МИНИСТЕРСТВО  СПОРТА И ТУРИЗМА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Учреждение  образования

Белорусский государственный университет физической культуры

ИНСТИТУТ  ТУРИЗМА

Кафедра туризма и гостеприимства

                                                                  

курсовая РАБОТА

по дисциплине «Основы менеджмента»

на тему: Внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера.

                                                        

Минск 2011 г.    

СОДЕРЖАНИЕ

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. Информационные  технологии в управлении туризмом. . . . . . . . . 6

1.1.Потенциальные возможности компьютерных технологий . . . . . . 6

1.2.Проблема управления процессом компьютеризации. . . . . . . . . . . 11

1.3.Внедрение  новых проектов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.4.Актуальные проблемы современности . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.5.Роль компьютера в управлении рабочим потоком. . . . . . . . . . . . . 14

1.6.Сотрудничество программистов и менеджеров . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.7.Анализ риска капиталовложений  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2. Принципы  успешной компьютеризации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Список использованной литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

 
 

 

     

     ВВЕДЕНИЕ

     Вступив в XXI век, многие компании и предприятия  уже внедрили и продолжают внедрять новые перспективные технологии, программные продукты и аппаратное обеспечение. Это позволяет им резко  повысить эффективность своего бизнеса, тратить меньше, зарабатывать больше и получать средства для дальнейшего  интенсивного развития бизнеса. Уже  во многих турфирмах используются Internet-технологии, E-mail, современные глобальные компьютерные сети Amadeus, Gabriel, Worldspan, Appolo, Sabre. Так, работая  с Worldspan, можно бронировать авиабилеты, места в гостиницах, арендовать автомобиль.

     Для автоматизации не только крупных, но и малых турфирм используются программные продукты фирм Microsoft. Это  семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые  популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с  самой различной информацией: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access и т.д. Особенностями Microsoft Office  являются: интегрированное  семейство мощных интеллектуальных приложений, которые обеспечивают максимальную производительность работы и быстрое  получение хороших результатов; средство для эффективной организации  повседневной работы, имеющее встроенную электронную почту, список контактов, расписание встреч, событий; многогранный инструмент для коллективной работы с документами и анализа информации; мощная база для удобного построения оригинальных решений, ориентированных  на потребности конкретного предприятия.

     Можно привести пример использования этих технологий во многих белорусских турфирмах. Одним из первых туроператоров, начавших внедрять современные компьютерные технологии, является фирма "TEZTOUR". Она активно осваивает новейшие информационные технологии. "TEZTOUR" - первая среди туроператоров фирма, открывшая собственный ежедневно обновляемый сервер в Internet, через который клиент получает возможность не только просмотреть заинтересовавшую его информацию, но и сразу отправить заказ на бронирование приглянувшегося турпродукта. Заказ сразу поступает ответственному менеджеру по продажам.

Фирма "КРИС",  например, добивается минимальных сроков оформления поездок в Испанию, Францию, Турцию благодаря компьютерной системе бронирования авиабилетов Амадеус-Старт.

     Не  только туроператоры и турагенты, но и транспортные компании (особенно авиакомпании) используют в своей  работе современные компьютерные программы  и системы бронирования авиабилетов. Примером может служить авиакомпания "Трансаэро", работающая с системой бронирования авиабилетов Gabriel, программой Microsoft Access - реляционной системой управления базой данных, Microsoft Excel - программой ведения бухгалтерского учета Gaap.

     В небольших турфирмах, работающих всего  лишь с несколькими сотрудниками, организационная структура существенно  упрощена. Как правило, в таких  фирмах среди сотрудников не существует жесткого разграничения обязанностей. Одни и те же люди принимают клиентов, посылают факсы, ведут многочисленные переговоры по телефону. При этом значительная масса времени уходит на "бумажную работу" и на обработку информации. В условиях жесткой конкуренции  на рынке туристских услуг таким  небольшим фирмам живется нелегко. Основной проблемой для них является поиск преимуществ с целью  выживания в условиях конкуренции  с гигантами турбизнеса. С другой стороны, белорусский турист становится все более разборчивым и требовательным к качеству сервиса. Способ выживания  малых турфирм в современных  условиях и способ повышения прибыльности бизнеса - это ставка именно на современные  компьютерные технологии: полная автоматизация  процесса оформления заказов; установка  жесткого внутреннего распорядка работы с документами. Средствами достижения подобных целей являются: прямые каналы связей с зарубежными партнерами; компьютерные системы бронирования туров, что позволяет на 100% избегать ошибок или неточностей в оформлении заказов туристов; система электронной почты; Internet; введение системы типовых документов и единой базы данных.

     Фирма "АлатанТур" сначала столкнулась с трудностями в организационном плане при введении современных технологий. Больше всего проблем пришлось решать именно в процессе переориентации персонала на работу в новых условиях и по новым правилам. Но уже очень скоро проявились положительные моменты в использовании этих технологий: увеличение количества клиентов, время обслуживания каждого из них сократилось, улучшилась способность небольшого количества сотрудников быстро и эффективно обслуживать возросшее число туристов. Единая база данных позволила персоналу практически полностью перейти на общение по электронной почте.

     Благодаря правильной стратегии в области  рекламы, можно увеличить количество ежедневных обращений клиентов, хотя создание информационной структуры  требует от фирмы значительных вложений. В результате повышения эффективности  работы и увеличения количества клиентов эти затраты довольно быстро окупятся. Необходимо развивать бизнес интенсивным  путем: вкладывать деньги в информационную структуру, брать от нее по максимуму  и тратить меньше времени на "бумажную работу", отправление факсов, лишние телефонные звонки.

