза снова соединены надлежащим образом, эти части снова образуют единое целое, причем такое целое, которое обладает совершенно новыми свойствами, которых не было у предыдущей системы, а также нет ни у одной из частей системы в отдельности.

2.3 Закон композиции и пропорциональности:

Закон композиции и пропорциональности формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Организация представляет собой единый, развивающийся объект, для которого как для целенаправленной системы характерна тенденция к объединению. Формирование объединений различного уровня происходит в соответствии с законом композиции и пропорциональности, который утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организаций к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов соразмерности и пропорциональности.

Если объединить все цели и идеалы, определяющие организацию сверху донизу, собрать их таким образом, чтобы все они действовали в одном и том же направлении, то результаты получились бы колоссальные. Но поскольку на деле все они тянут в разные стороны, равнодействующая часто оказывается очень слабой, а иногда и просто отрицательной. Из этого следует, что в целенаправленных системах имеется:

1. проблема определения общей цели;
2. проблема многих целей;
3. проблема согласования многих целей;

Следует отметить, что в явном и бесспорном смысле понятие цели применимо только к высшим живым существам и социальным системам. Технические системы являются целенаправленными лишь постольку, поскольку их назначение и оптимальный режим функционирования определены и заложены в них человеком. Биологические системы имеют как бы внутреннюю цель своего развития.

Данный закон базируется на следующих принципах:

• Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.
• Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.
• Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.

Указанная тенденция реализуется прежде всего в желании выбрать оптимальную структуру и создать благоприятную среду обитания, что особенно характерно для современных организаций, работающих в условиях глобализации экономической и политической деятельности мирового сообщества. Для деловых организаций, закон композиции и пропорциональности выражается в стремлении к работе с добросовестными и надежными партнерами. Если речь идет об организациях производственного типа, то в качестве таких партнеров в первую очередь выступают поставщики сырья, материалов, комплектующих изделий, а также организации, осуществляющие сбыт продукции. По мере развития и завоевания определенного сектора рынка налаживается взаимодействие не только с партнерами, но и с потребителями производимого организацией продукта или оказываемых услуг, а также с конкурирующими организациями, осуществляющими аналогичную деятельность. Взаимодействие с конкурентами по возможности не должно носить антагонистического характера, так как это увеличивает риск и затрудняет деятельность всех противоборствующих организаций. Желательно большую часть потенциальных конкурентов превратить в своих друзей и партнеров. Задача звена управления состоит в ускорении этого процесса и минимизации материальных и интеллектуальных затрат. В процессе реализации этой тенденции возникают деловые объединения сложного типа.

Практика использования закона композиции-пропорциональности состоит в обоснованном выборе необходимых элементов организации и обеспечении требуемой их пропорции.

Можно рассмотреть три варианта возможной реализации закона композиции и пропорциональности:

Вариант I: Ни руководитель, ни подчиненные ничего не знают о действии закона. В таком  случае происходит самонастройка элементов организации: отдельных функций, персонала, психологической обстановки, — в соответствии с главными целями. Проблема в том, что самонастройка — длительный процесс, не исключающий ошибок.

Вариант II: О действии закона знает только руководитель, но не подчиненные.   Руководитель определяет набор целей организации и на базе данного набора — направление композиции. Подчиненные могут не представлять себе цели организации или не поддерживать их, поэтому многие действия руководителя будут не поняты, не приняты и не поддержаны. Конечный результат будет зависеть от способности руководителя убеждать людей.

Вариант III:  Руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности и управляют им. Все системы организации будут постоянно совершенствоваться, работники будут использовать командные способы взаимодействия, что приведет к повышению эффективности деятельности организации и повышению ее конкурентоспособности.

  Реализации закона  композиции и пропорциональности  способствуют разработанные на  основании научных исследований  и организационного опыта нормы и правила. Например, уровни иерархии связаны с нормами управляемости. Диапазон контроля и норма управляемости — это максимальное число непосредственно подчиненных, которыми эффективно может управлять руководитель. Имеются нормативы для создания рабочих мест, нормативы соотношении численности работников и оборудования и пр. В каждой организации идет естественный процесс гармонизации. Дисбаланс, диспропорцию руководитель должен исправлять с помощью планирования, координирования, опираясь на нормы и правила, ограничения, поощрения и т.д.

3. Специфические законы организации:

Новые информационные технологии, сетевые коммуникации и автоматизация управленческого труда способствуют усилению позитивного действия объективных законов организации и совершенствованию принципов управления. Специфические законы отражают: неразрывную связь всех звеньев организации; пропорциональность производства и управления; переход от администрирования к стратегическому планированию; упреждающее управление; воздействие технологических новаций на развитие социально-экономических организационных систем; требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала организации.

Специфические законы объединяют ряд законов, характерных для социальных систем, и создающих основу для формализации деятельности людей в организации:

1. Для каждой организации  существует наилучшая и только  ей присущая организационная  структура.

2. Для каждой организации  существует минимальная эффективность, при которой организация должна быть ликвидирована.

3. Для каждой организации  развитие социальной сферы увеличивает  производительность труда как  за счет повышения эмоционального  уровня работников, так и счет  возрастающей генерации идей.