     Итак, в настоящее время, когда информационные технологии дают широкие возможности  по введению систем более эффективного развития бизнеса, менеджерам просто необходимо использовать их в качестве трамплина  в успешное будущее.

     Основная  цель моей курсовой работы – исследование и анализ возможностей информационных, а именно, компьютерных технологий, как важное направления в сфере управления туризмом, роль компьютеризации в работе менеджера. 

     А так же к главным задачам моей работы относятся:

• Исследование  и анализ критериев компьютеризации туристических фирм;
• Изучение принципов успешной компьютеризации.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Информационные  технологии в управлении туризмом
1. Потенциальные возможности компьютерных технологий

     С точки зрения технических достижений, компьютерная революция в сфере  туристского бизнеса в мире превзошла все ожидания. С точки зрения экономических затрат на внедрение компьютерных технологий, нужно отметить, что в каждой компании выделяются различные средства на данные цели. Это доказывают недавние исследования менеджмента компьютерных систем, проведенные в ведущих туристских компания.

     В ходе этих исследований были проинтервьюированы управленцы разных уровней, в том  числе и руководители компаний, обладающие различным уровнем квалификации и опытом работы с компьютерами. Поскольку эти компании отличаются по сферам применения компьютеров, то нет смысла пытаться сформулировать критерии оценки их работы. Успех в  применении компьютерных технологий не связан однозначно с уровнем расходов на них. Некоторые компании считают  подобные расходы неоправданными; другие, наоборот, делают большие расходы, используя  в работе новейшее программное обеспечение. Например, туристская фирма "СМОКтрэвел", которая является официальным представителем American Express Travel в Беларуси, уделяет серьезное внимание внедрению и развитию современных систем и технологий, но при этом руководители этой фирмы не стремятся использовать в работе все последние новшества программного обеспечения, а стараются выбирать наиболее приемлемый вариант. При работе с клиентами, например, "СМОКтрэвел" использует информационную базу гостиниц с осени 2003 г. Она охватывает практически все страны мира. Турист может выбрать тот или иной отель в зависимости от своих пожеланий и финансовых возможностей. Одновременно с этим предоставляется целый спектр дополнительных услуг, учитывающий индивидуальные пожелания клиентов (от встречи в аэропорту с русскоговорящим гидом и трансфером, предоставлением машины любого класса с шофером до проведения экскурсий по всему выбранному маршруту). Руководство фирмы считает,   что эта программа проста и удобна в работе, выполняет все необходимые функции, поэтому в данный момент она не требует замены на более новую.

     Что касается успеха в области компьютеризации, то было решено определять его по критериям, выработанным для каждой компании отдельно. Принимая во внимание большое количество переменных, включенных в анализ, любые  жесткие стандарты в определении  успеха компьютеризации будут неизбежно  содержать элементы произвольности. В связи с этим все компании были проранжированы по успешности компьютеризации  в целом, принимая во внимание такие  факторы, как доход на инвестиции в компьютерные технологии, перспективы, а также удовлетворенность руководителя состоянием компьютеризации на момент опроса [таб. 1.1].

     Результаты  исследований показывают, что, с точки  зрения прибыльности, компьютеризация  почти во всех компаниях сталкивается с реальными трудностями.

     Большинство компаний уже успешно компьютеризировали основную часть их рутинного делопроизводства и форму ведения бухгалтерского учета. Многие руководители турфирм  отмечают, что компьютеры оказали  сильнейшее влияние на ключевые действия компаний. Многие компании продвинулись до компьютеризации технологических  операций.

     В качестве примера я позволю сослаться на фирму "Саквояж", использующую в своей деятельности специализированный программный продукт для турфирм, который называется Voyage Office Pro. Это наиболее полная из существующих компьютерных программ - версия описания процесса делопроизводства и бухгалтерии для работы туристских фирм. Программа необходима как наиболее современный инструмент организации и ведения работы с клиентами и партнерами фирмы, а также для получения статистических и аналитических данных деятельности туристской фирмы.

     При работе с программой можно использовать следующие режимы:

• Работа с клиентом: подбор тура из списка "пакетов услуг", подбор и калькуляция индивидуального тура для клиента, бронирование пакета услуг, заключение и ведение договоров и дополнительных документов, статистика оплат клиента.
• Работа с партнерами: закупка услуг - гостиницы, авиакомпании и т. д.; автоматическое формирование прайс-листов фирмы на основании условий контракта с поставщиками услуг; система продажи "пакета услуг" фирмам-агентам; подготовка стандартных и индивидуальных "пакетов услуг" для каждого партнера, контроль поступления заявок и оплаты от агентов; использование нескольких методик при расчетах (предоплата, оплата по факту и т. д.).
• Описание: маршрутов, отелей, предоставляемых услуги т. д.
• Ведение баз данных фирм: полный учет информации о партнерах или клиентах (анкеты, договоры, заявки туристов, реквизиты партнеров и т. д.).
• Калькуляция туров: производится с учетом всех нюансов (сезонных скидок, доплат, особых условий и т. д.).
• Получение аналитических отчетов о работе фирмы: заполняемость и прибыльность рейсов, направлений и т. д.; общая прибыльность работы фирмы.